Jak wybrać odpowiedni system ERP dla swojej branży?
Zakup systemu ERP zwykle wiąże się ze sporymi wydatkami, a jego wdrożenie – z dużym wysiłkiem organizacyjnym. Dlatego też nawet największe firmy decydują się na wymianę oprogramowania tego typu nie częściej niż raz na kilka lat. Wybór konkretnego rozwiązania jest więc decyzją niezwykle istotną.
Czym kierować się przy wyborze systemu ERP?
Jak czytamy w artykule „System ERP – czym jest, jak wybrać i ile kosztuje wdrożenie?”, pierwszym krokiem osoby, która ma zdecydować o zakupie oprogramowania ERP, powinno być zbadanie faktycznych potrzeb przedsiębiorstwa – to na ich podstawie należy określić specyfikację systemu, który pozwoli zrealizować jego cele. Następnie można przeprowadzić analizę rozwiązań, dostępnych w danym momencie na rynku i wybrać spośród nich to, które z jednej strony najlepiej dopasowane będzie do wstępnych założeń, z drugiej natomiast – do budżetu, jaki może być przeznaczony na tego typu inwestycję.
Jakie typy ERP dostępne są obecnie na rynku?
Systemy ERP można podzielić na trzy podstawowe grupy:
- uniwersalne, możliwe do zastosowania w każdej gałęzi gospodarki;
- wyspecjalizowane, dedykowane przedsiębiorstwom działającym w konkretnej branży;
- tworzone na zamówienie.
Te ostatnie są stosunkowo drogie – w praktyce na ich zakup mogą pozwolić sobie jedynie największe korporacje. W naszych rozważaniach skupimy się więc na dwóch pierwszych grupach.
Uniwersalny czy specjalistyczny system ERP — co wybrać?
Systemy uniwersalne są zwykle nieco tańsze od wyspecjalizowanych, jednak znacznie gorzej od nich radzą sobie z wypełnianiem podstawowych zadań. ERP dedykowane określonym branżom dominują obecnie na rynku również dlatego, że:
- posiadają specjalistyczne funkcje i moduły;
- cechują się wysokim stopniem dopasowania do potrzeb przedsiębiorstw, działających w konkretnej gałęzi gospodarki;
- dostosowane są do specyficznych regulacji prawnych.
Ich wdrożenie jest na dodatek łatwiejsze, choćby dlatego, że w jego trakcie nie są zwykle konieczne poważniejsze modyfikacje oprogramowania.
Dlaczego system ERP powinien cechować się wysoką elastycznością?
Fakt, że oprogramowanie ERP dla firm wybierane jest na co najmniej kilka lat, nie oznacza, że nie będzie on w tym czasie się zmieniał – musi wszak dopasowywać się do nowych regulacji prawnych oraz potrzeb firmy. Wybierając konkretny system, warto stawiać więc na rozwiązania, które można będzie łatwo zmodyfikować lub rozbudować, bez powodowania zakłóceń w bieżącym działaniu przedsiębiorstwa. Na szczęście większość dostępnego obecnie oprogramowania tej klasy cechuje się skalowalnością, elastycznością i modułową budową.
Czym kierować się przy wyborze dostawcy ERP?
Decydując się na wdrożenie systemu ERP, wiążemy się też na kilka lat z jego dostawcą. Z tego względu warto wybierać rozwiązania, oferowane przez przedsiębiorstwa, które działają od dłuższego czasu na tym rynku – można zakładać, że sprzedawany przez nie produkt został wcześniej przetestowany przez wielu użytkowników. Długi okres działania firmy jest też swoistym znakiem jakości oferowanych przez nią rozwiązań: rynek informatyczny zmienia się w błyskawicznym tempie i tylko przedsiębiorstwa rzetelne i o dużym potencjale są w stanie utrzymać się na nim przez wiele lat. Jeżeli nasz oferent należy do ich grona, możemy spodziewać się, że nie tylko dostarczy nam system wysokiej jakości, lecz również zapewni długookresowe wsparcie jego działania.
Jak przetestować ERP?
Obecnie coraz więcej firm, oferujących systemy ERP, umożliwia przetestowanie oprogramowania przed jego wdrożeniem. Jest to dużym ułatwieniem dla osób, które mają podjąć decyzję o zakupie konkretnego rozwiązania, pozwala bowiem na zaznajomienie się z najważniejszymi funkcjami, interfejsem oraz mechaniką działania systemu. Test taki może mieć postać:
- prezentacji, zorganizowanej przez producenta;
- udostępnienia wersji demonstracyjnej.
Każde z tych rozwiązań ma swoje zalety. W trakcie prezentacji można na przykład zadać pytania, istotne z punktu widzenia użytkownika lub sprawdzić, czy wykonywanie prac przy pomocy konkretnego oprogramowania jest wygodne. Wersja demo może być z kolei testowana przez dłuższy czas – umożliwia to wykrycie ewentualnych mankamentów systemu ERP.
Czy wdrożenie ERP będzie opłacalne?
Koszt zakupu licencji ERP jest tylko jednym z elementów, które trzeba uwzględnić w budżecie na wdrożenie systemu tej klasy. Zazwyczaj należy liczyć się również z wydatkami, związanymi z:
- aktualizacjami oprogramowania (o ile nie są one wliczone w cenę);
- szkoleniem pracowników;
- usługami przeniesienia danych, funkcjonujących obecnie w ramach innych systemów, do baz ERP.
Rozważając opłacalność wdrożenia ERP, należy uwzględnić je wszystkie (w razie wątpliwości warto dopytać przedstawicieli firmy informatycznej, która oferuje konkretne rozwiązanie, jakie elementy obejmuje podana przez nich cena). Jednocześnie należy sprawdzić, jakie korzyści osiągnie firma dzięki wdrożeniu danego programu. Porównując je z kosztami zakupu i obsługi ERP, stosunkowo łatwo znajdziemy rozwiązanie, które będzie najbardziej opłacalne w naszym przypadku.
Dodaj komentarz