Menu

Menu

Regulacje prawne dotyczące faktur elektronicznych

Ustawowe uregulowanie pojęcia, zasad stosowania i archiwizowania faktur elektronicznych z 2014 roku rozwiało dotychczasowe wątpliwości i niejasności.

faktury elektroniczne

Definicja faktury elektronicznej

Pojęcie faktury elektronicznej zdefiniowane zostało przez ustawodawcę w nowelizacji Ustawy o podatku dochodowym od towarów i usług w 2014 roku. Mimo że efaktury znane były już w polskim porządku prawnym niemal 10 lat wcześniej, to jednak dopiero ustawowe uregulowanie przyniosło doprecyzowanie zasad stosowania faktur online. Zgodnie z art. 2 pkt 32 u.p.t.u. e fakturą jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Ponieważ format faktur elektronicznych nie został wprost określony, jego wyboru dokonuje podatnik. Może być to zarówno ustrukturyzowany komunikat np. XML, a także format PDF lub JPG. Ważne jest, aby zapewnił autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentu. Z punktu widzenia definicji e faktury istotne jest też, aby dokument w formie elektronicznej został nie tylko wystawiony, ale i otrzymany. Nie będzie zatem e-fakturą dokument wystawiony w formie elektronicznej, a następnie wydrukowany i przekazany w formie papierowej.

Elementy faktury online

W myśl art. 2 pkt 31 u.p.t.u. fakturą jest zarówno dokument wystawiony w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej, który zawiera dane określone ustawą i innymi przepisami wydanymi na jej podstawie. Zrównanie przez ustawodawcę faktury elektronicznej z fakturą papierową oznacza, że e faktura musi zawierać takie same elementy, jak dokument w wersji tradycyjnej.

Części faktury określone zostały w art. 116e u.p.t.u. i są to m.in.:

  • data wystawienia,
  • numer identyfikujący,
  • dane podatnika i nabywcy towaru lub usługi,
  • termin i forma płatności,
  • nazwa towaru lub usługi oraz ich ilość,
  • cena jednostkowa netto,
  • stawka i kwota podatku,
  • kwota należności ogółem.

Cechy e faktury

Ustawowo określonym obowiązkiem podatnika jest zapewnienie fakturze:

  • autentyczności pochodzenia,
  • integralności treści,
  • czytelności.

Autentyczność pochodzenia to pewność co do tożsamości dostawcy albo wystawcy faktury. Integralność treści oznacza zaś, że w dokumencie nie zmieniono danych, które powinien zawierać. Czytelność oceniana jest z punktu widzenia formy i układu faktury. Warto zaznaczyć, że o sposobie zapewnienia autentyczności, integralności i czytelności decyduje podatnik. Może zrobić to poprzez dowolne kontrole biznesowe.

W sposób szczególny ustawodawca uregulował natomiast zapewnienie ww. cech w odniesieniu do faktury elektronicznej. Zachowanie autentyczności i integralności e-faktury możliwe jest, poza kontrolą biznesową, w szczególności w razie wykorzystania:

  • kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
  • elektronicznej wymiany danych (EDI).

Wdrożenie tego systemu, dzięki coraz większej liczbie operatorów EDI, takich jak edison.pl, staje się zaś coraz powszechniejsze. Podobnie jest z bezpiecznym podpisem elektronicznym, czyli podpisem weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, który wykorzystywany jest coraz częściej.

Faktura elektroniczna – archiwizacja

Ogólne zasady przechowywania faktur elektronicznych są takie same, jak w przypadku faktur papierowych. Zgodnie z art. 112 u.p.t.u. podatnicy zobowiązani są do przechowywania prowadzonej dla celów podatkowych ewidencji, a także wszystkich innych dokumentów, w szczególności faktur, aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Okres ten wynosi 5 lat.

Nie określono przy tym szczególnego systemu przechowywania e-faktur. Podobnie jak dokumenty w wersji tradycyjnej muszą one być archiwizowane z podziałem na okresy rozliczeniowe, w sposób, który umożliwi łatwe ich odszukanie i zapewni autentyczność, integralność i czytelność. Podatnicy, którzy posiadają siedzibę działalności na terytorium kraju, zobowiązani są ponadto do przechowywania faktur również na tym terenie. Inaczej kwestia ta uregulowana została w stosunku do faktur online. Istnieje bowiem możliwość archiwizowania e faktur poza terytorium kraju, jeżeli odbywa się to w sposób, który umożliwia właściwym organom dostęp on-line.

Jedna odpowiedź do “Regulacje prawne dotyczące faktur elektronicznych”

  1. Bartek pisze:

    Od jakiegoś czasu wystawiamy praktycznie jedynie faktury elektroniczne Nasza firma wystawia faktury najczęściej dla innych firm,tak więc faktury takie sprawdzaja sie najlepiej.Wszystko wykonywane jest zdalnie, wygodnie i z oszczędnością czasu energii.
    Faktury papierowe moim zdaniem w najbliższych latach odejdą do przeszłości.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.