Realizacja projektów szybsza nawet o 40%. Kulisy wdrożenia IC Project w biurze projektowym NOVI Architekci

Rosnąca liczba projektów, obieg informacji rozproszony pomiędzy mailami oraz komunikatorami i coraz trudniejsza kontrola terminów — z takimi wyzwaniami mierzyło się biuro projektowe NOVI Architekci. Firma zdecydowała się uporządkować procesy i przenieść całą komunikację związaną z projektami do IC Project. Efektem były oszczędność czasu, zwiększenie szybkości realizacji projektów o 30-40% i zmniejszenie opóźnień o 40%.

Rozproszone informacje utrudniały kontrolę nad projektami

NOVI Architekci to biuro projektowe prowadzone przez Bartosza Minge, które specjalizuje się w projektowaniu obiektów kubaturowych. Firma realizuje projekty, współpracując z klientami indywidualnymi, deweloperami oraz firmami z sektora przemysłowego.

Wraz z rozwojem biura projektowego coraz większym wyzwaniem stawało się zarządzanie wieloma projektami jednocześnie. Problemem była przede wszystkim komunikacja rozproszona pomiędzy mailami, komunikatorami i plikami oraz brak jednego miejsca do kontroli postępów prac, a także efektywności i obciążenia zespołu. Przy rosnącej liczbie projektów i liczbie osób zaangażowanych po stronie inwestorów oraz podwykonawców nawet niewielkie błędy komunikacyjne zaczynały negatywnie wpływać na organizację pracy i terminowość działań.

Jedno narzędzie zamiast wielu rozproszonych systemów

W celu opanowania chaosu komunikacyjnego oraz odzyskania kontroli nad obiegiem dokumentów i informacji biuro NOVI Architekci zdecydowało się wdrożyć IC Project, czyli kompleksowy program do zarządzania projektami. Wprowadzenie tego rozwiązania pozwoliło na połączenie w jednym miejscu zarządzania projektami, zadaniami, harmonogramami, budżetami, dokumentacją oraz komunikacją całego zespołu. To właśnie połączenie kilku obszarów pracy w jednym środowisku było jednym z najważniejszych powodów wyboru IC Project.

– Szukaliśmy rozwiązania, które pozwoli nam uporządkować rosnącą liczbę projektów i komunikację w zespole bez dokładania kolejnych narzędzi. Kluczowe było dla nas połączenie harmonogramów, zadań, komunikacji i kontroli budżetów w jednym miejscu – wyjaśnia Bartosz Minge, główny architekt i właściciel biura projektowego NOVI Architekci.

Rozwiązania, które wcześniej testowano nie spełniały wszystkich oczekiwań zespołu. Część systemów była zbyt prosta, a część zbyt skomplikowana i niedostosowana do specyfiki pracy biura architektonicznego.

– IC Project wyróżnił się przede wszystkim przejrzystością, intuicyjnością i możliwością dopasowania systemu do realiów pracy biura architektonicznego. Ważne było też to, że od początku mieliśmy poczucie partnerskiego podejścia i wsparcia we wdrożeniu – powiedział Bartosz Minge.

Cyfrowe centrum zarządzania projektami i zespołem

IC Project został wdrożony jako centralne narzędzie do zarządzania pracą całego biura. System objął:

zarządzanie projektami,
harmonogramowanie,
delegowanie i kontrolę zadań,
komunikację zespołową,
przechowywanie dokumentów,
zarządzanie budżetami projektów,
monitorowanie postępów prac.

Obecnie około 90 procent zespołu biura projektowego pracuje zdalnie, a IC Project pełni funkcję centralnego środowiska pracy projektowej. Duże usprawnienie codziennej pracy stanowią moduły strefy prywatnej, zarządzania urlopami oraz czatów.

– Bardzo dobrze sprawdza się czat przypisany do każdego projektu, dzięki któremu cała komunikacja dotycząca konkretnej realizacji jest uporządkowana i łatwo dostępna dla całego zespołu – twierdzi właściciel NOVI Architekci.

Koniec z chaosem komunikacyjnym i szukaniem informacji

Po wdrożeniu programu IC Project zespół zyskał bieżący dostęp do informacji o projektach, etapach realizacji, terminach i przypisanych zadaniach. Dzięki temu zmniejszyła się liczba pytań dotyczących statusów projektów oraz dokumentacji, co przełożyło się także na większą oszczędność czasu.

Wdrożenie IC Project pozwoliło firmie NOVI Architekci lepiej kontrolować harmonogramy projektów, rentowność realizacji oraz obciążenie zespołu.

– Z perspektywy kilkunastu miesięcy największą korzyścią jest dla nas większa kontrola nad projektami i lepsza organizacja pracy całego zespołu. Na bieżąco widzimy postępy prac, terminy oraz finanse projektów, co pozwala nam szybciej podejmować decyzje i lepiej planować kolejne działania – mówi Bartosz Minge z NOVI Architekci.

Norbert Sinkiewicz, Dyrektor Operacyjny z IC Project zwraca z kolei uwagę, że podobne potrzeby pojawiają się dziś w wielu biurach architektonicznych. Firmy oczekują dzisiaj kompleksowego środowiska pracy projektowej. Na znaczeniu zyskują: transparentna komunikacja zespołu, szybki dostęp do dokumentacji, kontrola terminów, możliwość pracy na wielu projektach jednocześnie oraz analiza rentowności i obłożenia zespołu.

– Przy rosnącej liczbie inwestycji, presji terminów i dużej liczbie interesariuszy kluczowa staje się przewidywalność pracy – możliwość szybkiego sprawdzenia statusu projektu, obciążenia zespołu czy potencjalnych opóźnień jeszcze zanim pojawi się realny problem – podsumowuje Norbert Sinkiewicz.

Mniej opóźnień i szybsza realizacja projektów

Po wdrożeniu IC Project NOVI Architekci odnotowali:

skrócenie czasu realizacji projektów o 30–40%,
około 40 % mniej opóźnień projektowych,
odzyskanie od 1 do 2 godzin pracy dziennie na pracownika.

– Uporządkowanie procesu projektowego przełożyło się również na wyższą jakość obsługi klienta i skrócenie czasu realizacji projektów. Klienci odczuwają większy porządek w prowadzeniu projektu i sprawniejszy kontakt z naszym zespołem, a zadowolony klient bardzo często wraca do nas przy kolejnych inwestycjach – mówi Bartosz Minge.

Automatyzacja i AI jako wsparcie w zarządzaniu projektami

Zdaniem przedstawicieli NOVI Architekci systemy do zarządzania projektami będą coraz mocniej rozwijały automatyzacje i funkcje oparte na sztucznej inteligencji.

– Dużym plusem jest dla nas to, że IC Project cały czas się rozwija i regularnie wprowadza nowe funkcjonalności, automatyzacje oraz rozwiązania oparte o AI. Widzimy, że narzędzia takie jak Asystent AI już w niedługim czasie będą naturalną częścią codziennego funkcjonowania firm i zarządzania projektami. Uważamy, że firmy, które nie będą wdrażały takich rozwiązań, z czasem mogą po prostu zostać w tyle – podsumowuje właściciel biura projektowego NOVI Architekci.

Natalia Kos