Mutitasking to mit. Jak właściwie zarządzać czasem?

Firma Jakość Praca Społeczeństwo Warto wiedzieć Zarządzanie

Nasz mózg nie lubi multitaskingu. Popularne przez pewien czas robienie wielu rzeczy na raz, promowane jako klucz do produktywności, okazuje się zgubne, jeśli chodzi o zarządzanie czasem. Jakie są zatem najczęstsze błędy i jak się ich wystrzegać, aby jak najlepiej wykorzystać nasz dzień?

wielozadaniowość

Mózg nie został stworzony do tzw. multitaskingu. Twoja produktywność może spaść nawet o 40 proc. tylko dlatego, że próbujesz robić wszystko naraz. Badania Rubinsteina[1] pokazują, że kiedy skaczesz pomiędzy zadaniami, robisz wszystko wolniej i paradoksalnie z większą ilością błędów, a na dłuższą metę po prostu szybciej się wypalasz.

Przerwy zamiast multitaskingu

− Multitasking to mit. Wspomniany Rubinstein i jego zespół udowodnili, że kiedy skaczesz pomiędzy zadaniami, twoja wydajność spada nawet o 40 proc. Brak przerw w pracy to prosta droga do przeciążenia – mówi Jakub B. Bączek*.

Techniki zarządzania czasem, takie jak pomodoro czy timblocking, są skuteczne, gdyż wymuszają na nas pauzy mające na celu odpoczynek. Wiemy, kiedy mamy wykonywać dane zadanie, a kiedy przestać. − Warto także pamiętać o cyklach dnia, o cyklach swojej energii. Badania z Teksasu, A&M Uniersity[2], pokazują, że większość ludzi traci wydajność pod koniec dnia i pod koniec tygodnia, szczególnie w piątki. Warto więc w tym przypadku połknąć tę żabę, czyli najważniejsze zadania wykonać w pierwszej kolejności. Najlepiej rano lub w poniedziałek, wtorek, nawet gdy ich nie lubimy – tłumaczy Jakub B. Bączek.

Robisz wiele rzeczy naraz, nie ustawiasz priorytetów? To dotyczy wielu osób. Zamiast skupić się na najważniejszych zadaniach, jednocześnie odpowiadamy na maile, rozmawiamy przez telefon, za chwilę mamy spotkanie, do którego nie jesteśmy przygotowani, więc staramy się coś na to poradzić. To prowadzi do frustracji, rozproszenia i oczywiście do tego, że nic nie jest zrobione do końca i porządnie.

− Profesor Daniel Kahneman, jeden z moich ulubionych autorów, noblista z 2002 r., mówił, że jeśli robimy coś tzw. systemem pierwszym, czyli rzeczy nawykowe, przykładowo wiążemy buty, zakładamy dziecku czapkę, wołamy psa, byśmy mogli wyjść na spacer, czyli rzeczy proste, dające się połączyć, takie o których nie musimy zbytnio myśleć, to oczywiście można je łączyć. Możemy biegać i słuchać podcastu. Jednak, jeśli chcemy zrobić coś systemem drugim, czyli ścieżką myślenia wolnego, bardziej ambitnie, refleksyjnie, strategicznie, to tutaj już multitaskingu nie polecam. Nie tworzymy ważnego raportu, bilansu, jednocześnie rozmawiając z prawnikiem i wołając pracownika do pokoju na rozmowę – wyjaśnia Jakub B. Bączek. − Dzielmy swój plan dnia, wypisując rzeczy ważne i pilne, ale też ważne i niewymagające szybkiego działania oraz te nieważne − tzw. macierz Eisenhauera. To pomoże nam w priorytezacji – zaleca.

Twoja doba ma tylko 24 godziny. Zaplanuj ten czas właściwie

Druga kwestia, która bardzo przeszkadza w odpowiednim zarządzaniu czasem, to planowanie dnia, jakby miał mieć 28 godzin, a nie 24. Chodzi o nadmierne wypełnienie kalendarza.

− Doba ma 24 godziny, kropka. Tyle samo ma dla Richarda Bransona, który podobno posiada 400 firm. Tyle samo mam ja i tyle samo ma każdy z nas, niezależnie czy jest królem Anglii, czy Markiem Zuckerbergiem. Warto więc mieć do siebie trochę sympatii i empatii − nie planować zbyt dużo, bo wtedy nasza efektywność bardzo spada. Jeśli masz 3 spotkania z klientami albo 3 wystąpienia publiczne czy 3 rozmowy negocjacyjne, to raczej w większości przypadków nie należy dopisywać kolejnych zadań. Energia nam się skończy, spada skupienie i w rezultacie może zrobimy więcej, ale byle jak. A nie chodzi przecież o to, aby tylko odhaczyć rzeczy w kalendarzu – mówi Jakub B. Bączek.

Jak zjeść słonia? Po kawałku!

Trzecie wyzwanie to prokrastynacja, czyli słynne „zrobię to później”. Doskonałą metodą, aby nie odkładać czegoś na bliżej nieokreśloną przyszłość, zwłaszcza gdy to duże zadanie, jest dzielenie go na części. − Jak zjeść słonia? Oczywiście po kawałku. To zabawne powiedzenie idealnie ilustruje technikę zarządzania czasem. Polega ona na tym, aby czasochłonne projekty dobrze rozplanować. Jeśli mamy np. napisać książkę, to faktycznie jest dość przerażające dla naszego układu nerwowego. Jednak gdy podzielimy to na napisanie wstępu, poszczególnych rozdziałów i rozpiszemy plan na miesiące – brzmi to o wiele lepiej i jest łatwiejsze do zrealizowania. Dzielenie dużych projektów na kawałki jest jednym ze sposobów na prokrastynację – przekonuje Bączek.

− Także technika pomodoro, czyli nastawienie budzika na 60 minut efektywnej pracy, a następnie odpoczynek, jest dobrym sposobem. Nagradzajmy się przerwą i w tym czasie wypijmy np. pyszną kawę. Nasz mózg będzie wówczas wiedział, co i kiedy robić i co na niego czeka po wykonanym zadaniu – podpowiada ekspert.

Pracuj nad asertywnością

Czwartym często występującym problemem jest brak asertywności. Ktoś nas o coś prosi i natychmiast dostaje pomoc, uwagę i wpis do kalendarza. To sprawia, że spadają na nas problemy innych osób i wypełniają naszą przestrzeń. Nie oznacza to, że nie powinniśmy poświęcać czasu innym. Jednak robienie tego własnym kosztem jest szkodliwe. Co będzie rozwiązaniem tej kwestii?

− Oczywiście antonimem braku asertywności będzie asertywność, czyli sztuka mówienia „nie”, ale też czasami sztuka mówienia „tak” sobie samemu. Zastanówmy się, czy nie za wiele bierzemy na swoje barki. Zauważam, że najmłodsze pokolenia Polaków z asertywnością mają już coraz mniej problemu, niekiedy wręcz zarzuca im się roszczeniowość. Pokolenie Y czy Millenialsów wciąż jednak nie zawsze potrafi wyraźnie powiedzieć „nie”. Chcemy przecież być lubiani, chcemy pomagać i to jest całkowicie zrozumiałe. Ale gdy w tym procesie zapominamy o sobie i nie mamy czasu na swoje sprawy, czujemy się obarczeni zadaniami i emocjami innych, warto powiedzieć stop. Jeśli skupimy się na tym, żeby realizować priorytety innych ludzi, wówczas nasze pozostaną zaniedbane – mówi Jakub B. Bączek.

Delegowanie kluczem do sukcesu

Dla przedsiębiorców, a także menedżerów, czy mam, które mają na głowie milion spraw, istotne jest delegowanie. Bez tego bardzo trudno osiągnąć sukces w jakiejkolwiek dziedzinie. Wyznaczanie osób do realizacji zadań, dawanie im uprawnień, aby nie zwracali się do nas w każdej najmniejszej sprawie, jest kluczowe w zarządzaniu naszym czasem i uwagą.

− W pracy i w domu zawsze czeka na nas mnóstwo rzeczy do zrobienia. Ale czy wszystko musimy wykonywać sami? Odpowiedź brzmi: nie. Jeśli masz pracowników i jako szef pracujesz po 12, 16 godzin dziennie, to być może problem jest właśnie z delegowaniem. Wielu z nas musi się tego nauczyć. Potrzebne jest tu oczywiście zaufanie i wiara, że inni sobie poradzą z wyznaczonymi zadaniami. Nagradzaj za dobrze wykonaną pracę, wymagaj przedstawienia rozwiązań, gdy będzie jakiś problem, ale nie rób wszystkiego samodzielnie. To prosta droga do wypalenia i nerwów – zapewnia Jakub B. Bączek.

W zarządzaniu czasem ważne jest, aby pracować efektywnie, a nie ciągle. Bycie wciąż zajętym nie oznacza sukcesów ani dowiezionych zadań. Chodzi o bycie systematycznym, skupionym na danej czynności. Nie rozdrabniajmy się i szanujmy swój czas.

Jakub B. Bączek − trener mentalny mistrzów świata i olimpijczyków, właściciel kilku firm, autor ponad 20 książek, sprzedawanych dziś w 17 krajach. Wykładowca studiów MBA na Akademii Leona Koźmińskiego, ekspert telewizyjny, mówca inspiracyjny, regularnie zapraszany do czołowych banków i korporacji. Twórca Akademii Trenerów Mentalnych™ i popularnych projektów szkoleniowych w Polsce i za granicą. Prywatnie pasjonat podróży, gry w golfa, buddyzmu i czytania książek.