Jakie wymogi musi spełniać faktura elektroniczna?
Faktury elektroniczne to wygodny i szybki sposób na fakturowanie. Przy ich wystawianiu warto jednak pamiętać o kilku ważnych wymogach.
Zgodnie z obowiązującą Ustawą o VAT faktury elektroniczne to dokumenty elektroniczne posiadające cechy faktury. Mogą być stosowane zamiennie z fakturami papierowymi, ponieważ zawierają te same dane.
Dlaczego warto wybrać e-faktury?
Faktura elektroniczna ma wiele zalet – nie tylko nie wymaga drukowania, ale również jest przyjazna dla środowiska naturalnego. Można przygotować ją łatwo w programach fakturujących, a potem od razu przekazać do odbiorcy przez internet. E-faktury są proste w archiwizacji, na przykład w „chmurze”, czyli na zewnętrznym serwerze. Są też bezpieczniejsze od papierowych dokumentów. To zatem wygodna alternatywa dla zwykłej faktury, która niesie ze sobą oszczędność czasu i pieniędzy.
Za fakturę elektroniczną można uznać fakturę, która wystawiona jest i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Musi ona jednak spełnić szereg dodatkowych wymogów, aby stała się podstawą do rozliczenia podatku VAT. Podstawowe z nich to:
- autentyczność pochodzenia
- integralność treści
- czytelność
To na wystawcy e-faktury spoczywa obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur. Co dokładnie kryje się pod tym terminami?
Autentyczność pochodzenia
Jednym z głównych warunków, jakie musi spełnić faktura elektroniczna, to jej autentyczność pochodzenia. Pod tym właśnie terminem rozumie się pewność co do tożsamości podmiotu świadczącego usługi czy dokonującego dostawy towarów albo wystawiającego fakturę.
Autentyczność pochodzenia ma potwierdzać, że podmiot dokonujący sprzedaży rzeczywiście zrealizował transakcję udokumentowaną na e-fakturze.
Integralność treści
Kolejnym wymogiem, który muszą spełniać faktury elektroniczne, jest integralność ich treści. Oznacza to, że w fakturze nie zmieniono znajdujących się w niej danych.
Czytelność
Trzecim głównym wymogiem stawianym fakturom elektronicznym jest ich czytelność – dokument powinien prezentować dane w sposób jasny i przejrzysty.
Jak zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury?
Autentyczność pochodzenia, integralność treści, a także czytelność faktury elektronicznej można zapewnić z wykorzystaniem dowolnych kontroli biznesowych. Pod tym pojęciem rozumie się procedury umożliwiające weryfikację e-faktury.
Przykładowo, kontrola biznesowa może polegać na stosowaniu dopasowanych do faktur elektronicznych dokumentów uzupełniających, na przykład umów, dokumentów bankowych czy transportowych.
Oprócz tego można również wykorzystać bezpieczny podpis elektroniczny – weryfikowany z wykorzystaniem ważnego certyfikatu kwalifikowanego albo elektroniczną wymianę danych (EDI).
Elektroniczna wymiana danych powoduje, że faktury elektroniczne, a także inne dokumenty w postaci elektronicznej mogą być łatwiej przekazywane między kontrahentami. Systemy tego rodzaju, na przykład system EDI od firmy Edison.pl, znacznie ułatwiają fakturowanie i podnoszą bezpieczeństwo dokumentów elektronicznych.
Dodaj komentarz