Małe i średnie przedsiębiorstwa odważnie sięgają po nowe technologie

Najnowsze zdobycze techniki, automatyzacja, digitalizacja i narzędzia skonstruowane w oparciu o AI nie są zarezerwowane tylko dla największych firm. Dzięki temu, że digitalizacja postępuję w astronomicznym tempie, dziś po kosmiczne technologie mogą sięgać nawet najmniejsze przedsiębiorstwa. A skalowalność nowych narzędzi sprawia, że rozwijają się one wraz z firmą. Widać to na przykładzie rozwiązań dla działów HR, które jeszcze do niedawna kojarzyły się raczej z manualną, skrupulatną pracą na arkuszach kalkulacyjnych i papierowymi paskami wypłat niż z zintegrowanym i zautomatyzowanym procesem, opartym na chmurach obliczeniowych i wykorzystującym AI.

Czy MŚP boi się technologii?

Nikogo nie trzeba przekonywać, że jesteśmy w trakcie szeroko pojętej transformacji technologicznej, która nie omija żadnego przedsiębiorstwa, niezależnie od jego wielkości. Można pokusić się nawet o stwierdzenie, że zdolność implementacji rozwiązań ze świata IT w realizacji celów biznesowych będzie warunkować uzyskanie przewagi konkurencyjnej, nie tylko firm, ale także dla całych gospodarek. Program polityki transformacji cyfrowej UE zakłada, że do 2030 r. ponad 90 proc. unijnych firm z sektora MŚP osiągnie co najmniej podstawowy poziom wskaźnika wykorzystania technologii cyfrowych, a 75 proc. wszystkich przedsiębiorstw będzie korzystać z chmury, AI lub dużych zbiorów danych. Oczywiste jest, że osiągnięcie tak ambitnych celów nie będzie możliwe bez wysokiego zaangażowania małych i średnich przedsiębiorstw, które pełnią główną rolę w kreowaniu PKB. Konieczne jest silne zaangażowanie w edukację, bo nowe technologie to nie zagrożenie, a szansa, która – choć zmienia nasz rynek pracy – jest rozwiązaniem umożliwiającym zwiększenie komfortu życia.

Z naszego badania „Payroll Navigator” wynika, że ponad 42 proc. firm działających w Polsce wdrożyło sztuczną inteligencję. Jednak aż jedna na pięć osób obawia się, że AI może zastąpić ją w większości wykonywanych każdego dnia zadań. Niepotrzebnie, bo choć sztuczna inteligencja faktycznie uczy się bardzo szybko, to wciąż nie jest w stanie zastąpić człowieka i nie będzie w stanie przejąć wszystkich jego kompetencji. Natomiast w małych i średnich przedsiębiorstwach może być zbawieniem – zwłaszcza dla tych pracowników i działów, które dziś zdają się być przeciążone nadmiarem zadań i obowiązków. Wiele z nich, zwłaszcza tych monotonnych i powtarzalnych, można skutecznie zautomatyzować bez straty dla jakości pracy, za to z korzyścią dla pracowników.

Prościej, szybciej i taniej

Nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej jest wypełnianie szeregu dokumentów dla kontrahentów, ZUS-u, Urzędu Skarbowego i innych podmiotów. To właśnie te czynności w firmach MŚP mogą być wykonywane taniej i szybciej dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji, co pozwoli lepiej zarządzać czasem i efektywnie wykorzystywać umiejętności pracowników. W rankingu „State of AI and Automation in HR 2024” najbardziej czasochłonnych obowiązków, które wykonują specjaliści HR prym wiodą: zbieranie (41 proc.) i analizowanie (55 proc.) feedbacku od pracowników oraz tworzenie raportów (36 proc.). To czynności, które można z powodzeniem zautomatyzować za pomocą AI, aby pracownicy mogli poświecić swój czas na bardziej kreatywne i ważne dla rozwoju firmy zadania.

Biznesowa legenda głosi, że aby zdigitalizować i zautomatyzować procesy w firmie trzeba zainwestować wielkie budżety na sprzęt, serwery, licencje i etaty specjalistów IT. Można ją jednak włożyć między inne bajki. Postęp technologiczny sprawia, że to, co wczoraj było drogie i dostępne dla wybranych i największych, dziś możne mieć każda firma i to za niewielką opłatą. Wyjaśnię to na przykładzie procesu obsługi płac w firmie. Nie jest on skomplikowany, ale czasochłonny. Wymaga również skupienia i uwzględniania zmiennych, takich jak urlopy, zwolnienia lekarskie, nadgodziny czy premie. Jak może pomóc nam AI w uporaniu się z tym zadaniem? Z naszego badania „Payroll Navigator” wynika, że w firmach, które jej używają najczęściej wykorzystywana jest do monitorowania przepisów i, w razie potrzeby, do wprowadzania korekt, na przykład w przypadku zmian legislacyjnych (39 proc.), a następnie do stałej walidacji danych (34 proc.), klasyfikacji danych dotyczących pracowników (34 proc.) oraz wykrywania i korygowania odchyleń (33 proc.). AI jest też coraz częściej stosowana w procesach rekrutacyjnych, np. podczas wstępnej selekcji przesłanych aplikacji. Ma to realne przełożenie na koszty prowadzenia firmy, gdyż, zdaniem pracowników działów HR biorących udział w badaniu „Global Talent Trends 2024” Mercer, sztuczna inteligencja sprzyja ograniczeniu kosztów pracy nawet o 55 proc., zaś wykonywanie tych czynności przez człowieka zazwyczaj wiązało się z wydłużeniem procesu decyzyjnego. Nowe technologie i AI to realne szanse na zwiększenie konkurencyjności firm sektora MŚP.

Jak delegować zadania? Poza firmę!

Optymalnym, kosztowo i czasowo sposobem digitalizacji i automatyzacji procesów kadrowo-płacowych w firmie jest powierzenie ich zewnętrznemu partnerowi. I jest to rozwiązanie dobre i korzystne dla firm każdej wielkości – zwłaszcza tych najmniejszych, których nie stać na zatrudnianie działu HR. W końcu sztuka skutecznego zarządzania polega również na eliminowaniu zbędnych kosztów. Tak, outsourcing HR redukuje koszty związane z zatrudnianiem pracowników, a nawet całkowicie eliminuje niektóre wydatki. Jeśli chcemy porównać koszty utrzymania działu HR do kosztu outsourcingu HR, musimy wziąć pod uwagę nie tylko bezpośrednie obciążenia, czyli m.in. wynagrodzenia „brutto brutto” (wynagrodzenia brutto powiększone o daniny państwowe, np. składki ZUS) i stawki za usługi zewnętrznej firmy, ale także „niewidoczne” koszty i oszczędności. Przedsiębiorca wypłaca świadczenia osobom, które zatrudnia, również za okresy absencji chorobowych i urlopowych, kiedy praca nie jest wykonywana. A każda nieobecność pracownika – zwłaszcza w ograniczonym liczebnie dziale HR – wiążą się z ryzykiem niedotrzymania terminów i zobowiązań firmy. Dzięki outsourcingowi HR pracodawca ma pewność, że pracownicy będą rozliczeni zawsze na czas.

Co więcej, firmy outsourcingowe eliminują koszty związane z licencjami, wyposażeniem stanowiska biurowego czy szkoleniami dla pracowników. Wszystkie wydatki na wdrożenia związane z nowelizacjami przepisów ponosi dostawca oprogramowania, który gwarantuje dożywotnie aktualizacje oraz zapewnia wsparcie merytoryczne. Outsourcing HR odciąża firmy również w zakresie niektórych procesów związanych z zatrudnianiem i zwalnianiem – to ważne zwłaszcza dla tych przedsiębiorstw, które chcą się rozwijać. Ponadto outsourcing sprzyja korzystaniu z usług w modelu na godziny, który opłaca się bardziej w sytuacji, w której obowiązki nie wypełniają wymiaru całego etatu na danym stanowisku.

Skuteczna digitalizacja

Digitalizacja i automatyzacja procesów HR pozwala na uwolnienie cennego czasu zespołu, który odtąd będzie mógł skoncentrować się na strategicznych inicjatywach. Co istotne, procesy te przyczyniają się do zmniejszenia ryzyka wystąpienia błędów w obliczeniach czy przetwarzaniu informacji i wzrostu ogólnej wydajności oraz samopoczucia pracowników. Mniej obciążeń to też mniej stresujących sytuacji w pracy. Trzeba również pamiętać, że stworzony proces automatyzacji powinien być przyjazny dla użytkownika, a nowe oprogramowanie powinno cechować płynna integracja z istniejącymi już systemami HR, jeśli firma takie posiada. Równie ważne jest zorientowanie na użytkownika. Wprowadzone zmiany, poza tym, że mają być innowacyjne, powinny przede wszystkim zwiększyć komfort pracy i poprawić doświadczenie pracownika, a następnie przyczynić się do zwiększenia tempa, w jakim organizacja się rozwija i staje się bardziej konkurencyjna. Trzeba również pamiętać, aby środowisko wirtualne, za pomocą którego organizacja realizuje swoje zadania, było zintegrowane. Pozwoli to nie tylko przyspieszyć realizację codziennych obowiązków, ale przede wszystkim zwiększy bezpieczeństwo danych, a także zmniejszy możliwość wystąpienia błędów.

Daniel Idźkowski, Dyrektor Zarządzający SD Worx Poland