Jak nie robić konferencji?
Szukasz sposobu na dotarcie do starannie wyselekcjonowanej grupy klientów? Chcesz nawiązać współpracę biznesową? A może szukasz przestrzeni do wymiany pomysłów i doświadczeń z partnerami z branży? To tylko kilka sytuacji, w których warto pomyśleć o zorganizowaniu konferencji. Klimat takiego wydarzenia sprzyja kreatywnemu myśleniu, a dobrze zorganizowany event wzmocni wizerunek organizacji. No właśnie: dobrze zorganizowany.
Jak zatem nie robić konferencji i jakich błędów unikać? Kieruj się naszymi wskazówkami, by zapobiec porażce.
Nie na ostatnią chwilę
Niewtajemniczonym wydawać się może, iż organizacja konferencji to błahostka – ot, wystarczy znaleźć prelegenta i zaprosić gości. Tak naprawdę wymaga to podjęcia wielu skomplikowanych działań logistycznych. Dobranie prelegentów, wysłanie zaproszeń do gości, wybranie sali, stworzenie rozsądnego harmonogramu eventu, załatwienie cateringu i dodatkowych atrakcji… to tylko kilka spośród całej listy spraw, które trzeba „dograć” zanim event się rozpocznie. I wymaga na nie zarezerwowania czasu – co najmniej kilku miesięcy. Warto zatem za organizację wziąć się z odpowiednim wyprzedzeniem i rozwagą.
W złej lokalizacji
Zbyt małe sale konferencyjne, przestrzenie, gdzie brakuje miejsc parkingowych, centra zatłoczonych miast – to wszystko może zniechęcić uczestników i pozostawić bardzo negatywne wrażenie. Jak tego uniknąć? Jako że dziś zaplecze szkoleniowo-konferencyjne oferuje wiele obiektów na terenie kraju, warto dobrze przyjrzeć się różnym ofertom, nie ograniczając się jedynie do największych miast. Kurorty uzdrowiskowe takie jak choćby Uniejów również mają zalety. W tej miejscowości na przykład, na organizatorów czekają urządzone w historycznych wnętrzach nowoczesne sale konferencyjne, a po głównych wydarzeniach – pobliskie termy i przepiękne tereny rekreacyjne. Czy nie brzmi to atrakcyjniej, niż pozbawione charakteru centrum konferencyjne w centrum dużego miasta?
Z przeładowanym harmonogramem
Tylko jeden dzień i tak wiele ciekawych eventów podczas konferencji? Pamiętaj, że od nadmiaru także głowa może rozboleć i że głowy uczestników spotkania też mają ograniczoną zdolność przyswajania nowych informacji. Pięć wykładów z rzędu na pewno nie zagwarantuje skutecznego przepływu komunikatu – a jedynie zmęczenie. Jeśli możesz, podziel event na kilka dni, lub – jeśli to niemożliwe – rozbij go na kilka opcjonalnych bloków tematycznych. Będzie bardziej atrakcyjnie i dynamicznie.
Jeśli uda Ci się uniknąć tych błędów, szanse, że konferencja biznesowa, którą zorganizujesz będzie sukcesem znacznie wzrosną.
Dodaj komentarz