Regulacje prawne dotyczące faktur elektronicznych
Ustawowe uregulowanie pojęcia, zasad stosowania i archiwizowania faktur elektronicznych z 2014 roku rozwiało dotychczasowe wątpliwości i niejasności.
Definicja faktury elektronicznej
Pojęcie faktury elektronicznej zdefiniowane zostało przez ustawodawcę w nowelizacji Ustawy o podatku dochodowym od towarów i usług w 2014 roku. Mimo że efaktury znane były już w polskim porządku prawnym niemal 10 lat wcześniej, to jednak dopiero ustawowe uregulowanie przyniosło doprecyzowanie zasad stosowania faktur online. Zgodnie z art. 2 pkt 32 u.p.t.u. e fakturą jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.
Ponieważ format faktur elektronicznych nie został wprost określony, jego wyboru dokonuje podatnik. Może być to zarówno ustrukturyzowany komunikat np. XML, a także format PDF lub JPG. Ważne jest, aby zapewnił autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentu. Z punktu widzenia definicji e faktury istotne jest też, aby dokument w formie elektronicznej został nie tylko wystawiony, ale i otrzymany. Nie będzie zatem e-fakturą dokument wystawiony w formie elektronicznej, a następnie wydrukowany i przekazany w formie papierowej.
Elementy faktury online
W myśl art. 2 pkt 31 u.p.t.u. fakturą jest zarówno dokument wystawiony w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej, który zawiera dane określone ustawą i innymi przepisami wydanymi na jej podstawie. Zrównanie przez ustawodawcę faktury elektronicznej z fakturą papierową oznacza, że e faktura musi zawierać takie same elementy, jak dokument w wersji tradycyjnej.
Części faktury określone zostały w art. 116e u.p.t.u. i są to m.in.:
- data wystawienia,
- numer identyfikujący,
- dane podatnika i nabywcy towaru lub usługi,
- termin i forma płatności,
- nazwa towaru lub usługi oraz ich ilość,
- cena jednostkowa netto,
- stawka i kwota podatku,
- kwota należności ogółem.
Cechy e faktury
Ustawowo określonym obowiązkiem podatnika jest zapewnienie fakturze:
- autentyczności pochodzenia,
- integralności treści,
- czytelności.
Autentyczność pochodzenia to pewność co do tożsamości dostawcy albo wystawcy faktury. Integralność treści oznacza zaś, że w dokumencie nie zmieniono danych, które powinien zawierać. Czytelność oceniana jest z punktu widzenia formy i układu faktury. Warto zaznaczyć, że o sposobie zapewnienia autentyczności, integralności i czytelności decyduje podatnik. Może zrobić to poprzez dowolne kontrole biznesowe.
W sposób szczególny ustawodawca uregulował natomiast zapewnienie ww. cech w odniesieniu do faktury elektronicznej. Zachowanie autentyczności i integralności e-faktury możliwe jest, poza kontrolą biznesową, w szczególności w razie wykorzystania:
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
- elektronicznej wymiany danych (EDI).
Wdrożenie tego systemu, dzięki coraz większej liczbie operatorów EDI, takich jak edison.pl, staje się zaś coraz powszechniejsze. Podobnie jest z bezpiecznym podpisem elektronicznym, czyli podpisem weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, który wykorzystywany jest coraz częściej.
Faktura elektroniczna – archiwizacja
Ogólne zasady przechowywania faktur elektronicznych są takie same, jak w przypadku faktur papierowych. Zgodnie z art. 112 u.p.t.u. podatnicy zobowiązani są do przechowywania prowadzonej dla celów podatkowych ewidencji, a także wszystkich innych dokumentów, w szczególności faktur, aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Okres ten wynosi 5 lat.
Nie określono przy tym szczególnego systemu przechowywania e-faktur. Podobnie jak dokumenty w wersji tradycyjnej muszą one być archiwizowane z podziałem na okresy rozliczeniowe, w sposób, który umożliwi łatwe ich odszukanie i zapewni autentyczność, integralność i czytelność. Podatnicy, którzy posiadają siedzibę działalności na terytorium kraju, zobowiązani są ponadto do przechowywania faktur również na tym terenie. Inaczej kwestia ta uregulowana została w stosunku do faktur online. Istnieje bowiem możliwość archiwizowania e faktur poza terytorium kraju, jeżeli odbywa się to w sposób, który umożliwia właściwym organom dostęp on-line.
Od jakiegoś czasu wystawiamy praktycznie jedynie faktury elektroniczne Nasza firma wystawia faktury najczęściej dla innych firm,tak więc faktury takie sprawdzaja sie najlepiej.Wszystko wykonywane jest zdalnie, wygodnie i z oszczędnością czasu energii.
Faktury papierowe moim zdaniem w najbliższych latach odejdą do przeszłości.