Branża retail przygotowuje się do KSeF

Aktualności Bankowość i Finanse Biuro Firma Prawo Warto wiedzieć

Tygodnie dzielą nas od wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur. Duże firmy, w których wartość sprzedaży przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł wraz z podatkiem, będą zobowiązane do wystawiania faktur ustrukturyzowanych już od 1 lutego 2026 r. Pozostali przedsiębiorcy będą mogli poczekać z tym działaniem do 1 kwietnia, a nawet do 1 stycznia 2027 r., jeśli łączna wartość sprzedaży nie przekroczy 10 tys. zł z VAT.

W praktyce jednak kontrahenci nie będą musieli dostarczać faktur poza platformą, co oznacza, że bez względu na dochody wiele firm zacznie korzystać z niej od razu. Nowe przepisy rodzą wiele wyzwań dla wszystkich firm, jednak niektóre branże czeka prawdziwa rewolucja. Jedną z nich jest handel detaliczny.

księgowość

Retail u progu nowej rzeczywistości księgowej

Sieci sklepów księgują ogromne ilości dokumentów. Są wśród nich faktury kosztowe od kontrahentów (dostawców, firm logistycznych, producentów żywności oraz innych przedsiębiorstw świadczących usługi dla biznesu retail) oraz dokumenty sprzedaży dla firm i konsumentów. Choć system KSeF kojarzy się powszechnie z odejściem od faktur papierowych lub w formacie PDF, w praktyce nie zawsze będzie to możliwe. Nowe przepisy dotyczą bowiem wyłącznie polskich firm. Oznacza to, że kontrahenci zagraniczni oraz konsumenci (osoby fizyczne) nie pobiorą dokumentu z KseF. Będą, jak dotąd, otrzymywać faktury mailowo lub w formie papierowej.

Ponadto punkty sprzedażowe korzystają z różnych możliwości wystawienia faktury. Branżowym standardem są przykładowo kasy fiskalne online. Jak wyjaśnia Witold Miśniakiewicz, prezes INEOGroup, docelowo również one zostaną zastąpione przez KSeF, jednak termin na zmianę jest w tym przypadku wydłużony.

– To jeden z wyjątków przewidzianych w przepisach. Wystawianie faktur przy użyciu kas fiskalnych online bez konieczności korzystania z KSeF będzie możliwe do końca 2026 r. Od 1 stycznia przyszłego roku faktury dokumenty wystawione do transakcji na kasie fiskalnej należy wystawiać już przy pomocy rządowej platformy – oczywiście wtedy, gdy są one przeznaczone dla osoby prawnej. Taki sam termin obowiązuje dla paragonów z NIP do 450 zł. Konieczność korzystania z KSeF rodzi pytanie o to, czy dotychczasowe rozwiązania wykorzystywane w sieci sklepów są z nim w pełni zintegrowane. Nowoczesne systemy sprzedażowe powinny umożliwiać automatyczne wystawianie, przesyłanie i pobieranie statusu faktur ustrukturyzowanych. Dostosować do zmian trzeba również fakturomaty, przy pomocy których klienci mogą uzyskać fakturę na podstawie paragonu – mówi Miśniakiewicz.

Poważne zmiany w korekcie faktur

Sporym utrudnieniem w codziennej pracy osób z branży retail będzie brak możliwości usunięcia lub edycji faktury przesłanej do KSeF. Zmiany ceny, ilości produktów czy innych informacji na dokumencie będzie wymagało wystawienia faktury korygującej. Jak wyjaśnia Krzysztof Łukaszek, wiceprezes ds. sprzedaży w INEOGroup, kwestia ta wpłynie szczególnie na firmy, w których liczba zwrotów jest szczególnie duża.

– Mowa przede wszystkim o e-commerce, ponieważ konsumenci mają możliwość zwrotu produktu zakupionego w Internecie w ciągu 14 dni bez podawania przyczyny. Ale to nie jedyny przypadek. Również sieci sklepów stacjonarnych z otwartą polityką zwrotów będą mierzyły się z chaosem związanym z przesłanymi do KSeF fakturami za oddany towar. Jedynym rozwiązaniem przewidzianym w przepisach jest wystawienie faktury korygującej w systemie. Poza zwrotem produktów i opakowań z opcji tej należy skorzystać także w przypadku pomyłek na fakturze czy zmiany podstawy opodatkowania i kwoty podatku. Jeśli dokument zostanie wystawiony na złego nabywcę, rozwiązaniem będzie wystawienie faktury korygującej do zera z numerem NIP tego kontrahenta, a następnie – nowej faktury pierwotnej z danymi odpowiedniej firmy – dodaje Krzysztof Łukaszek.

Awaria KSeF. Co to oznacza?

Korzystanie ze standardowego trybu online Krajowego Systemu e-Faktur wymaga połączenia z internetem. W wyjątkowych sytuacjach wystawianie faktur będzie możliwe w innych trybach – offline24 (na wypadek braku połączenia z siecią), offline (podczas prowadzenia prac serwisowych przez Ministerstwo Finansów) oraz awaryjnym (w przypadku awarii systemu). Michał Miśniakiewicz, dyrektor ds. technologii w INEOGroup, wskazuje na ryzyka związane z nieprzewidywalnymi sytuacjami.

– Firmy wystawiające kilka lub kilkanaście faktur miesięcznie być może nawet nie odczują konsekwencji tych nietypowych zdarzeń. Jednak w przypadku branży retail skala ta jest dużo większa. W zasadzie każdy problematyczny dzień związany z pracami serwisowymi czy awarią oznacza setki, a nawet tysiące dokumentów wystawionych w specjalnym trybie, które należy później dosłać w określonym czasie do KSeF. Dla trybu offline24 jest to następny dzień roboczy, w przypadku trybu offline – dzień po zakończeniu prac serwisowych, a w trybie awaryjnym – w ciągu 7 dni roboczych. Wiąże się to ze stresem pracowników, a także ze zniecierpliwieniem klientów, którzy chcą otrzymać dokument jak najszybciej. Dużą rolę w ułatwieniu tego procesu odegra komunikacja platformy sprzedażowej wykorzystywanej w sklepie z rządowym systemem – tłumaczy

Firmy przygotowują się do zmian

W badaniach przeprowadzonych w listopadzie 2025 r. zaledwie 45 proc. firm deklarowało duże lub pełne przygotowanie do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur^[1]. Oznacza to, że większość przedsiębiorstw rozpoczęła wdrażanie zmian tuż przed startem nowych przepisów. Co czwarty przedsiębiorca za główne wyzwanie uważa opóźnienie w dostosowaniach po stronie dostawcy systemu księgowego. Firmy wskazują też na brak szczegółowej wiedzy o KSeF (21 proc.) oraz problemy z przygotowaniem procedur wewnętrznych (18 proc. odpowiedzi) czy dostępnością programistów (17 proc.)^[2].

Dla branży retail najważniejszą kwestią będzie poziom przygotowań do zmian dostawcy platformy sprzedażowej. Warto przede wszystkim zwrócić uwagę na takie funkcje, jak monitorowanie statusu KSeF, automatyzacja wysyłki dokumentów do platformy oraz dostęp do historycznych danych. Brak technologicznego przygotowania do zmian przepisów wpłynie na chaos organizacyjny i relacje biznesowe. W skrajnych przypadkach może doprowadzić wręcz do utraty klientów i spadku przychodów.

Źródło informacji: materiały prasowe

^[1] Grant Thornton, 2025, Czy firmy są gotowe na KSeF?

^[2] Grant Thornton, 2025, Czy firmy są gotowe na KSeF?