7 niezbędnych programów w każdej firmie
W każdej organizacji trzeba wdrożyć programy komputerowe, które obsłużą siedem obszarów działalności.
Im większa firma, tym pilniejsza jest to potrzeba, ale nawet w start-upach warto od samego początku podążać drogą wyznaczoną przez najlepszych i nie odkładać na przyszłość wdrożenia właściwych rozwiązań.
1 CRM: baza klientów i zarządzanie nimi
Samo posiadanie kontaktu do klientów i dostawców to za mało. Trzeba mieć możliwości aktywnego przeglądania danych według różnych kryteriów, personalizacji procesu obsługi, nawiązywania skutecznego kontaktu i sprawdzania historii klientów. W tym celu trzeba wprowadzić program, który pozwoli przeprowadzać kwerendy zgodnie z aktualnym zapotrzebowaniem.
2 Kontrola finansowa firmy i księgowość
Nawet jeśli – zgodnie z zasadami nowoczesnej ekonomii – nie pieniądz jest w biznesie najważniejszy, to z pewnością nie można kwestii finansowych zaniedbać. Odpowiednie procesu kontroli ekonomicznej pozwalają na lepsze zarządzanie i szybkie reagowanie na zmiany na rynku. Dobry program nie pozwala jedynie na wystawianie faktur – musi być kompleksowym narzędziem.
3 Organizacja obiegu dokumentów
Każdy pracownik firmy tworzy pewne dokumenty i zwykle mogą być one potrzebne w zupełnie innym miejscu. Brak zintegrowanego systemu powoduje, że dokumenty nie spływają w odpowiednim tempie i przez to nie mogą być właściwie obsłużone. W zależności od wagi pominiętej dokumentacji może to być niezauważalne lub prowadzić do powstawania poważnych problemów, które obejmą swoim zasięgiem całą firmę.
4 Komunikacja między pracownikami
Poza przekazaniem oficjalnych dokumentów, oprogramowanie musi umożliwiać bieżącą kooperację między pracownikami, działami i komórkami organizacyjnymi. Taki kanał komunikacji musi być pewny, bezpieczny, niezawodny i precyzyjny oraz skalowalny. Zaskakująco rzadko przedsiębiorcy skupiają się na takim oprogramowaniu, a szkoda, bo właśnie ono pozwala na co dzień usprawnić pracę wszystkich osób w firmie.
5 Zarządzanie czasem pracy
To proces niezbędny w każdej firmie, która dąży do jednoczesnej maksymalizacji wydajności i rozsądnej redukcji kosztów. Dzięki umiejętnemu zarządzaniu czasem pracy można działać uczciwie wobec pracowników i klientów, a jednocześnie identyfikować procesy, które z różnych powodów są słabymi ogniwami w łańcuchu obsługi. Zarządzanie czasem pracy musi więc być precyzyjne i niemal niezauważalne, aby sama kontrola czasu nie stała się procesem krytycznym.
6 Menedżer zadań
Samo zarządzanie czasem jest bez sensu, jeśli nie można równocześnie zarządzać zadaniami. Jest to najważniejszy według wielu osób aspekt działalności, ponieważ wszystko, co robi się w organizacji, można nazwać zadaniem i w jakiś sposób danym procesem zarządzać. Wdrożenie menedżerów zadań pozwala efektywnie, szybko i sprawiedliwie rozdzielać pracę do wykonania i ogranicza ryzyko pominięcia zadania.
7 Integracja wszystkich funkcji wyżej
Gdyby chcieć połączyć 6 różnych programów w jeden sprawny system, trzeba by przeznaczyć na to olbrzymią gotówkę. Dlatego lepiej wybrać program, który obsłuży wszystkie funkcje a problem rozwiąże się sam.
Warto uwzglednić programy do ogólnego zarzązania it. Dla mnie takim jest axence. Dzięki niemu zysskaliśmy bezpieczeństwo w sieci i danych. W jednym miejscu weidencja sprzętu komputerowego, sprawdzanie legalności oprogramowań i odnowa ich licencji. Teraz nie muszę tego kontrolować w tabelkach.