Jakość to też już rynek

Zarządzanie jakością za chwilę wchodzi na nowe tory. Przynajmniej na papierze wydają się szersze, przeznaczone do szybszej i – co ważniejsze – efektywniejszej „jazdy”. Mowa o normie ISO 9001:2015. W błędzie jest każdy, kto twierdzi, że zmian żadnych nie będzie, że kolejna norma wypiera jedynie poprzednią, w rzeczywistości nie pozostawiając odczuwalnych modyfikacji. Tutaj można nawet pokusić się o ryzykowną hipotezę, że szykuje się mała rewolucja

Michał Tabaka

Nie powinno nas dziwić, że coraz więcej rozwiązań kopiujemy ze sfer biznesu, słusznie domniemując, że skoro „tam” się sprawdzają, to niby dlaczego nie „tu”. Myślenie trafne chociażby dlatego, że dzisiaj, rozglądając się dookoła, widzimy same „biznesy”. Czyż prowadzenie szkoły to nie biznes z prawdziwego zdarzenia? Mamy przecież przykłady zamykania szkół, których dyrekcja myślała, że rekrutacja odbywa się z automatu bez jakiegokolwiek wysiłku z ich strony. Teraz ucznia trzeba „skusić”, nieraz marketingowo podejść, co z pewnością zrobi konkurencja. A przychodnia lekarska to nie biznes? Targowisko? Sklep z bułkami, który odwiedzamy co rano? Dzisiaj, chcąc utrzymać się w jakiejś branży, nie tylko trzeba być dobrym i solidnym. Niezbędne, by o naszej „wyjątkowości” wiedzieli inni, a nie jedynie nasze odbicie w lustrze. Siłą rzeczy sięgamy więc po instrumenty marketingowe.

ISO 9001:2015
Przejmowanie pewnych zasad stricte z biznesu wydaje się zatem jak najbardziej uzasadnione. I właśnie tak jest z nową normą ISO 9001:2015. Systemy zarządzania jakością tylko wtedy będą skuteczne i efektywne, gdy będą w pełni współgrały z otaczającą rzeczywistością. Jeżeli zmienią się warunki, zmienić się również musi zarządzanie jakością.

Poprzednia norma ISO 9001:2008 ma już ponad siedem lat. Szkopuł w tym, że właśnie w owym czasie tę rzeczywistość dopadło dosyć okrutne przewartościowanie. Szyderca stwierdziłby, że tylko na pewien czas, gdyż rozpasanie kredytowe banków i dmuchanie baniek finansowych znowu ma miejsce. Racjonalista odparłby z kolei, że kryzys z 2008 roku jednak nas czegoś nauczył i już tych samych błędów nie popełnimy – najwyżej inne. Tak czy inaczej otoczenie się zmieniło i czas najwyższy dostosować do tego systemy zarządzania jakością. Wszak to właśnie normy ISO 9001 przez swoją kompleksowość powinny stanowić fundament wielu przedsiębiorstw zróżnicowanych pod względem wielkości, branży czy stanu zatrudnienia. Ukierunkowane są one na zrozumienie i spełnienie wymagań klienta, a więc określonych potrzeb względem wyrobów danej organizacji, przyjęcie podejścia procesowego, dostarczanie wyników skuteczności procesów oraz ich ciągłe doskonalenie, w oparciu o obiektywne pomiary. Standard ten zaleca objęcie procesów organizacji cyklem PDCA, znanym również jako Cykl Deminga. To podstawy w prowadzeniu firmy.

Nie może więc dziwić, iż specjaliści z zadowoleniem przyjęli publikację projektu Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej (ISO) nowej wersji najpopularniejszej ze swoich norm: ISO 9001. Pierwsze wzmianki o takim kroku można było usłyszeć w czerwcu 2013 roku. Inne normy także czeka „renowacja”. Norma ISO 14001:2015, regulująca zagadnienia z obszaru zarządzania środowiskowego (która zastąpi normę ISO 14001:2004), będzie opublikowana na przełomie czerwca i lipca 2015 roku. We wrześniu 2016 roku można spodziewać się wydania normy ISO 45001:2016, dotyczącej zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy (zastąpi ona OHSAS 18001). Tym samym do końca 2016 roku wszystkie najczęściej stosowane standardy będą ujednolicone pod względem struktury oraz zestawu wspólnych wymagań.

Oficjalna publikacja ISO 9001:2015 przewidywana jest na wrzesień 2015 roku. I w tym elemencie, jak i w całej złożonej z nich układance, istotna jest uniwersalność. Takie skonstruowanie zasad, by były czytelne i proste, a ich wdrażanie nowym podmiotom szło zdecydowanie sprawniej.

Co ulegnie modyfikacji? Wracamy do zmiany myślenia. Zarządzanie to rynek. A rynek jest różny. Nie ma więc jakiegokolwiek sensu, by te same zasady zarządzania obowiązywały pod każdą szerokością geograficzną. Teraz każdy będzie musiał dostosować swoje zarządzanie jakością do otaczających go konkretnych warunków rynkowych. To rzecz jasna stawia większe wymagania po stronie samych podmiotów. Już nie wystarczy przyjęcie ogólnej normy. Niezbędna stanie się w pierwszej kolejności analiza naszego otoczenia. I dopiero potem można będzie ustalić, jak konstruować pod te dane system zarządzania. To ma przełożyć się na zdecydowanie lepsze wyniki.

W porównaniu z ISO 9001:2008 będziemy mieć z pewnością do czynienia z szerszym spojrzeniem na zarządzanie ryzykiem i wykorzystywanie istniejących możliwości poprzez systematyczne określanie i monitorowanie kontekstu biznesowego, jak również potrzeb i oczekiwań zainteresowanych stron. Ma to dać znaczące udoskonalenie systemu zarządzania jakością i jego zdolności osiągania zamierzonych wyników. Za te z kolei bardziej odpowiedzialne ma być samo kierownictwo. By naprawdę osiągnąć zamierzone cele, bez zaangażowania z tej strony po prostu nie da rady. Na tym nie wszystko. Nowa norma oznacza również bardziej wyraziste ukierunkowanie na cele rozumiane jako czynniki doskonalenia oraz na planowanie pod kątem realizacji założonych celów. Norma wymaga zwrócenia większej uwagi na procesy, produkty i usługi realizowane na zewnątrz. Podejście to narzucają realia funkcjonowania dzisiejszych organizacji, które działają w warunkach outsourcingu i środowisku złożonych łańcuchów dostaw.

Nowe spojrzenie
Zmiany będą „szeroko zakrojone”, gdyż tak naprawdę nie dotyczą poszczególnych elementów, a przede wszystkim innego myślenia, nowego spojrzenia na zarządzanie jakością. Jedni więc od razu znajdą się w odmienionym środowisku, innym może to zająć nieco więcej czasu. Nie ma co jednak obgryzać paznokci z nerwów, bo już teraz można wybierać w ofertach firm, które nas do tego odpowiednio przygotują.

– DNV GL wspiera analizę propozycji nowych wymagań, organizując webinaria oraz sesje informacyjne poświęcone omówieniu zapowiedzianych zmian. Klienci mogą też zasięgać informacji u naszych audytorów. We właściwym ukierunkowaniu działań pomocna będzie także wprowadzona przez nas niedawno nowa metoda audytowania Risk Based Certification – Następna Generacja, która zakłada szersze spojrzenie na potrzeby zainteresowanych stron, zagrożenia i szanse, pod kątem dalszej optymalizacji systemu zarządzania oraz efektywnego osiągania celów i wyników biznesowych – przekonują przedstawiciele DNV GL, istniejącej od przeszło półtora wieku spółki – wiodącego dostawcy oprogramowania służącego do zarządzania ryzykiem i poprawy wyników z aktywów w energetyce, przetwórstwie i przemyśle morskim.

Po pierwsze jednak bez nerwów. Nie trzeba wprowadzać jeszcze żadnych oficjalnych zmian w funkcjonującym systemie do czasu publikacji normy ISO 9001:2015. Chyba że jesteśmy ambitni i upieczemy dwie pieczenie na jednym ogniu, automatycznie doskonaląc obecnie funkcjonujący system. Po wrześniu 2015 roku wyboru już nie będzie. Najpierw będziemy musieli przygotować wstępny harmonogram działań dostosowawczych w celu określenia potencjalnych kosztów i niezbędnych zasobów. Czyli najpierw „na co nas stać”, a potem „co kupujemy”. Następnie szkolenia czy inne sposoby służące pogłębieniu wiedzy na temat obecnych systemów zarządzania jakością. Istotne jest zidentyfikowanie różnic, by stały się one dla nas samych oczywistością. Rzecz jasna równolegle musimy obserwować ewentualne zmiany, które zawsze mogą nastąpić.

O niezbędnych działaniach w związku z rychłym wejściem w życie nowej normy wiedzą z pewnością placówki medyczne, które funkcjonują w oparciu o systemu zarządzania jakością według ISO 9001:2008. Po opublikowaniu nowej normy będą zobligowane do przeprowadzenia przeglądu swoich systemów jakości, a następnie do dostosowania ich do nowych wymagań. Ponadto, w celu utrzymania certyfikatu, placówki medyczne będą musiały poddać się w wyznaczonym czasie certyfikacji na zgodność z wymaganiami nowego wydania normy. Nastąpi to jednak nie wcześniej niż po opublikowaniu nowego standardu, ale też nie później niż przed końcem przewidzianego okresu przejściowego. Okres przejściowy będzie wynosił 3 lata od daty ukazania się normy, czyli do września 2018 roku. Przez ten czas na rynku będą funkcjonowały zarówno systemy na zgodność z normą ISO 9001 z 2008 roku, jak i z 2015 roku. Po upływie okresu przejściowego placówki medyczne nie będą już miały możliwości certyfikowania (recertyfikowania) się na bazie „starego” wydania normy ISO 9001:2008, a certyfikaty wydane na zgodność z normą ISO 9001:2008 staną się nieaktualne.

Sprawdzone schematy
Część przedsiębiorców w kraju nad Wisłą pewnie podniesie zasadny lament dotyczący kosztów nowej certyfikacji wedle ISO 9001:2015. Bardzo dobrą wiadomością będzie dla nich to, że można ubiegać się o 50-proc. dofinansowanie z Unii Europejskiej na wdrożenie i certyfikację ISO 9001.

Z dofinansowaniem lub nie koszty nie mogą stać się przyczynkiem do tego samego, co w pewnym stopniu stało się na polskim rynku po kryzysie z 2008 roku. Wtedy, kiedy podmuch hipotecznej bańki zza oceanu w końcu odczuliśmy na swoich polskich policzkach, wiele firm – między innymi tnąc koszty – porzucało na jakiś czas normy ISO. To zdecydowanie zły krok, mogący pomóc ewentualnie na krótką metę. W dłuższej perspektywie tylko zaszkodzi.

Bardzo możliwe, że najlepszą receptą na takie zachowania będzie właśnie ISO 9001:2015. Norma, która kładzie akcent na zmianę myślenia i patrzenia na zarządzanie jakością. Jeżeli przestaniemy traktować nasze certyfikaty wyłącznie jako konieczny dokument i ramkę do powieszenia na ścianie, a dojrzymy w nich „sprzymierzeńców”, to także zwrócimy się do nich w gorszych czasach. Zawsze to lepsze niż odwracanie się (nawet czasowe) do norm plecami. Z pewnością nasza firma na tym nie zyska, a na cięcia kosztów zawsze są inne sposoby.

Chcąc się dalej rozwijać i utrzymywać na rynkowej powierzchni, musimy na wszystko patrzeć jak na system naczyń połączonych. Wdrażanie sprawdzonych standardów, pilnowanie ich, dbanie o nie, a także ich rozwijanie samoistnie rodzi w nas automatyzm. Tak też powinniśmy traktować nowe normy. To nie kolejne szpony biurokracji skierowane w naszą stronę, tylko sprawdzone schematy – wdrażane przez kolejne podmioty.

I na koniec: tak naprawdę nie ma alternatywy. Kręcenie nosem nie pomoże, a jest bardzo możliwe, że już po wprowadzeniu normy pojawi się na naszej twarzy uśmiech niedowierzania. Tymczasem czekajmy na normę ISO 9001:2015. Być może fachowcy mają rację i faktycznie czeka nas rewolucja? Oby jak najmniej bolesna i krwawa, a jak najbardziej płodna.