System kontroli dostępu – koszt czy inwestycja w bezpieczeństwo firmy?

Wiele firm postrzega zakup systemu kontroli dostępu jako kolejny wydatek związany z bezpieczeństwem. Warto jednak spojrzeć na niego szerzej i zastanowić się, jakie korzyści przynosi w codziennym funkcjonowaniu organizacji oraz w dłuższej perspektywie.

Dlaczego firmy decydują się na system kontroli dostępu?

Tradycyjny klucz zabezpiecza drzwi, ale nie wskazuje, kto i kiedy z niego skorzystał. Po zgubieniu trudno natychmiast wyłączyć jego działanie. Jeżeli istnieje ryzyko wykorzystania przez osobę nieuprawnioną, konieczna może być wymiana wkładki oraz przekazanie nowych kompletów pracownikom.

W systemie elektronicznym zgubioną kartę można zablokować w oprogramowaniu. Pozostałe osoby nadal korzystają ze swoich uprawnień, a administrator nie musi wymieniać zabezpieczenia drzwi. Nowy nośnik otrzymuje przypisanie do właściwych stref i godzin.

System rozwiązuje również inne problemy organizacyjne:

ogranicza wejście do serwerowni, magazynów, laboratoriów i pomieszczeń technicznych,
rozdziela uprawnienia pracowników, serwisantów, gości oraz podwykonawców,
zapisuje udane i odrzucone próby wejścia,
umożliwia przyznanie dostępu na określony termin,
pozwala szybko odebrać uprawnienia po zakończeniu zatrudnienia,
ułatwia sprawdzenie historii zdarzeń po incydencie.

Wartość wdrożenia zależy zatem od problemu, który firma zamierza rozwiązać. Inne wymagania ma niewielkie biuro z jednym wejściem, a inne zakład produkcyjny z magazynem, częścią techniczną, parkingiem i kilkoma poziomami uprawnień.

Cena systemu kontroli dostępu – od czego zależy?

Największy wpływ na wycenę systemu kontroli dostępu mają:

liczba drzwi, bram, furtek i szlabanów,
rodzaj czytników oraz zamków,
liczba kart, breloków lub dostępów mobilnych,
liczba lokalizacji objętych jednym systemem,
zakres prac instalacyjnych,
wybrane integracje,
sposób utrzymania oprogramowania,
serwis i późniejsza rozbudowa.

Zabezpieczenie zwykłych drzwi biurowych wymaga innych urządzeń niż obsługa bramy wjazdowej, śluzy osobowej lub przejścia na hali produkcyjnej. W jednym miejscu wystarczy czytnik i elektrozaczep, w innym potrzebne będą czujniki otwarcia, przyciski wyjścia, awaryjne odblokowanie albo dodatkowe potwierdzenie kodem PIN.

Znaczenie ma również infrastruktura dostępna w budynku – istniejące okablowanie i sieć mogą ograniczyć zakres robót. W starszym obiekcie konieczne bywają natomiast prace związane z drzwiami, zasilaniem oraz doprowadzeniem przewodów.

Jakie koszty może ograniczyć system?

Oszczędności wynikające z wdrożenia systemu kontroli dostępu dotyczą przede wszystkim obsługi wejść, zarządzania uprawnieniami oraz reakcji na zgubienie klucza lub karty. W przypadku tradycyjnych zamków firma ponosi koszty dorabiania, opisywania, wydawania, odbierania i przechowywania kluczy. Utrata jednego z nich może oznaczać wymianę wkładki oraz przygotowanie nowych egzemplarzy dla wszystkich uprawnionych osób.

Mniej czasu zajmuje także codzienna obsługa wejść. Pracownik nie musi czekać na osobę posiadającą klucz, pobierać go z recepcji ani każdorazowo prosić o otwarcie pomieszczenia. Przy dużej liczbie użytkowników oraz wielu zabezpieczonych strefach takie drobne opóźnienia mogą generować zauważalne koszty organizacyjne.

System kontroli dostępu, jak rozwiązanie od Unicard Systems, może ograniczyć również wydatki związane z:

przygotowywaniem i obsługą przepustek dla gości,
ręcznym prowadzeniem ewidencji wejść,
wydawaniem kluczy ekipom zewnętrznym,
zmianą zabezpieczeń po odejściu pracownika,
osobnym zarządzaniem dostępem w kilku lokalizacjach,
długim ustalaniem przebiegu zdarzeń.

Ostatni punkt łączy oszczędności operacyjne z bezpieczeństwem. Brak wiarygodnego rejestru wejść wydłuża analizę incydentu i wymaga większego zaangażowania pracowników. System zapisuje dane automatycznie, dlatego administrator może szybciej ustalić, kto próbował wejść do danej strefy i jaki był wynik tej próby.

Jak system ogranicza skutki incydentów?

Nie każdemu incydentowi można zapobiec, jednak szybka reakcja ogranicza jego zasięg. System zapisuje datę, godzinę, miejsce, użytkownika oraz wynik każdej próby wejścia. Na tej podstawie administrator może odtworzyć kolejność zdarzeń, wskazać użyty identyfikator i sprawdzić, czy dostęp został przyznany.

Skutki incydentu nie kończą się jednak na wartości skradzionego sprzętu. Firma może ponieść koszty przestoju, inwentaryzacji, pracy zespołu wyjaśniającego, zaangażowania ochrony, kadr oraz działu IT. Do tego dochodzą opóźnienia w realizacji zleceń i czas potrzebny na przywrócenie normalnego działania obiektu. W magazynach, serwerowniach, laboratoriach i pomieszczeniach technicznych konsekwencje mogą objąć również utratę danych, uszkodzenie urządzeń albo przerwanie procesu produkcyjnego.

System kontroli dostępu nie eliminuje wszystkich zagrożeń, ale:

skraca czas reakcji,
zawęża krąg osób posiadających uprawnienia,
dostarcza danych potrzebnych do wyjaśnienia zdarzenia.

Z perspektywy firmy oznacza to mniej pracy administracyjnej oraz niższe koszty usuwania skutków incydentów.

Jak ocenić opłacalność systemu kontroli dostępu?

Przed wdrożeniem warto zebrać dane z okresu co najmniej kilku miesięcy. Analiza powinna obejmować koszty widoczne na fakturach oraz czas pracy osób uczestniczących w obsłudze.

Należy sprawdzić:

koszt ochrony fizycznej i recepcji,
liczbę wydawanych przepustek,
liczbę zgubionych kart i kluczy,
koszty wymiany wkładek oraz zamków,
czas potrzebny na wydawanie uprawnień,
liczbę interwencji związanych z dostępem,
czas analizy incydentów,
straty powstałe po naruszeniach bezpieczeństwa.

Koszt pracy można policzyć według prostego wzoru:

liczba operacji × średni czas obsługi × koszt godziny pracy

Jeżeli firma wykonuje 100 operacji związanych z dostępem miesięcznie, a każda trwa średnio 15 minut, obsługa zajmuje 25 godzin. Przy koszcie godziny pracy wynoszącym 60 zł miesięczny wydatek wynosi 1500 zł, a roczny 18 000 zł. Do tej kwoty należy dodać materiały, serwis zamków i pracę pozostałych osób uczestniczących w procesie.

Koszt dostępu nie ogranicza się jednak tylko do wynagrodzenia administratora lub ochrony. Pracownik oczekujący na otwarcie pomieszczenia również generuje wydatek.

Typowe sytuacje obejmują:

oczekiwanie na osobę posiadającą klucz,
kontakt z przełożonym w celu uzyskania zgody,
powrót po pozostawioną kartę,
zgłoszenie zagubionego nośnika,
wizytę w recepcji w celu odebrania przepustki,
oczekiwanie na dostęp serwisanta.

Pojedyncze zdarzenie trwa kilka minut, lecz duża liczba pracowników zmienia skalę problemu. Jeżeli 200 osób traci średnio pięć minut miesięcznie na sprawy związane z dostępem, firma traci ponad 16 godzin pracy. Przy piętnastu minutach strata przekracza 50 godzin miesięcznie. System nie usunie wszystkich takich sytuacji, ale może ograniczyć ich liczbę.

Koszt czy inwestycja? Podsumowanie

System kontroli dostępu jest wydatkiem, którego wysokość można wskazać w ofercie. Jego wartość biznesową pokazują jednak dopiero koszty ponoszone bez takiego rozwiązania: obsługa kluczy, praca recepcji, czas pracowników, nieaktualne uprawnienia oraz skutki nieuprawnionych wejść.

Decyzja powinna opierać się na danych z konkretnej firmy. Trzeba policzyć obecne wydatki, wskazać procesy możliwe do usprawnienia i zestawić je z kosztem wdrożenia oraz utrzymania. Jeżeli system ogranicza ryzyko, skraca administrację i rozwija się razem z organizacją, należy traktować go jako inwestycję w bezpieczeństwo i sprawniejsze działanie firmy.