Jak przeprowadzić relokację firmy

Firma Gospodarka KOD Logistyka Nieruchomości Praca Publikacje Transport Zarządzanie

Jedyną pewną rzeczą w życiu, jest zmiana. Czasem dotyczy ona również lokalizacji Twojego biura biznesowego. Po wybraniu nowego miejsca na Twój biznes nadszedł czas, aby zacząć pracę nad planem przeprowadzki firmy, a następnie stopniowo wprowadzać ją w życie.

Oto kilka uwag, które pomogą Ci się za to zabrać:

Rozpocznij planowanie na długo przed przeprowadzką. Czeka Cię dużo pracy, więc im szybciej zaczniesz, tym lepiej. Dla większych firm przeprowadzka może zająć nawet 12 miesięcy. Sprawna przeprowadzka polega bowiem na tym, że nie wstrzymuje funkcjonowania firmy. W tym celu najlepiej zrobić listę wszystkich rzeczy, które musisz zrobić. Użyj arkusza kalkulacyjnego Excel lub zwykłego papieru.

Zaplanuj projekt nowego biura. Zdecyduj, czy chcesz kupić nowe meble, czy przewieźć stare. Stwórz plan wystroju wnętrza nowego biura i znajdź miejsce na wszystko, co jest w nim potrzebne. W tym celu można użyć specjalnego oprogramowania i zaprojektować je sam lub wynająć projektanta, który zajmie się wszystkim profesjonalnie. Jeżeli zaczniesz planować stanowiska pracy Twoich pracowników w momencie, w którym przeprowadzka będzie już trwać, może okazać się, że pojawi się wiele problemów, jakich można było uniknąć w prosty sposób.

Zaktualizuj wizytówki. Po przeniesieniu firmy nie możesz używać tych samych wizytówek ze starym adresem, upewnij się również, że zmienisz adres we wszystkich serwisach internetowych, w tym na stronie firmy i na waszym Social Media.

Wyślij powiadomienia o zmianie adresu. Poczta, dostawcy energii / wody / internetu, kontakty, partnerzy biznesowi i wszyscy, którzy mogą potrzebować nowego adresu, muszą go od Ciebie otrzymać. Czasami wystarczy zwykła wiadomość e-mail, a czasami konieczny będzie oficjalny list. Upewnij się, że ogłaszasz datę przeniesienia i nowy adres.

Z wyprzedzeniem zarezerwuj ofertę przeprowadzki firm. Im wcześniej, tym lepiej. Ja skorzystałem z firmy specjalizującej się w przeprowadzkach biurowych, a nie prywatnych, gdyż są to zupełnie inne zadania.

Poinformuj pracowników odpowiednio wcześnie. Komunikacja to podstawa. Twoi pracownicy powinni wiedzieć z dużym wyprzedzeniem o planowanej przeprowadzce firmy. Pozwoli im to na zabranie rzeczy osobistych (których firmy przeprowadzkowe nie pakują w trakcie przeprowadzki), jak również da im to czas na posprzątanie stanowisk z dokumentów i rzeczy już niepotrzebnych. Powinny one zostać zutylizowane, gdyż bez tego zapłacisz za przewożenie pudeł pełnych „śmieci”.

Przekaż obowiązki niższym menedżerom. Jeśli jesteście dużą firmą, macie co najmniej kilka biur, a każde biuro ma własnego menedżera. Menedżerowie najlepiej wiedzą, jak przygotować pracowników do przeprowadzki i jak sprawić, by było jak najmniej kłopotów i niejasności.

Gdy nadejdzie wielki dzień, trzymaj się planu, ale przygotuj się na „czkawkę”. Przeniesienie lokalizacji firmy nie jest łatwe i często pojawiają się drobne „problemy”. Korki, nieoczekiwane zmiany pogody sprawiają, że najlepiej, jeżeli spróbujesz ograniczyć przeprowadzkę niezbędnych do funkcjonowania firmy elementów, do jednego lub dwóch dni.