Problem Solving – co to takiego?

Problem Solving jest to pewna kompetencja, która pozwala na spójne, zorganizowane, czy też logiczne rozwiązywanie problemów w przedsiębiorstwie. Wszystkie te czynności są po to, by przede wszystkim zdefiniować problem, szybko ustalić jego przyczynę, znaleźć rozwiązanie, ocenić je, czy też wdrożyć później te najlepsze rozwiązania. Więcej na temat zjawiska znajdziesz w artykule.

Problem – co to takiego?

Problem jest to sytuacja, z której należy znaleźć rozwiązanie. Problemy zazwyczaj pojawiają się nagle. W organizacji często wdrożenie wszelkich rozwiązań przyczyna się do powstawania kolejnych problemów. Powstały problem jest konsekwencją ciągłego doskonalenia. W efekcie oznacza to to, iż w pierwszej kolejności standaryzuje się pracę. Kolejno wykrywa występujące w niej nieprawidłowości. Po czym wychodząc z założenia, że dostrzeganie problemów przed powstaniem błędów jest znacznie skuteczniejsze od gaszenia pożarów, które je spowodują. Taki efekt można osiągnąć dzięki standaryzacji praktycznie każdego działania. Dzieje się tak dlatego, że dopiero po uporządkowaniu wszystkich kroków, opisaniu pracy, można dopiero zlokalizować rozbieżności między założeniami, a rzeczywistością.

W polskich organizacjach, w których stosuje się Lean Management, funkcjonuje w obiegu angielskie wyrażenie „problem solving”. W języku polskim oznacza to proces rozwiązywania problemu. Można również powiedzieć, że jest to metoda skutecznego rozwiązywania problemów. Dlaczego? Z racji tego, iż jest to usystematyzowane, jak również opisane podejście do ich rozwiązywania (PDCA, metoda A3, Global 8 Disciplines [8D], czy Kepner-Tregoe [PSDM]). Co więcej istotne jest to, że wszystkie metody mają zapobiec przed zbyt szybkim przejściem z etapu diagnozy do implementacji rozwiązania.

Szczupłe myślenie – czyli myślenie w Lean Thinking

Problemu w Lean Thinking, tak zwanym Szczupłym Myśleniu to nie postrzeganie problemu jako kłopotu, ale jako możliwości do stania się jeszcze lepszym. Według tego myślenia jest to możliwość udoskonalenia procesu. Zmiana myślenia całej organizacji to zmiana podejścia jej pracowników oraz przełożonych do zrozumienia idei Lean Thinking. Nie jest to zatem łatwy proces.

Reguły Problem Solving

Warto zaznaczyć, iż reguły rozwiązywania problemów opisują pewne wymagania w odniesieniu do podejścia, jak również procedury rozwiązywania problemów. Jest to sposób myślenia oraz odniesienie do rozwiązania problemu. Reguły Problem Solving dzielimy na następujące etapy: widzę problem, chce zrozumieć problem i jego przyczyny źródłowe, problemy, które rozwiązują nie powracają.

Widzę problem, czyli: problemy dotyczą mnie osobiście, natomiast moim zadaniem jest ich rozwiązanie. Nie mogę delegować zadań jak również odpowiedzialności. Rozwiązywanie wszystkich problemów jest szansą na wszelką poprawę. Chcę zrozumieć problem oraz jego przyczyny źródłowe. Oznacza to, iż analizuje i rozwiązuje problem na miejscu, na podstawie faktów. Opisuję problem w sposób zaangażowany dla innych osób. Bada związki przyczynowo-skutkowe. Kolejny etap Problem Solving to „problemy, które rozwiązuje nie powracają”. Dotyczy to opracowywania trwałych rozwiązań poprzez wyeliminowanie rzeczywistej przyczyny źródłowej. Dostarczanie dowodów potwierdzających efekt rozwiązania problemu i rozumienie ich konsekwencji. Przenoszenie usprawnienia na inne produkty, procesy, działy, projekty.

Wszystko w procesie usprawniania. Podczas całego procesu osoba odpowiedzialna za projekt, czyli tak zwany leadership ponosi szczególną odpowiedzialność zarówno za cały proces, jak
i etap końcowy. Poprzez właśnie takie działanie, jak również wspomnianą wyżej postawę, pokazuje współpracownikom, jakie jest znaczenie oraz możliwości zastosowania właśnie tej metody. Właśnie tak promuje continuous improvement. Całą procedurę należy rozpocząć w chwili powstania problemu. Z kolei decyzja o niezastosowaniu jej powinna być podjęta na podstawie obiektywnych dowodów niskiego ryzyka nie podjęcia właśnie takich działań.
W związku z wystąpieniem problemu.

Karolina Solińska