Menu

Menu

4 rzeczy, które powinieneś wiedzieć o wystawianiu faktur

Przepisy podatkowe wyraźnie określają, jakie dane muszą się znaleźć na fakturze i jak powinien być wystawiony taki dokument. Błędnie wystawione rachunki prowadzą najczęściej do nieprawidłowości przy regulowaniu podatków, a te z kolei skutkują problemami z Urzędem Skarbowym. Sprawdźmy zatem, co należy wiedzieć o wystawianiu faktur, a także jak ten proces usprawnić i uniknąć popełniania najczęstszych błędów.

Błędy na fakturach zdarzają się nawet doświadczonym przedsiębiorcom. Niestety tłumaczenie się niewiedzą czy pomyłką najczęściej nie jest traktowane przez kontrolerów skarbowych jako taryfa ulgowa, a naliczone kary finansowe są z reguły dość wysokie. Błędne faktury są również kwestionowane przez klientów. Najczęściej trzeba do nich wystawiać korekty, co znacznie wydłuża oczekiwanie na zapłacenie rachunków. By uniknąć problemów z Urzędem Skarbowym i opóźnień w realizacji płatności najlepiej od razu właściwie wystawiać faktury.

Dane obowiązkowe na fakturze

Na prawidłowo wystawionej fakturze muszą zostać zamieszczone liczne informacje o odbiorcy i wystawiającym rachunek:

  • – pełna nazwa, adres, NIP wystawiającego rachunek
  • – pełna nazwa, adres, NIP klienta
  • – data wystawienia i numer bieżący faktury
  • – specyfikacja i data wykonania usługi lub sprzedaży
  • – cena jednostkową netto
  • – stawkę podatku
  • – kwoty wszystkich rabatów, w tym wcześniej otrzymane należności
  • – cena łączna
  • – dopisek, że wystawiający fakturę nie jest płatnikiem podatku VAT (jeśli dotyczy)

Informacje dodatkowe

Dodatkowe informacje, które mogą, lecz nie muszą znajdować się na fakturze to np. data płatności i numer konta. – Przedsiębiorcy korzystający z gotowych formularzy do wystawiania faktur umieszczają również inne dane, które ułatwiają komunikację i pełnią funkcję reklamową np.: logotyp, adresy sklepów, oddziałów produkcyjnych, bądź filii, numery telefonów, adres strony internetowej, a także kontakt mailowy. Na poprawność faktury nie ma wpływu jej forma graficzna, choć jej wygląd należy traktować jako wizytówkę firmy – mówi Tomasz Lesik z firmy INTAXO.

Faktury elektroniczne

Zgodnie z przepisami klient może otrzymać fakturę drogą elektroniczną bez podpisu. Dla prowadzącego księgowość oznacza to jednak konieczność zachowania kopii dokumentu w formie elektronicznej, a nie tylko papierowego wydruku. Poza tym klient musi wyrazić zgodę na dostarczanie rachunków taką drogą. Z reguły jednak nie ma z tym problemów, podobnie jak z bezpiecznym i skutecznym dostarczaniem i odbieraniem faktur w formie e-maila z załącznikiem pdf czy faksu otrzymanego drogą elektroniczną.

Programy do fakturowania

Na te wytyczne należy zwrócić uwagę nie tylko wystawiając własne faktury, lecz także księgując rachunki przychodzące. Faktura zapłacona na podstawie źle wystawionego rachunku nie może być wliczona w koszty. To strata pieniędzy, a dodatkowo również kłopoty z Urzędem Skarbowym.

By usprawnić wystawianie i ewidencję faktur dobrze jest korzystać z programów do księgowości online. Na przykład Faktura.pl, z której obsługą poradzi sobie każdy nawet mały przedsiębiorca, który na co dzień korzysta z komputera. Programy do fakturowania pozwalają na wyeliminowanie większości najczęściej występujących błędów: złej daty, bieżącego numeru, literówek w nazwie płatnika, bądź też pominięcie tych informacji na rachunku. Program ma wcześniej przygotowane pola, które pokazują się automatycznie i wymagają uzupełnienia, by rachunek mógł zostać wystawiony. – dodaje T. Lesik.

Szablon faktury można dodatkowo uzupełnić o własne logo, dane kontaktowe czy numer konta bankowego. Dane klientów wystarczy raz wprowadzić do bazy, by korzystać z nich w dowolnym momencie, co znacznie usprawnia pracę. Własna księgowość online pozwala również na wystawienie faktury od razu po realizacji usługi czy sprzedaży towaru. Połączenie z kontem bankowym daje bieżący podgląd, czy należności są opłacane terminowo. Taki program to ogromne ułatwienie i oszczędność czasu i pieniędzy. Warto zatem to rozwiązanie dobrze przemyśleć.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.