Ważność międzynarodowych umów handlowych zawieranych online

Polski przedsiębiorca w negocjacjach ze swoim międzynarodowym kontrahentem może się zdziwić, jeśli druga strona będzie nalegać na odformalizowanie egzekucji dokumentów. Proszę się nie obawiać. Kontrakt jest ważny i wymagalny – mówi Iwona Pruszyńska, prawniczka prowadząca międzynarodową kancelarię Cap Lawyers z siedzibą w Warszawie i Sydney, członek Australijskiej Rady Prawniczej.

Na rynku jest dostępnych wiele dość mocno promowanych platform umożliwiających szybkie i łatwe zawieranie umów oraz zarządzanie nimi. Mowa o takich rozwiązaniach, jak AdobeSign, DocuSign czy Autenti. Ich twórcy utrzymują, że podpisy złożone z ich pomocą są prawnie wiążące. Czy tak rzeczywiście jest?

Iwona Pruszyńska: W kontekście rynku polskiego zasadniczo tak jest. Przy tym ważne jest, aby mieć wiedzę, jaką dokładnie formę składania oświadczeń woli obejmują podpisy − dokumentową czy elektroniczną. Większość z nich co do zasady − w ramach standardowej usługi − umożliwia bowiem zawieranie umów w formie dokumentowej, a więc wrzucamy umowę na platformę i tam ją akceptujemy. Innymi słowy składamy tam standardowy podpis elektroniczny, zgodny z rozporządzeniem eIDAS (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE – przyp red.). Czasem możemy też złożyć za pośrednictwem chmury „kwalifikowany podpis elektroniczny”, do tego jednak musimy mieć certyfikat wydany przez niezależny podmiot, np. Szafir z KIR albo Certum od Asseco.

Jednak co do zasady platformy do zawierania umów nie gwarantują nam zachowania formy elektronicznej w rozumieniu i zgodnie z wymogami Kodeksu Cywilnego. Oznacza to, że jeżeli przepisy prawa wymagają od nas dla ważności danej umowy np. zachowania formy pisemnej − której równoważna jest forma elektroniczna − nie spełnimy tego wymogu, korzystając z chmury. Uważajmy zatem i odczytujmy komunikaty marketingowe twórców platform ze zrozumieniem.

A jak to wygląda w Australii?

Iwona Pruszyńska: W Australii już od lat 90. XX w. podmioty komercyjne powszechnie sporządzają dokumenty drogą elektroniczną, korzystając z platform opartych na chmurze, zarówno w hurtowych transakcjach detalicznych, jak i w indywidualnych transakcjach zawieranych pomiędzy mniejszymi biznesami. Rynek australijski widzi w takim sposobie wymiany dokumentów znaczne korzyści handlowe. Obecnie w Australii operują co najmniej 4 duże spółki giełdowe, które przeszły całkowicie na elektroniczną wymianę i egzekucję dokumentów handlowych. Banki i instytucje finansowe używają systemu platform elektronicznych do transakcji przepływowych, a deweloperzy i firmy zarządzające nieruchomościami korzystają z nich powszechnie do zawierania umów sprzedaży, najmu czy leasingu. Jest to część ogólnego i powszechnego trendu odchodzenia w biznesie od form papierowych na rzecz elektroniki. Firmy australijskie korzystają z wielu platform do transakcji elektronicznych, m.in. DocuSign.

Podstawowymi aktami stanowionymi, na których opiera się elektroniczna wymiana dokumentów w transakcjach handlowych w Australii, są Electronic Transactions Act 1999 r. oraz Electronic Communications Convention z 2005 r. Jednak, jak to bywa w państwach opartych na systemie prawa precedensowego, największą rolę w regulacji tej dziedziny społecznej aktywności jest prawo zwyczajowe.

W 1998 r. Sąd Najwyższy wydał pierwszy precedensowy wyrok, oparty na sprawie ze staniu Wiktoria z 1884 r., stwierdzający, że dla ważności umowy nie jest wymagane jej fizyczne podpisanie „mokrym długopisem”. Umowa może być zawarta poprzez podpisanie je przy użyciu narzędzi mechanicznych. Warunkiem koniecznym jest potwierdzenie autentyczności złożonego podpisu oraz wolnej woli osoby, która ją mechanicznie podpisywała. Wyrok Sądu Najwyższego z 1998 r. uznał tym samym legalność i ważność umów podpisywanych elektronicznie, co jest utrzymane do dziś.

W obecnym porządku prawnym wiele australijskich organów wspiera stosowanie podpisów elektronicznych zarówno w kontekście ustawowym, jak i umownym, również bez potrzeby powoływania się na prawo stanowione dotyczące transakcji elektronicznych. Większość precedensów dotyczy transakcji zawieranych drogą emailową. W sprawach McGuren, Stuart v Hishon, Islamic Council and Kavia sąd podtrzymał stanowisko, że korespondencja emailowa stanowi umowę w rozumieniu prawa zobowiązań. Orzeczenia te rozciągają się na dokumenty utworzone lub przechowywane na platformach, takich jak DocuSign. Proces, w którym platforma odbiera, przechowuje, a następnie odtwarza dane reprezentujące dokument i podpisy oraz wyświetla je na ekranie lub jako wydruk, jest uważany za ważną prawnie i egzekwowalną umowę.

Podejście australijskiego porządku prawnego znacznie różni się w tej kwestii od polskich rozwiązań i jest zdecydowanie bardziej liberalne. W australijskim orzecznictwie „pismo” może istnieć w postaci niematerialnej i można je „podpisać”, wprowadzając odpowiednie dane identyfikacyjne do komputera bez konieczności certyfikacji podpisu, jak w przypadku podpisu kwalifikowanego w Polsce. W Australii nie rozróżniamy rodzajów podpisów, a tym samym nie wymagamy zachowania szczególnie rygorystycznych form korespondencji między stronami. Podpis po prostu musi być uprawdopodobniony.

Nie spotkałam się jeszcze z orzeczeniem sądu w Australii, Nowej Zelandii czy Anglii, który stwierdzałby inaczej. W przypadku braku konkretnych wyłączeń w poszczególnych przepisach dokumenty sporządzane za pośrednictwem platform są prawnie wiążące. Podpisy złożone w ten sposób wypełniają trzy podstawowe składowe kontraktu: ofertę, akceptację i określenie warunków finansowych. Stanowią trwały zapis akceptacji, minimalizując, w opinii sądu, możliwość fałszerstwa. Orzecznictwo Sądu Najwyższego Australii przyznaje, że podpis elektroniczny nie wyklucza oszustwa i fałszerstwa, ale jednocześnie zaznacza, że to samo dotyczy podpisu tradycyjnego, tzw. mokrego.

W jaki sposób należy zawierać międzynarodowe kontrakty online?

Iwona Pruszyńska: Bez względu na reguły wypracowane przez prawo precedensowe, zgodnie z australijskim prawem federalnym, a także prawem międzynarodowym podpisy elektroniczne są ważnym sposobem zawierania umów. Podpisy cyfrowe nie są wymagane dla jej skuteczności. Polski przedsiębiorca w negocjacjach ze swoim międzynarodowym kontrahentem może się zdziwić, jeśli druga strona będzie nalegać na odformalizowanie egzekucji dokumentów. Proszę się nie obawiać. Kontrakt jest ważny i wymagalny. Oczywiście pod warunkiem że strony umowy zgodnie zdecydują, że prawem właściwym w przypadku sporu wynikłego na tle umowy jest Australia lub jakikolwiek inny kraj, sygnatariusz wspomnianej przeze mnie konwencji.

Przepisy międzynarodowe nakładają minimalny zestaw wymogów i tym samym sankcjonują możliwość egzekwowania podpisu elektronicznego na terenie całej Australii. Zgodnie z nimi nie ma różnicy między dokumentem opatrzonym podpisem odręcznym a podpisem elektronicznym. Wszystkie platformy do transakcji elektronicznych, które są zarejestrowane na terenie Australii, w tym DocuSign, działają na podstawie i w zgodzie z obowiązującym ustawodawstwem.

Jakich trudność można się spodziewać przy zawieraniu międzynarodowych umów handlowych online?

Iwona Pruszyńska: Na pierwszym miejscu wymieniłabym tożsamość sygnatariuszy umowy. Problem z ustaleniem tożsamości składającego podpis elektroniczny powstaje najczęściej, gdy podpis nie jest poświadczony przez inną osobę, czyli świadka (w praktyce obrotu gospodarczego w Australii umowy handlowe podpisuje się w obecności świadków, którzy swoim podpisem poświadczają tożsamość sygnatariusza – przyp. red.). Istnieje również ryzyko, jak w każdej tradycyjnej transakcji, że treść dokumentu może ulec zmianie po podpisaniu.

Do weryfikacji podpisu elektronicznego zastosowanie mają te same przepisy co w przypadku podpisu odręcznego. Dlatego ważne jest, żeby każdy sygnatariusz zapewnił maksymalne bezpieczeństwo swoich danych uwierzytelniających, których używa do elektronicznego podpisywania dokumentów. Jeśli sygnatariusz korzysta z podstawowego narzędzia eSignature, powinien mieć bezpieczne hasło, aby nikt nie mógł używać jego konta w jego imieniu.

Trudności z podpisami elektronicznymi pojawiają się, gdy wymagany jest dowód potwierdzający tożsamość podpisującego i zamiar związania się treścią umowy. Narzędzia podpisu cyfrowego, które obejmują zaakceptowane technicznie metody weryfikacji tożsamości i uwierzytelniania, mogą zmniejszyć to ryzyko. Jednak nadal jest to najbardziej newralgiczna kwestia przy zawieraniu umów drogą elektroniczną i wymaga szczególnej dbałości.

Drugim w kolejności najczęściej spotykanym problemem jest uznanie umowy przez podmioty trzecie. Chociaż Konwencja ONZ o łączności elektronicznej (United Nations Convention on the Use of Electronic Communications in International Contracts (2005) GA res 60/21 – przyp. red.), której stroną jest Australia, stanowi, że podpisy elektroniczne należy traktować w taki sam sposób jak podpisy odręczne, nie wszystkie kraje ją ratyfikowały, w związku z czym niektóre strony transakcji międzynarodowych mogą nadal wymagać podpisów odręcznych, zanim uznają, że transakcja jest ważna.

Mimo że w Australii nie ma faktycznego rozróżnienia prawnego między tzw. podpisem „mokrym tuszem” a podpisami elektronicznymi i istnieje silny autorytet, który popiera ważność podpisów elektronicznych, w większości przypadków aby uniknąć nieporozumień, pomocne może być ustalenie na początku negocjacji, w jaki sposób strony zamierzają sfinalizować umowę i być nią związane. Należy pamiętać, że ustawy w Australii mają charakter raczej ramowy niż nakazowy, więc nie zastępują prawa zwyczajowego, chyba że strony postanowią inaczej. Warto zatem zamieścić w umowie klauzulę, że strony stosują do niej ustawę o transakcjach elektronicznych, aby dać ustawie umowną walidację i zwiększyć pewność transakcji.

Rekomendowane jest również, aby prawnicy obydwu stron porozumieli się na wczesnym etapie procesu i uzgodnili podejście do dopuszczalności podpisów elektronicznych w przypadku konkretnej umowy, uwzględniając wymagania innych zainteresowanych osób trzecich, chociażby banków, które mogą wymagać opinii o należytej egzekucji oraz organów regulacyjnych lub innych organów administracji państwowej, które będą właściwe do rejestracji lub przetwarzania niektórych dokumentów i danych.

Rozmawiał Mariusz Gryżewski