Księgowość w Danii – najczęstsze pytania i odpowiedzi

Bankowość i Finanse Firma Gospodarka Prawo Publikacje

Prowadzenie firmy w Danii to dla wielu osób atrakcyjna alternatywa dla działalności w Polsce. Kraj ten oferuje nie tylko stabilne środowisko gospodarcze, ale również prosty i uporządkowany system podatkowy. Mimo to, księgowość w Danii może początkowo budzić wiele wątpliwości – zwłaszcza wśród początkujących przedsiębiorców i osób zakładających firmę po raz pierwszy poza granicami Polski. W tym artykule odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania dotyczące duńskiej księgowości i rozwiewamy wątpliwości związane z rejestracją, rozliczeniami i obowiązkami księgowymi.

Czy muszę prowadzić księgowość w Danii, jeśli założyłem jednoosobową działalność?

Tak. Każda firma zarejestrowana w Danii, niezależnie od formy prawnej, musi prowadzić księgowość zgodnie z duńską ustawą o rachunkowości (Bogføringsloven). Dotyczy to także jednoosobowych działalności gospodarczych (enkeltmandsvirksomhed). Oznacza to konieczność:

dokumentowania każdej transakcji,
przechowywania faktur i rachunków,
prowadzenia ewidencji przychodów i kosztów,
przechowywania dokumentów księgowych przez co najmniej 5 lat.

Nie jest konieczne zatrudnianie księgowego, ale warto zadbać o odpowiedni system do księgowania lub skorzystać z usług biura rachunkowego.

Kiedy muszę zarejestrować się do VAT w Danii?

Obowiązek rejestracji do VAT (moms) powstaje w momencie, gdy roczny obrót firmy przekroczy 50 000 DKK (ok. 30 000 PLN). Rejestracji dokonuje się elektronicznie przez platformę Virk.dk. Po zatwierdzeniu firma otrzymuje numer VAT, który musi być umieszczany na fakturach.

Należy pamiętać, że nawet jeśli nie osiągasz jeszcze tego progu, możesz zarejestrować się dobrowolnie – np. jeśli planujesz współpracę z kontrahentami wymagającymi rozliczeń VAT. Rejestracja umożliwia też odliczanie podatku VAT od kosztów prowadzenia działalności.

Jak często muszę składać deklaracje VAT?

Częstotliwość składania deklaracji VAT zależy od wielkości obrotów firmy. W Danii obowiązują trzy podstawowe opcje:

co miesiąc – dla firm o obrotach powyżej 5 milionów DKK rocznie,
co kwartał – dla firm o średnich obrotach,
co pół roku – dla najmniejszych firm, które nie przekraczają określonego progu.

Deklaracje VAT składa się online przez system TastSelv Erhverv. System jest zintegrowany z urzędem skarbowym (SKAT), dzięki czemu przedsiębiorca może szybko sprawdzić stan rozliczeń, salda i terminy płatności.

Jakie dane musi zawierać faktura wystawiana w Danii?

Prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać następujące elementy:

dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa, adres, CVR),
numer faktury i datę jej wystawienia,
opis sprzedawanego towaru lub usługi,
ilość i cenę jednostkową,
kwotę netto, stawkę VAT i kwotę brutto.

W przypadku faktur elektronicznych obowiązują te same zasady. Jeśli sprzedajesz do instytucji publicznych, musisz korzystać z systemu NemHandel, który umożliwia wystawianie e-faktur zgodnie z duńskimi standardami.

Czy w Danii istnieje obowiązek prowadzenia księgowości cyfrowo?

Tak. Od 2024 roku obowiązuje w Danii przepis nakładający na firmy obowiązek prowadzenia księgowości w formie cyfrowej. Oznacza to konieczność korzystania z zatwierdzonych systemów księgowych, które umożliwiają:

bezpieczne przechowywanie dokumentów,
dostępność danych dla urzędów,
integrację z systemami podatkowymi.

Tradycyjna papierowa księgowość przestaje być wystarczająca. Systemy cyfrowe pomagają unikać błędów, przyspieszają rozliczenia i zmniejszają ilość pracy administracyjnej.

Co muszę zrobić, jeśli zatrudniam pracowników?

Zatrudnienie pracownika w Danii wiąże się z szeregiem dodatkowych obowiązków księgowych. Przede wszystkim należy:

zarejestrować się jako pracodawca w SKAT,
zgłosić pracownika do systemu eIndkomst,
naliczać i odprowadzać podatek dochodowy,
płacić składki do ATP (fundusz emerytalny) oraz FerieKonto (fundusz urlopowy),
wystawiać miesięczne paski wypłat (lønseddel).

Dania kładzie duży nacisk na prawa pracownika, dlatego wszystkie wynagrodzenia i świadczenia muszą być odpowiednio udokumentowane i zgłoszone do urzędów w ustalonych terminach.

Czy muszę składać roczne sprawozdania finansowe?

Tak, ale obowiązek ten zależy od formy prawnej i wielkości firmy. Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (ApS) i inne osoby prawne muszą co roku przygotować sprawozdanie finansowe zawierające:

bilans,
rachunek zysków i strat,
noty objaśniające,
opcjonalnie – raport zarządu.

Sprawozdanie należy złożyć elektronicznie do Erhvervsstyrelsen w ciągu 5 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Firmy jednoosobowe nie muszą składać sprawozdań, ale muszą złożyć roczną deklarację podatkową (Selvangivelse) przez platformę TastSelv.

Czy muszę przechowywać dokumenty księgowe przez kilka lat?

Tak. W Danii obowiązuje 5-letni okres przechowywania dokumentów księgowych – zarówno faktur, jak i umów, potwierdzeń przelewów, rozliczeń płacowych i innych dowodów księgowych. Dokumentacja może być przechowywana cyfrowo, ale musi być zawsze dostępna na żądanie urzędu.

W przypadku spółek, które podlegają audytowi, okres przechowywania może być dłuższy. Przedsiębiorcy powinni zadbać o właściwą organizację dokumentacji już od pierwszego dnia działalności.

Jakie są najczęstsze błędy w księgowości popełniane przez początkujących przedsiębiorców?

Wielu początkujących przedsiębiorców popełnia podobne błędy. Do najczęstszych należą:

nieterminowa rejestracja do VAT,
błędy w fakturowaniu (brak danych, nieprawidłowe stawki VAT),
nieprowadzenie ewidencji kosztów,
przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie papierowej,
opóźnienia w składaniu deklaracji.

Aby uniknąć tych błędów, warto zainwestować w dobry program księgowy lub skorzystać z pomocy biura rachunkowego, które zna realia duńskiego systemu podatkowego.

Księgowość w Danii nie musi być trudna – wystarczy poznać podstawowe zasady, przestrzegać terminów i korzystać z dostępnych narzędzi cyfrowych. Przejrzyste przepisy, wysoki poziom cyfryzacji i efektywny system podatkowy sprawiają, że prowadzenie księgowości może być mniej stresujące niż w innych krajach.

Dla każdego przedsiębiorcy kluczowe jest zrozumienie własnych obowiązków – od rejestracji firmy, przez deklaracje VAT, po roczne sprawozdania. W razie wątpliwości, warto zasięgnąć porady specjalisty – to inwestycja, która zapobiega kosztownym błędom i daje pewność, że biznes działa zgodnie z przepisami.