Menu

Menu

Obowiązki pracodawcy delegującego cudzoziemców do Polski – przechowywanie dokumentów

Obowiązki pracodawcy delegującego cudzoziemców na terytorium Polski w zakresie przechowywania dokumentów, określa art. 25 ustawy z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 1140; dalej:” Ustawa”).

Zgodnie z ww. artykułem, pracodawca delegujący pracownika na terytorium RP jest obowiązany w okresie delegowania do przechowywania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w postaci papierowej lub elektronicznej:

1)     kopii umowy o pracę pracownika delegowanego na terytorium RP lub innego równoważnego dokumentu poświadczającego warunki zatrudnienia w ramach nawiązanego stosunku pracy;

2)     dokumentacji dotyczącej czasu pracy pracownika delegowanego na terytorium RP w zakresie rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz liczby godzin przepracowanych w danym dniu lub jej kopii;

3)     dokumentów określających wysokość wynagrodzenia pracownika delegowanego na terytorium RP, na podstawie których składniki wynagrodzenia są łatwo identyfikowalne zgodnie z właściwym prawem, wraz z wysokością dokonanych odliczeń zgodnie z właściwym prawem oraz dowodów wypłaty pracownikowi wynagrodzenia lub ich kopii.

Ustawa nie precyzuje przy tym miejsca, w którym powinna być przechowywana dokumentacja. Ważne, aby dokumenty znajdowały się i były przechowywane na terytorium Polski w czasie trwania delegacji. W tym miejscu warto podkreślić, że obowiązek przechowywania dokumentów na terenie Polski obejmuje wyłącznie okres delegowania pracowników do Polski.

Ponadto, pracodawca delegujący pracownika na terytorium RP jest obowiązany, na wniosek Państwowej Inspekcji Pracy, do udostępniania w okresie delegowania dokumentów, o których mowa powyżej, oraz ich tłumaczenia na język polski, nie później niż w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku.

Obowiązki pracodawcy w zakresie przedstawienia dokumentacji już po zakończeniu okresu delegowania

Ustawodawca określił również obowiązek pracodawcy w zakresie przedstawienia dokumentacji już po zakończeniu okresu delegowania. W okresie 2 lat po zakończeniu wykonywania pracy przez pracownika delegowanego na terytorium RP, na wniosek Państwowej Inspekcji Pracy, pracodawca delegujący pracownika na terytorium RP dostarcza dokumenty, o których mowa powyżej, nie później niż w terminie 15 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku. Wniosek może obejmować również żądanie tłumaczenia określonych dokumentów na język polski.

Nie jest przy tym wymagane, aby tłumaczenie dokumentów obejmujących zarówno okres delegowania trwającego jak i zakończonego, wykonane było przez tłumacza przysięgłego.

Dokumentację pracowniczą należy przechowywać w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Niedochowanie obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji pracowników delegowanych na terytorium RP zagrożone jest karą grzywny.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, kto będąc pracodawcą delegującym pracownika na terytorium RP lub osobą działającą w jego imieniu, podlega karze grzywny od 1000 do 30 000 zł, jeżeli:

  •         nie przechowuje w okresie delegowania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentów, zgodnie z art. 25 ust. 1 Ustawy,
  •         nie udostępnia w okresie delegowania pracownika na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, na wniosek Państwowej Inspekcji Pracy, dokumentów oraz ich tłumaczenia na język polski, zgodnie z art. 25 ust. 2 Ustawy,
  •         nie dostarcza w okresie 2 lat po zakończeniu wykonywania pracy przez pracownika delegowanego na terytorium RP, na wniosek Państwowej Inspekcji Pracy, dokumentów oraz ich tłumaczenia na język polski, zgodnie z art. 25 ust. 3 Ustawy.

Stan prawny na dzień 06 lipca 2021 r.

Źródła:

–       ustawa z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 1140).

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.