Czym jest śledzenie czasu pracy i jakie korzyści może przynieść firmie?

„Ach! Jak ten czas leci…” No właśnie – jak? Sprawdź, dlaczego śledzenie czasu pracy może stać się Twoim game changerem i co zyskasz, wdrażając ten proces w firmie.

Czym jest śledzenie czasu?

Śledzenie czasu to inaczej sprawdzanie, ile dana osoba przeznacza czasu na jakieś aktywności, np. na realizację zadań i obowiązków. Prywatne pomiary zostawmy jednak na inną okazję i zajmijmy się aspektem biznesowym, czyli śledzeniem czasu pracy.

Śledzenie czasu pracy nie jest ciągłą obserwacją pracownika i jednoczesnym zerkaniem na zegarek. Po pierwsze, ten proces to prawny obowiązek każdego pracodawcy – pracownik musi zostać należycie wynagrodzony za godziny, które przepracował, realizując zlecone zadania. Po drugie – to nie narzędzie opresji, ale motywacji – ma pomóc zwiększyć wydajność pracowników i nauczyć ich lepszej organizacji pracy.

Śledzenie czasu pracy w firmie sprowadza się do zapisywania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy każdego członka zespołu, z uwzględnieniem przysługujących mu przerw i rejestracją godzin nadliczbowych. Sam sposób śledzenia może być różny – manualny (zapis odręczny w papierowych harmonogramach, dziennikach itp.) lub zdigitalizowany (z użyciem czytników czasu pracy, aplikacji mobilnych, oprogramowania HR, systemów zarządzania typu ERP itp.). Wszystko zależy od preferencji i możliwości finansowych firmy.

Dlaczego firma powinna zainwestować w mierzenie czasu?

Śledzenie czasu pracy przynosi szereg korzyści i firmie, i pracownikowi.

Pracownik śledzący swój czas pracy może:

nauczyć się sprawniej organizować pracę własną;
nauczyć się lepiej zarządzać swoim czasem;
trafniej określać priorytety;
poprawić wydajność swoich działań.

Z kolei firma, dzięki śledzeniu pracy poszczególnych członków zespołu, może:

lepiej kontrolować ogólne koszty pracy;
wynagradzać pracowników adekwatnie do długości ich czasu pracy (nadgodziny);
zbierać informacje, które pozwolą zidentyfikować obszary lub procesy wymagające optymalizacji;
zwiększyć wydajność działań i produktywność pracowników oraz szybciej osiągać cele biznesowe;
zachowywać zgodność z przepisami i unikać potencjalnych kar, nakładanych przez instytucje kontrolujące, w tym przez Państwową Inspekcję Pracy;
trafniej oszacować koszty realizacji podobnych projektów w przyszłości;
lepiej rozplanować budżet i nim zarządzać, opierając się na rzeczywistych danych dotyczących kosztów pracy.

Jak skutecznie mierzyć czas pracy?

Na pewno nie na papierze! Nawet jeśli masz 2-3 pracowników, to sporządzanie ewidencji czasu pracy w formie papierowej:

zabiera mnóstwo czasu;
generuje niepotrzebne koszty;
zwiększa ryzyko ludzkich błędów.

Scyfryzuj się, choćby w minimalnym zakresie, np. sięgając po arkusze kalkulacyjne.

Jeśli jednak zatrudniasz większą ilość pracowników, to arkusze kalkulacyjne mogą nie wystarczyć. Wtedy warto zrobić przegląd narzędzi dostępnych na rynku i dobrać takie, które będzie w pełni odpowiadać Twoim potrzebom. Co masz do wyboru?

Możesz skorzystać np. z tzw. timerów, które śledzą czas pracy dla każdego pracownika / zadania / projektu, generują proste raporty i umożliwiają wizualizację danych w formie wykresów. Najczęściej są to aplikacje mobilne, łatwe i wygodne w użyciu, ale oferujące ograniczone funkcje gromadzenia i przetwarzania danych. Wybór rozwiązań w różnych wersjach językowych jest spory i na pewno znajdziesz też coś odpowiedniego pod względem cenowym.
Innym rodzajem oprogramowania będą systemy (np. ERP), stosowane przez branżę logistyczną, produkcyjną czy transportową. To rozbudowane platformy posiadające wbudowaną funkcję śledzenia czasu pracy. Konfiguruje je się indywidualnie, na potrzeby danej firmy, a same koszty wdrożenia są dość wysokie.
Między timerami a systemami ERP plasują się systemy Rejestracji Czasu Pracy. Mogą one funkcjonować jako „osprzęt + oprogramowanie” (czyli czytniki kart, rejestratory, karty zbliżeniowe + aplikacja zainstalowana na urządzeniach końcowych i serwerze) lub jako usługa SaaS, będąca niezależnym oprogramowaniem lub stanowiąca część systemu HRM. Takie elektroniczne rejestratory pozwalają na dokładne śledzenie czasu pracy, zapisywania godzin pracy i przerw, a także umożliwiają obliczenie płac. Są dokładne i eliminują błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych.

Zostańmy chwilę przy systemach RCP, jako że dla firmy średniej wielkości, która ma swój dział HR, są one idealnym rozwiązaniem. Dlaczego?

System Rejestracji Czasu Pracy umożliwia pracownikom samodzielne wprowadzanie danych o przepracowanych godzinach w wygodny sposób – czy to dzięki czytnikom fizycznym, zainstalowanym w siedzibie firmy, czy też dzięki aplikacji mobilnej.
Dokładne obliczanie czasu pracy to dla pracowników gwarancja, że ich wynagrodzenie będzie prawidłowo naliczone. Dla pracodawcy – pewność, że spełnione zostaną wymagania przepisów prawa pracy.
Dane o czasie pracy są gromadzone w jednej bazie danych, a pracodawca może łatwo wygenerować z nich raporty obecności.
System RCP umożliwia pracodawcy analizę czasu pracy w różnych aspektach, dzięki czemu można zoptymalizować harmonogramy pracy i zwiększyć efektywność pracy.
System RCP będący modułem systemu HRM, jak np. PeopleHR, pozwala specjalistom HR jeszcze lepiej zarządzać wydajnością pracowników. W karcie danego pracownika są widoczne wszystkie informacje o jego czasie pracy. Jeśli HR-owiec zauważy jakieś odstępstwa od normy, np. dużą ilość nadgodzin, może szybko zgłosić problem przełożonemu pracownika.
Jeśli firma preferuje pracę zdalną i w tym kierunku się rozwija, to wdrożenie systemu RCP jako usługi SaaS obniży jej koszty. Lepiej inwestować w skalowalną usługę, która zapewni szereg integracji, niż co jakiś czas wymieniać zużyty/przestarzały sprzęt.

Odpowiednio dobrane narzędzie pomiarowe pozwoli Ci zoptymalizować zarówno koszt pracy, jak i jej wydajność. Większa wydajność + niższe koszty pracy = wyższy zysk. Idąc dalej – wyższa wydajność przekłada się na większą konkurencyjność firmy na rynku, czyli wyższy zysk.

Podsumowanie

Narzędzie do mierzenia czasu, w które ostatecznie zainwestujesz musi spełniać dwa warunki – odpowiadać aktualnym i przyszłym potrzebom firmy oraz zapewniać wygodę i łatwość w obsłudze. Zacznij odpowiednio mierzyć czas pracy, aby skuteczniej zarządzać zespołem oraz identyfikować problemy obniżające jego efektywność, a także, aby poprawić wynik finansowy firmy.