eTeczki pracownicze
Przenieś Akta pracownicze do eTeczki. 1 stycznia 2019 r. w życie wchodzą zmiany w Kodeksie Pracy. Pracodawca będzie mógł od tego dnia prowadzić teczki pracownicze wyłącznie w formie elektronicznej.
By jednak móc skorzystać z takiego rozwiązania, konieczne jest dysponowanie sprawdzonym i przede wszystkim bezpiecznym systemem.
Zaprzestanie prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie papierowej w założeniu wydaje się naturalnym kierunkiem, w którym powinny podążać firmy. Jednak przy podejmowaniu decyzji w tym zakresie konieczne jest wybranie i wdrożenie takiego systemu, który będzie spełniał wszystkie wymogi względem polskiego prawa, ale także indywidualnych oczekiwań i preferencji pracodawcy i działu HR.
Z pewnością początkowy proces przenoszenia archiwum będzie wymagał pewnych nakładów pracy. Jednak wysiłek ten jest wart podjęcia. W dobie cyfryzacji każde przedsiębiorstwo powinno dążyć do przeniesienia całej dokumentacji w strefę wirtualną. Takie rozwiązanie zapewnia szereg dogodności w zakresie zarządzania danymi.
„Od lat oferujemy naszym Klientom systemy zapewniające sprawny obieg dokumentów. Usługa e-teczki pracownicze to naturalny kierunek, w którym powinno się rozwijać każde przedsiębiorstwo. Szczególnie zyskają te firmy, które dysponują rozbudowaną kadrą pracowniczą i funkcjonują w kilku lokalizacjach/oddziałach. W wersji elektronicznej wszystkie procesy związane z wprowadzaniem danych, szukaniem ich, czy archiwizacją są maksymalnie skrócone i gwarantują jednocześnie najwyższą jakość i spójność danych.” – ocenia Marcin Wojtoń, Dyrektor Handlowy, Ideo Sp. z o.o.
Zmianie w prawie ulegnie również okres dotyczący obowiązku przechowywania dokumentów pracowników. Dla zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. będzie to już nie 50, a 10 lat. W stosunku do pozostałych pracowników konieczne będzie złożenie w ZUS raportu informacyjnego. W przypadku korzystania z systemu informatycznego konieczność długiego przechowywania dokumentów nie stanowi problemu. Wszystkie informacje pozostaną w niezmienionej formie, od momentu ich wprowadzenia, po datę zakończenia obowiązku archiwizacji.
„Optymalizacja pracy działu HR przy wykorzystaniu systemu informatycznego jest pozytywną zmianą, niezależnie od wielkości firmy. Skrócenie czasu przetwarzania dokumentów, obniżone koszty przechowywania czy po prostu szybszy i łatwiejszy dostęp do informacji. To tylko niektóre obszary, których zmiana wpływa na jakość i wydajność pracy działu kadr.” – podsumowuje Joanna Nowicka-Bereś, kierownik ds. Kadr i Administracji, Ideo Sp. z o.o.
W kontekście zmiany sposobu przechowywania dokumentów z papierowych na elektroniczne, nie można nie wspomnieć o bezpieczeństwie danych. To jedna z najczęściej podnoszonych kwestii, które budzą u przedsiębiorców wątpliwości. Nic dziwnego – systemy przechowujące dane wrażliwe muszą cechować się najwyższym stopniem zabezpieczenia. Dlatego przed podjęciem decyzji dotyczącej wdrożenia e-teczek pracowniczych, warto upewnić się, że wybrana oferta spełnia wszystkie standardy w tym zakresie.
„Przechowywanie danych dotyczących pracowników jest niemal równoznaczne z bezpieczeństwem informacyjnym firmy. Dlatego nasze produkty cechują się rozwiązaniami, które chronią wszystkie dokumenty, nie tylko przed atakami zewnętrznymi, ale również wewnętrznym dostępem w niepowołane ręce. Wszelkie zmiany w archiwum są rejestrowane przez system, który wskazuje również osobę, przez którą zostały dokonane. Takie rozwiązanie niweluje ryzyko wystąpienia błędu w dokumentacji i w przypadku jego wystąpienia – szybszą lokalizację przyczyn. Oferowane przez Ideo rozwiązania pozwalają na dostosowanie dostępnych funkcji do indywidualnych potrzeb i preferencji Klienta.” – dodaje Wojtoń.
Dodaj komentarz