Jak zaoszczędzić na artykułach biurowych: praktyczne rady dla małych i średnich przedsiębiorstw

Każda firma potrzebuje artykułów biurowych, takich jak papier, długopisy, segregatory, zeszyty itp. Są one niezbędne do jej funkcjonowania, ale też szybko się zużywają. A ciągłe zakupy artykułów biurowych mogą generować duże koszty, czego każdy chce uniknąć. W związku z tym, warto stosować się do kilku praktycznych wskazówek, by zaoszczędzić czas i pieniądze przy zaopatrywaniu małych i średnich przedsiębiorstw w akcesoria biurowe.

Co wchodzi w skład artykułów biurowych?

Artykuły biurowe to różnorodne produkty, których używa się do pracy biurowej. Obejmują one nie tylko artykuły piśmiennicze takie jak długopisy, pióra, ołówki, różnego typu markery, zakreślacze czy inne pisaki, a także korektory czy gumki, ale też artykuły papiernicze – zeszyty, notatniki, notesy. koperty, karteczki samoprzylepne, etykiety, wizytówki, czy niezastąpiony papier do drukarki. W każdym biurze znajdują zastosowanie również takie przybory, jak np. zszywacze, dziurkacze, dyspensery do taśm, klipsy, spinacze czy nożyczki, klej, taśmy klejące. Asortyment biurowy obejmuje też artykuły pomocne w organizacji i przechowywaniu dokumentów biurowych – np. segregatory, teczki na dokumenty, koszulki groszkowe i krystaliczne, albumy ofertowe, skoroszyty, foldery czy pudła archiwizacyjne.

Inne przedmioty biurowe to m.in. akcesoria komputerowe (np. drukarki, monitory, myszy czy klawiatury). Ważną częścią artykułów biurowych są również materiały eksploatacyjne, takie jak tonery i kolorowe kasety do drukarek. Wiele firm potrzebuje druków ułatwiających prowadzenie dokumentacji biurowej zgodnie z literą prawa. Są to różnego typu druki akcydensowe (https://www.ofix.pl/kategoria/druki-akcydensowe-172) – np. druki kadrowe, księgowe, magazynowe, medyczne, pocztowe oraz spedycyjne o różnej gramaturze, z papierem offsetowym bądź samokopiującym, w formie pojedynczych stron lub bloczków karteczek.

Wszystkie wymieniane powyżej artykuły biurowe są ogromnie istotne dla ich prawidłowego funkcjonowania. Niemniej jednak warto się zastanowić jak zminimalizować koszty utrzymania firmy poprzez odpowiedni dobór owych materiałów.

Lepsze znaczy trwalsze – czy konieczne trzeba ciąć ceny?

Często myślimy o tym, że kupując najtańsze artykuły oszczędzamy pieniądze, ale w rzeczywistości oszczędności te są krótkotrwałe. W dłuższym okresie czasu dobrej jakości i też nieco droższe artykuły biurowe są zwykle tańsze w utrzymaniu, ponieważ dłużej z nich korzystamy i są mniej podatne na uszkodzenia. Zamiast kupować tańsze zamienniki i kiepskiej jakości akcesoriów, które mogą szybko się zużyć, lepiej nabywać sprawdzone, wysokiej jakości artykuły, ponieważ pozwolą zaoszczędzić na kosztach wymiany.

Poza tym, przy wyborze produktów biurowych warto mieć świadomość tego, co jest najlepszym rozwiązaniem dla firmy by móc dokonywać rozsądnych wyborów. Dla przykładu wybierać długopisy z wymiennym wkładem, urządzenia z gwarancją producenta. Ważne jest, by przemyśleć cel, do jakiego będą służyć nam te produkty, jeżeli koszulki na dokumenty będą tylko do archiwizacji to wybierz najtańsze, ale jeśli będą do prezentacji, gdzie sporo osób będzie z nich korzystać – wybierz droższe i porządniejsze.

Cyfryzacja i digitalizacja – czy da się zastąpić wszystkie artykuły biurowe?

W dzisiejszych czasach, w większości firm wiele czynności wykonywanych przez pracowników odbywa się za pomocą komputera. Dlatego właśnie, wiele przedmiotów, takich jak długopisy, segregatory, zeszyty itp. są zastępowane przez przestrzeń wirtualną. Takie rozwiązania są nie tylko wygodne, ale też zgodne z szeroko pojętą ekologią. Archiwizowanie dokumentów na cyfrowych nośnikach danych przyczynia się do mniejszego wykorzystywania papieru z korzyścią dla środowiska naturalnego.

Warto korzystać z nowych technologii, takich jak cyfryzacja i digitalizacja, ponieważ mogą one pomóc małym i średnim przedsiębiorstwom w zmniejszeniu kosztów artykułów biurowych i zaoszczędzić cenny czas. Zakup, instalacja i użytkowanie nowych narzędzi może zoptymalizować procesy biznesowe i pomóc firmie w oszczędności papieru – co już jest powszechnym trendem.

Jak przechowywać artykuły biurowe, by rzadziej się niszczyły?

Odpowiednia organizacja przestrzeni biurowej jest niezwykle istotna nie tylko ze względu na komfort i efektywność pracy każdego pracownika. Pozwala ona również zwiększyć żywotność wyposażenia firmy, w tym artykułów. Warto zainwestować w akcesoria i opakowania zaprojektowane z myślą o bezpiecznym przechowywaniu najważniejszych dokumentów czy też drobnych materiałów biurowych. Koszt inwestycji powinien zostać zrekompensowany w dłuższej perspektywie, ponieważ umożliwi uniknięcie kosztów naprawy lub wymiany uszkodzonych produktów. Ponadto, ważne jest, aby zarządzać i kontrolować wykorzystanie artykułów biurowych oraz wiedzieć, gdzie są one przechowywane i stale monitorować ich zużycie. Dzięki temu będzie można zmniejszyć ilość zamówień unikając niepotrzebnych zakupów. Przechowując artykuły biurowe w odpowiedni sposób i właściwie nimi gospodarując, przedsiębiorcy będą w stanie zmniejszyć koszty z korzyścią dla swoich firm.

Jeśli chodzi o codzienne artykuły biurowe, takie jak długopisy i ołówki, zszywki warto zagospodarować im miejsce „pod ręką” i przechowywać w pojemnikach, szufladzie czy przyborniku na biurku. Z kolei do przechowywania różnego typu dokumentów można wykorzystać koszulki, teczki, segregatory czy półki oraz posegregować i ustawić tematycznie w celu ich łatwiejszej i szybszej identyfikacji. Gdy mowa o bardziej zaawansowanych sprzętach biurowych, takich jak drukarki, ważne jest, aby przechowywać je w odpowiednio wentylowanym miejscu. Istotne jest również, aby sprzęt był chroniony przed kurzem i wilgocią, a do tego należy go regularnie czyścić i wymieniać materiały eksploatacyjne.

Krótko mówiąc, małe i średnie firmy mogą zaoszczędzić na artykułach biurowych dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii oraz odpowiedniemu zarządzaniu takimi produktami. Poprzez dobre planowanie i odpowiednie gospodarowanie ich wykorzystaniem, firmy mogą osiągnąć oszczędności, znacznie zmniejszając wydatki na ten cel bez rezygnacji z jakości czy komfortu pracy. Świetnym rozwiązaniem jest regularna inwentaryzacja produktów, dzięki temu dokonuje się zakupów artykułów zgodnie z aktualnym zapotrzebowaniem. Pomocne może być też wdrożenie ewidencji wydawanego asortymentu biurowego.

Jednakże, aby zoptymalizować wykorzystanie artykułów biurowych i osiągnąć realne oszczędności, ważne jest, aby przedsiębiorcy dokładnie zbadali wszystkie dostępne opcje i uważnie obserwowali nowe trendy. Dzięki temu małe i średnie firmy będą w stanie skutecznie obniżyć koszty związane z artykułami biurowymi. Szczególnie warto sprawdzać ceny hurtowe, jeśli potrzebujesz większą ilość określonego typu produktu. Dowiedzieć się jakie materiały biurowe można zakupić z rabatem, korzystając z bieżących promocji.

Ostatecznie, poprzez odpowiednie wykorzystanie narzędzi cyfrowych, zapewnienie trwałości artykułów biurowych oraz uzyskanie konkurencyjnych cen od dostawców, można osiągnąć realne oszczędności na artykułach biurowych dla małych i średnich przedsiębiorstw. W ofix.pl znajdziesz szeroki wybór artykułów biurowych niezbędnych do codziennym funkcjonowaniu firm o różnej specyfice. Tutaj możesz liczyć na profesjonalną obsługę, szybkie i wygodne zakupu z dostawą 24h.