Jak pozbyć się zalaminowanych dokumentów zgodnie z RODO?

Bezpieczeństwo Firma Gospodarka Prawo Publikacje Warto wiedzieć

W 2018 roku we wszystkich krajach członkowskich Unii Europejskiej pojawiło RODO – jest to rozporządzenie ściśle określające jak należy chronić i obchodzić się z przetwarzanymi danymi osobistymi. Wraz z tym rozporządzeniem modyfikacji uległy przepisy w zakresie skutecznego niszczenia dokumentów. Taka zmiana niewątpliwie wpłynęła na przedsiębiorców i właścicieli firm. Jak w takim razie niszczyć dokumenty zgodnie z przepisami?

Jak niszczyć dokumenty zawierające dane osobowe?

Zgodnie z założeniem RODO zniszczenie danych powinno nastąpić poprzez unicestwienie nośnika, czy też dokumentu, na którym przedmiotowe dane się znajdują. Należy to zrobić tak, aby był to proces nieodwracalny oraz uniemożliwiający przy tym ich ponowne odtworzenie.

Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do niszczenia dokumentów i nie ma tutaj mowy o zwykłym wyrzuceniu dokumentu do śmieci. Jest to absolutnie niedozwolone. W pierwszej kolejności samodzielne unicestwienie danych można zrobić za pomocą profesjonalnego sprzętu, świetnym przykładem będzie niszczarka. Jest to sprzęt o bardzo dużej mocy przerobowej. A co najważniejsze niszczarka w biurze zapewni nam w pełni kontrolę nad procesem niszczenia. Taki sprzęt idealnie sprawdzi się w firmach, które składują ogromną ilość danych w formie papierowej. Warto zaznaczyć, że niektóre przedsiębiorstwa decydują się na zatrudnienie wyspecjalizowanej firmy, która za nich zniszczy zebrane dane. Robiąc to sami możemy sporo zaoszczędzić.

Czym jest laminowanie dokumentów i do czego służy?

Laminowanie dokumentów to nic innego jak proces zabezpieczenia kartek przed czynnikami zewnętrznymi, takimi jak: zabrudzenia, woda czy promieniowanie UV. W ten sposób możemy również zabezpieczyć papier przed środkami chemicznymi. Skutkiem takiego procesu jest to, że dokument zyskuje na elastyczności oraz jest odporny na zagniecenia i rozdarcia. Dzięki laminowaniu można zabezpieczyć właściwie każdy dokument, np.:

certyfikaty oraz dyplomy,
dokumenty urzędowe, sądowe,
akty urodzenia,
wizytówki,
zdjęcia oraz plakaty,
reklamy marketingowe,
legitymacje, identyfikatory,
wszelkie instrukcje, karty czy menu,
ważne skany, np. paszportu.

Laminowanie pełni funkcję ochronną, co sprawia, że dokument nie może ulec zniszczeniu. Przy okazji sprawia, że wygląda on na bardziej profesjonalny i świetnie sprawdzi się w oficjalnych sytuacjach. Do sprzętu, który zapewni taką ochronę należy laminator na format A4. Najnowocześniejsze laminatory służą do laminowania materiałów drukowanych lub również kart plastikowych.

Jak się pozbyć zalaminowanych dokumentów zgodnie z RODO?

Kluczowy jest dobór odpowiedniego sprzętu – nie ma możliwości ręcznego zniszczenia dokumentów. Zapis taki bez problemu można by odczytać, zebrać czy skleić, a to jest niezgodne z przepisami. Dlatego właśnie tak ważne jest, aby mieć dobrą niszczarkę, która będzie spełniać wszystkie warunki RODO. Wybierając niszczarkę należy zwrócić uwagę nie tylko na jej wydajność, ale również na normę DIN – jest to niemiecki standard. Określa on sposób niszczenia różnych rodzajów dokumentów, tak, aby jak najlepiej je zniszczyć. Obecne niszczarki są w stanie bez problemu rozdrobnić zalaminowany papier, tnąc na paski, ścinki lub mikrościnki, a przy tym spełniają wszelkie unijne normy.