Obszary ryzyka w procesie outsourcingu IT

Firma Gospodarka IT Nowe Technologie Praca Wybór redakcji Zarządzanie

Niezależnie od jego definicji, outsourcing IT jest rodzajem strategii działania przedsiębiorstwa, która wcześniej czy później wywrze znaczący wpływ na reorganizację działań firmy.

Świadomość pojawienia się potrzeby uruchomienia procesu reorganizacji struktur przedsiębiorstwa – której towarzyszy pojawienie się decyzji związanej z wprowadzeniem strategii outsourcingu usług IT – w sposób nierozerwalny związana jest z pojawieniem się obszarów ryzyka.

Outsourcingowi może podlegać produkt lub usługa, lecz nie ryzyko.

Umowa outsourcingowa może przynieść oczekiwane efekty tylko wtedy, gdy firma decydująca się na outsourcing w pierwszej kolejności znajdzie odpowiedzi na kluczowe pytania związane z takim przedsięwzięciem, a następnie spełni kilka określonych warunków – bez tego podjęcie decyzji byłoby ekonomicznie nieuzasadnione.

Można by zaryzykować stwierdzenie, że podjęcie decyzji o wdrożeniu projektów outsourcingowych oznacza rychłe pojawienie się ryzyka biznesowego, z którym danej organizacji przyjdzie się zmierzyć. Kładąc właściwy nacisk na proces ograniczania owego ryzyka, można określić, czy ostatni etap outsourcingu IT zakończy się sukcesem, czy też, przeciwnie, spowoduje wzrost kosztów i zdezorganizuje działania przedsiębiorstwa, stanowiąc tym samym barierę jego rozwoju.

Obszary ryzyka w procesie outsourcingu IT:

Powód, dla którego firma chce stosować outsourcing IT i decyduje o poddaniu konkretnych obszarów swojej działalności outsourcingowi

Niezbyt przemyślane pozbycie się funkcji, które mogą okazać się istotne dla działań przedsiębiorstwa, a następnie poddanie ich outsourcingowi prowadzonemu przed podmioty zewnętrzne może skutkować utratą przewagi na rynku. Zbytnie skupienie się na ograniczaniu wydatków firmy może doprowadzić do sytuacji, w której kontrahent będzie działał na granicy opłacalności, co oczywiście będzie miało wpływ na jakość świadczonych usług

Proces dokonywania wyboru dostawcy (usług IT) i określania modelu współpracy

Potencjał ludzki, technologiczny i finansowy oferuje ogromne możliwości, pod warunkiem jednak, że wykorzystuje się go w sposób optymalny (tj. odpowiednio do potrzeb i zdolności tego, kto z tego potencjału korzysta). Istnieje wiele kryteriów wyboru.

Jednakże w każdym przypadku ważne jest, aby skupić się na kwestiach związanych z kondycją finansową podmiotu zlecającego oraz jego doświadczeniem związanym z wdrażaniem podobnych projektów, jak również z możliwością świadczenia usług w sposób błyskawiczny, a także z gotowością podmiotu zlecającego do wzięcia na siebie części ryzyka i wykazania pewnej elastyczności we wzajemnych stosunkach.

Cele

Ten niezwykle istotny obszar dotyczy relacji między outsourcingiem a zdolnością firmy do osiągania swoich długoterminowych celów strategicznych, jak również budowania swojej pozycji konkurencyjnej. Z kolei te aspekty są oczywiście powiązane z jakością usług, której oczekuje klient. W wyniku procesu outsourcingowego jakość powinna ulec poprawie. Błędne oszacowanie jakości doprowadzi do przeinwestowania lub zmusi firmę do zamawiania usług na niewystarczającym poziomie.

Ludzie

Rozwiązanie w zakresie outsourcingu powinna przygotować osoba działająca przynajmniej „o jeden szczebel” wyżej od zespołu zaangażowanego w proces, który ma podlegać outsourcingowi (ktoś taki jest w stanie podejść do zagadnienia „całościowo” i zdefiniować kluczowe role w nowo utworzonej strukturze relacji outsourcingowych).

Pomimo to, nowi dyrektorzy są zazwyczaj przekonani, że zakres ich władzy w ramach danej organizacji zależy od liczby podwładnych. Dlatego też można zauważyć, że niektórzy dyrektorzy są najwyraźniej niechętnie nastawieni do uszczuplania stanu zatrudnienia za sprawą outsourcingu.

Komunikacja i przekazywanie wiedzy

Obszar ten dotyczy tego samego procesu przenoszenia danej funkcji na zewnątrz – stosowania mechanizmów kontroli przy jednoczesnym pozostawieniu wybranych kompetencji i zdolności wdrożeniowych wewnątrz firmy. Jedno z największych zagrożeń stanowi nieprofesjonalne zarządzanie relacjami z firmą lub firmami zajmującymi się outsourcingiem na etapie sporządzania i podpisywania umowy oraz delegowania zadań, a następnie przeprowadzania badań jakości pracy.

Omawiany obszar obejmuje procesy zarówno nawiązywania współpracy, jak i właściwego definiowania stosunków roboczych (w tym definiowania poszczególnych ról w procesie outsourcingu) na wszystkich etapach projektu (począwszy od negocjacji dotyczących umowy w czasie jej obowiązywania, aż po końcową fazę realizacji).