Norbert Sinkiewicz – Opóźnienia na budowie to nie tylko problem czasu.
Budownictwo wchodzi w etap, w którym o przewadze konkurencyjnej coraz częściej decyduje jakość zarządzania informacją. Firmy, które szybciej reagują na opóźnienia, pracują na aktualnych danych i porządkują procesy, skuteczniej chronią marżę oraz ograniczają ryzyko kosztownych błędów. Norbert Sinkiewicz, Dyrektor Operacyjny w IC Project, opowiada o najczęstszych przyczynach utraty kontroli nad projektem oraz o tym, jaką rolę w branży budowlanej odegrają cyfryzacja, automatyzacja i AI.
Jak opóźnienia w realizacji inwestycji budowlanych wpływają na rentowność projektów?
Norbert Sinkiewicz – Opóźnienia w budownictwie bardzo rzadko są dziś tylko „problemem czasu” – w praktyce niemal zawsze przekładają się bezpośrednio na rentowność projektu. Każdy przesunięty etap to rosnące koszty, w tym utrzymanie zespołów, sprzętu, podwykonawców, a do tego często dochodzą kary umowne czy utracone przychody po stronie dewelopera. W branży o tak napiętych marżach to powoduje, że nawet niewielkie obsunięcia potrafią „zjeść” dużą część zysku.
Z naszej perspektywy, pracy z firmami budowlanymi, widać jednak bardzo wyraźnie, że źródłem wielu opóźnień nie są wyłącznie czynniki zewnętrzne, tylko operacyjne rzeczy wewnątrz projektu. Najczęściej to brak aktualnej informacji, opóźnione decyzje albo niedoszacowanie zależności między etapami. Ktoś nie dostał na czas zmiany, ktoś pracuje na nieaktualnej dokumentacji, ktoś nie wie, że coś blokuje kolejny etap – i projekt zaczyna się „rozjeżdżać” dzień po dniu.
Dlatego kluczowe staje się dziś nie tylko dobre planowanie, ale przede wszystkim bieżąca kontrola projektu i szybki dostęp do danych. Firmy, które mają jedno źródło prawdy o projekcie i są w stanie reagować na problemy w czasie rzeczywistym, dużo lepiej bronią swojej marży. Bo w budownictwie rentowność bardzo często nie znika nagle – ona po prostu „ucieka” przez małe opóźnienia, które zbyt długo pozostają niewidoczne.
Czy możemy mówić o zjawisku „uciekającej marży” jako jednym z kluczowych wyzwań dla branży deweloperskiej i budowlanej?
Norbert Sinkiewicz – Oczywiście, i to nie jako o pojedynczym zjawisku, tylko o czymś, co dziś realnie dotyka większości projektów budowlanych i deweloperskich. Co ważne, ta marża bardzo rzadko znika na etapie ofertowania – dużo częściej „rozpływa się” w trakcie realizacji, kiedy projekt zaczyna żyć własnym życiem, a kontrola nad nim stopniowo się rozluźnia. Mówimy o branży, gdzie projekty są bardzo zaawansowane, długie, wymagające. W związku z tym punktów potencjalnej utraty marży mamy bardzo dużo, a ich kontrola stanowi spore wyzwanie.
Z naszej perspektywy widać, że to nie jest jeden problem, tylko kombinacja kilku rzeczy. Oczywiście zdarzają się błędne założenia na starcie – niedoszacowany czas pracy, zbyt optymistyczny harmonogram czy nieprzewidziane koszty. Natomiast w praktyce dużo większy wpływ ma to, co dzieje się później, np. brak bieżącej kontroli nad postępem, opóźnione reakcje na problemy, zmiany w projekcie, które nie są odpowiednio zarządzane, oraz rozproszona komunikacja między zespołami i podwykonawcami.
W wielu firmach największym wyzwaniem jest dziś to, że decyzje podejmowane są za późno, bo informacja dociera za późno. A w budownictwie czas to bezpośrednio pieniądz – każdy dzień opóźnienia, każda poprawka, każda niespójność w dokumentacji to realny koszt. Dlatego „uciekająca marża” to w dużej mierze efekt utraty kontroli operacyjnej w trakcie projektu, a nie tylko błędów na etapie planowania. Często też widzimy braki na etapie planowania, ale te braki wynikają z braku aktualnych danych. Jeśli nigdy nie zbadaliśmy, ile czasu zajmują poszczególne etapy pracy czy inwestycji budowlanych, ciężko będzie nam przewidywać przyszłość tylko na podstawie swojego doświadczenia.
Firmy, które potrafią na bieżąco monitorować projekt, posiadają realne dane – wynikające z poprzednich, często podobnych projektów i mają możliwości szybkiego reagowania na zmiany, są w stanie tę marżę znacznie lepiej chronić.
W których obszarach firmy budowlane i deweloperzy najczęściej tracą kontrolę nad projektem?
Norbert Sinkiewicz – Utrata kontroli nad projektem bardzo rzadko wynika z jednego konkretnego obszaru – to raczej efekt kilku miejsc, które „rozjeżdżają się” jednocześnie. Najczęściej zaczyna się od przepływu informacji. Kluczem jest komunikacja, która często zostaje rozproszona między maile, telefony oraz komunikatory. Jednocześnie istnieją różne wersje dokumentacji. W efekcie poszczególne osoby pracują na innych danych, decyzje są podejmowane w oparciu o niepełny obraz sytuacji, a problemy stają się widoczne dopiero wtedy, gdy zaczynają wpływać na kolejne etapy inwestycji. Bardzo często szukamy cudów, a nie mamy wypracowanych fundamentów, bo ciężko inaczej nazwać elementy poprawnej komunikacji.
Drugim obszarem jest bieżąca kontrola postępu i zależności między zadaniami. Harmonogram często istnieje „na papierze”, ale nie jest na bieżąco aktualizowany i nie odzwierciedla rzeczywistej sytuacji na projekcie. To powoduje, że opóźnienia nie są wychwytywane w momencie, w którym można jeszcze łatwo zareagować, tylko dopiero wtedy, gdy zaczynają generować realne koszty i napięcia między zespołami. Spotykamy się z wieloma sytuacjami, gdzie harmonogram na budowie i harmonogram w biurze… to po prostu dwa różne harmonogramy, a rozjazdy czasowe między nimi są ogromne.
Trzecia rzecz to brak jednego, spójnego widoku projektu na poziomie zarządczym. W wielu firmach dane są, ale funkcjonują w rozproszeniu – w różnych plikach, systemach i raportach. To sprawia, że osoby decyzyjne nie mają szybkiego dostępu do aktualnej informacji i działają reaktywnie zamiast proaktywnie. I to jest moment, w którym projekt zaczyna „uciekać” – nie dlatego, że coś poszło spektakularnie źle, tylko dlatego, że przez dłuższy czas nikt nie miał pełnej kontroli nad tym, co się naprawdę dzieje.
Jak dużym problemem jest w praktyce rozproszenie informacji i brak jednego źródła aktualnej wiedzy o projekcie?
Norbert Sinkiewicz – W praktyce to jest jeden z największych, a jednocześnie najbardziej niedocenianych problemów w branży. Rozproszenie informacji powoduje, że projekt formalnie „jest zarządzany”, ale realnie nikt nie ma pełnego, aktualnego obrazu sytuacji. Dane są, ale znajdują się w mailach, Excelach, na komunikatorach i w głowach ludzi, więc zamiast podejmować decyzje, zespoły najpierw tracą czas na szukanie i weryfikowanie informacji.
To właśnie tutaj zaczyna się większość problemów operacyjnych. Ktoś pracuje na nieaktualnej wersji dokumentacji, ktoś nie widział zmiany, ktoś nie dostał informacji na czas – i to są rzeczy, które bardzo szybko przekładają się na błędy, poprawki i opóźnienia. Co ważne, to nie są spektakularne problemy, tylko drobne sytuacje, które powtarzają się codziennie i w efekcie kumulują się, przekładając się na realne koszty.
Dlatego brak jednego źródła prawdy o projekcie to dziś nie tylko kwestia wygody, ale prawdziwego ryzyka biznesowego. Firmy, które uporządkowały komunikację i mają wszystkie kluczowe informacje w jednym miejscu, dużo szybciej reagują i podejmują decyzje. Mówią o tym badania i przeróżne raporty. A w budownictwie przewagę często buduje nie posiadanie większej liczby danych, lecz możliwość uzyskania do nich dostępu w odpowiednim momencie.
Czy automatyzacja i dostęp do danych w czasie rzeczywistym mogą pomóc w szybszym reagowaniu na problemy na budowie i wpłynąć na terminowość inwestycji?
Norbert Sinkiewicz – Automatyzacja i dostęp do danych w czasie rzeczywistym mają dziś bardzo duży wpływ na to, jak szybko firma jest w stanie reagować na problemy na budowie. W praktyce różnica polega na tym, czy dowiadujemy się o opóźnieniu po fakcie, czy w momencie, w którym jeszcze można na nie zareagować. Jeżeli informacje o postępie, zmianach czy blokadach są dostępne na bieżąco i w jednym miejscu, to decyzje zapadają szybciej, a reakcja jest adekwatna do sytuacji – i to bezpośrednio przekłada się na terminowość całej inwestycji.
Branża budowlana znajduje się dziś w bardzo ciekawym momencie. Technologie, w tym sztuczna inteligencja, rozwijają się w tempie, jakiego wcześniej nie było, a dostęp do narzędzi jest coraz łatwiejszy. Dla firm to realna szansa, żeby uporządkować procesy, przyspieszyć przepływ informacji i ograniczyć błędy wynikające z czynnika ludzkiego. Jednocześnie nie chodzi o to, żeby od razu wdrażać najbardziej zaawansowane rozwiązania – dużo lepszy efekt daje konsekwentne budowanie podstaw i automatyzowanie tych obszarów, które faktycznie spowalniają pracę.
Najważniejsze jest podejście. Nie ma dziś powodu, żeby bać się technologii, bo ona nie zastępuje ludzi, tylko wspiera ich w podejmowaniu lepszych decyzji. Firmy, które zaczną wykorzystywać dane i automatyzację wcześniej, będą po prostu szybciej reagować i lepiej kontrolować projekty. A w budownictwie przewaga często wynika właśnie z tego, kto potrafi zareagować pierwszy, a nie tylko z tego, kto najlepiej zaplanował projekt na początku. Nie ma co ukrywać, iż branża budowlana niestety jest jedną z tych branż, które w najmniejszym stopniu korzystają z postępującej cyfryzacji. Warto więc zadać pytanie: kiedy, jak nie teraz?
Na ile istotne jest posiadanie jednego systemu, który integruje wszystkie obszary związane z inwestycją budowlaną?
Norbert Sinkiewicz – Trochę już o tym wspominałem wcześniej, ale to jest na tyle ważny element, że warto go zaakcentować – jedno, spójne środowisko do zarządzania projektem to dziś fundament, a nie dodatkowa opcja. Gdy informacje są rozproszone między różnymi narzędziami, bardzo szybko tracimy kontrolę nad tym, co jest aktualne, kto za co odpowiada i na jakim etapie projektu jesteśmy. A to bezpośrednio przekłada się na opóźnienia, błędy i w konsekwencji na koszty. Oczywiście nie ma systemów idealnych, które robią wszystko – miejmy to również na uwadze – jednak istnieją takie, które naprawdę potrafią agregować wiele istotnych kwestii w prowadzeniu inwestycji budowlanych.
Największa wartość jednego systemu nie polega na tym, że „wszystko jest w jednym miejscu”, tylko na tym, że wszyscy pracują na tej samej wersji rzeczywistości. Projekt, zadania, komunikacja i dokumentacja są ze sobą powiązane, więc każda zmiana automatycznie jest widoczna dla wszystkich zainteresowanych. Dzięki temu decyzje podejmowane są szybciej i na podstawie aktualnych danych, a nie na bazie niepełnych informacji, co w praktyce przekłada się na oszczędność setek godzin miesięcznie dla całego teamu.
To nie oznacza, że firma musi od razu integrować absolutnie wszystko i tworzyć rozbudowany ekosystem. Wracając do wcześniejszych wątków – kluczowe jest, żeby zacząć od najważniejszych obszarów i stopniowo je porządkować. Natomiast kierunek jest jasny. Im bliżej jesteśmy jednego źródła prawdy o projekcie, tym większa kontrola, przewidywalność i bezpieczeństwo całej inwestycji.
Jakie konkretne efekty można osiągnąć po wdrożeniu narzędzi takich jak IC Project?
Norbert Sinkiewicz – Efekty wdrożenia takich narzędzi jak IC Project najłatwiej zauważyć tam, gdzie wcześniej panował największy chaos. W wielu firmach pierwszą zmianą jest to, że ludzie przestają szukać informacji – wszystko dane dotyczące projektu mają w jednym miejscu. Nagle znika masa drobnych problemów, także tych najbardziej „znanych i lubianych”: że ktoś czegoś nie wiedział, ktoś nie dostał informacji, ktoś pracował na starej wersji dokumentu. To są szalenie częste i ważne problemy, które naprawdę da się wyeliminować za pomocą odpowiedniego narzędzia.
Druga rzecz, którą bardzo szybko widać, to zmiana w sposobie zarządzania. Zamiast reagować na problemy, kiedy już się wydarzą, firmy zaczynają je widzieć wcześniej. Kierownictwo ma dostęp do aktualnych danych, więc może wychwycić ryzyko, zanim przerodzi się w opóźnienie albo dodatkowy koszt. System jest po to, aby to pokazywać w dowolnym momencie bez dodatkowej pracy. Po prostu pracujemy na danych, wiemy co się dzieje w projektach, kto za co odpowiada i dlaczego pojawiło się opóźnienie na inwestycji.
Dochodzi do tego bardzo konkretny aspekt czasu pracy. Jeżeli przyjmiemy, że jedna osoba traci dziennie nawet 30–60 minut na szukanie informacji, dopytywanie czy weryfikowanie ustaleń, to przy zespole liczącym 20–30 osób robi się z tego kilka czy kilkanaście godzin dziennie „straconego czasu”. W skali miesiąca to są już setki godzin, które można przeznaczyć na realną pracę projektową, a nie na organizowanie się wokół niej. Czy my nie rozmawialiśmy na początku o utraconej marży, o wpływie opóźnień na rentowność? No właśnie.
I co ciekawe, największa wartość często nie wynika z jednej dużej zmiany, tylko z wielu małych usprawnień. Trochę mniej chaosu w komunikacji, trochę szybsze decyzje, trochę mniej błędów – i nagle okazuje się, że projekt jest po prostu bardziej przewidywalny. A w tej branży przewidywalność bardzo często oznacza lepszą rentowność i finalnie marżę.
W jaki sposób systemy klasy IC Project pomagają pracownikom różnych szczebli z firm budowlanych w wykonywaniu codziennej pracy?
Norbert Sinkiewicz – W praktyce to wygląda bardzo prosto. Pracownicy przestają „żyć w mailu”, tylko zaczynają dzień od zalogowania się do jednego narzędzia – czy z komputera, czy z telefonu. Widzą swoje projekty, zadania na dziś, wiedzą dokładnie, co mają zrobić i w jakim kontekście. Jeżeli coś się zmienia, mogą od razu dodać komentarz, wrzucić plik albo sprawdzić ustalenia – bez szukania po różnych miejscach i bez dopytywania kilku osób.
To samo dotyczy pracy z podwykonawcami. Zamiast ustaleń „na telefonie” wszystko jest przypisane do konkretnych zadań – mają terminy, zakres prac, dokumentację, a jednocześnie zostaje po tym ślad. Można łatwo sprawdzić, co zostało zrobione, kiedy i na jakiej podstawie. To bardzo porządkuje współpracę i ogranicza sytuacje, w których coś „miało być zrobione”, ale nikt do końca nie wie jak i kiedy.
Z kolei dla osób zarządzających największą zmianą jest to, że przestają tracić czas na zbieranie informacji. Nie muszą dzwonić, pisać, sprawdzać kilku źródeł – po prostu wchodzą do systemu i widzą, co się dzieje na projektach, gdzie są opóźnienia i gdzie trzeba zareagować. I co ważne, widzą to w szczegółach, a nie tylko w ogólnym statusie.
Dobrym przykładem jest też okres COVID-u. Wiele firm zostało wtedy nagle zamkniętych w domach i okazało się, że bez dostępu do narzędzi cyfrowych trudno w ogóle pracować. Wtedy wszyscy zaczęli na szybko szukać rozwiązań, które pozwolą im utrzymać komunikację i kontrolę nad pracą. Dziś to już nie jest „plan awaryjny”, tylko standard – i firmy, które to wdrożyły, po prostu pracują sprawniej na co dzień.
Jak Pana zdaniem zmieni się zarządzanie projektami budowlanymi w perspektywie najbliższych pięciu lat?
Norbert Sinkiewicz – W najbliższych latach zarządzanie projektami budowlanymi będzie się przesuwać w stronę dużo większej kontroli „tu i teraz”, a nie dopiero po fakcie. Już dziś widać, że projekty są coraz bardziej złożone, a presja na terminy i koszty rośnie, więc firmy nie mogą sobie pozwolić na działanie na nieaktualnych danych. Coraz większą rolę będą odgrywać systemy, które zbierają informacje w jednym miejscu i pozwalają podejmować decyzje na bieżąco, a nie na podstawie raportów przygotowanych kilka dni wcześniej.
Jednocześnie pojawi się coraz więcej automatyzacji i wsparcia ze strony AI – ale będzie to raczej element wspierający codzienną pracę, a nie zastępujący ludzi. To będą rzeczy typu podpowiedzi, analiza ryzyk, pilnowanie terminów czy wyłapywanie nieścisłości w projekcie. Kluczowa zmiana polega na tym, że zarządzanie projektem będzie coraz mniej „manualne”, a coraz bardziej oparte na danych i systemach, które wspierają podejmowanie decyzji.
I w tym kontekście odpowiedź na drugą część pytania jest dość prosta – firmy, które nie postawią na cyfryzację i lepszą kontrolę procesów, będą miały coraz trudniej. Nie dlatego, że „tak trzeba”, tylko dlatego, że konkurencja będzie działała szybciej, sprawniej i bardziej przewidywalnie. W pewnym momencie to przestaje być przewaga, a zaczyna stanowić standard rynkowy. I wtedy brak cyfryzacji oznacza po prostu większe ryzyko błędów, opóźnień oraz utraty marży.
Jaką rolę w przyszłości branży odegrają cyfryzacja, automatyzacja i sztuczna inteligencja w zarządzaniu inwestycjami?
Norbert Sinkiewicz – Cyfryzacja, automatyzacja i sztuczna inteligencja będą przede wszystkim porządkować oraz przyspieszać zarządzanie inwestycjami, a nie je rewolucjonizować je z dnia na dzień.
Automatyzacja zdejmie z zespołów dużą część powtarzalnej pracy, np. pilnowania terminów, przypomnień, zbierania danych czy raportowania. Z kolei AI zacznie wspierać analizę projektów, co już robi, np. będzie wskazywać potencjalne opóźnienia, wychwytywać niespójności, a z czasem też podpowiadać lepsze decyzje na podstawie danych z wcześniejszych realizacji. To nie zastąpi ludzi na budowie, ale bardzo realnie pomoże im działać szybciej i popełniać mniej błędów.
Oczywiście AI dostępne będzie w wielu obszarach dookoła całej branży, zdejmie wiele obowiązków z barków pracowników albo drastycznie przyspieszy ich realizację. Natomiast co do tematu sztucznej inteligencji i jej przyszłości… nauczyłem się już, że prognozowanie jest bardzo trudne. Jednego możemy być pewni, że im szybciej przyjmiemy AI w naszej codziennej pracy, tym lepiej, bo niewiele wskazuje na to, by trend z wykorzystaniem sztucznej inteligencji się odwrócił.
Natomiast kluczowe jest to, żeby podejść do tego racjonalnie. To jest bardzo dobry moment dla branży, żeby wchodzić w technologie i automatyzację, ale bez „porywania się z motyką na słońce”. Największą wartość nadal daje uporządkowanie podstaw – komunikacji, zadań, dokumentacji – i dopiero na tym budowanie kolejnych warstw. Firmy, które zaczną to robić wcześniej, będą miały dużą przewagę, bo technologia nie będzie dla nich dodatkiem, tylko naturalnym elementem pracy.
rozmawiała: Natalia Kos
Dodaj komentarz