Recenzja systemu CRM SalesWizard

Dobre relacje z klientami to podstawa funkcjonowania każdej firmy. Na rynku dostępnych jest wiele programów CRM, których zadaniem jest ułatwienie sprzedaży, obsługi klienta, zarządzania projektami i zapisywania dokonanych postępów. Znane i lubiane przez wszystkich oprogramowania chmurowe, jak PipeDrive, Monday, Bitrix24 stanowią tylko krople w morzu możliwości. Istnieją znacznie tańsze i – co istotne – równie wydajne rozwiązania oferowane przez polskich twórców, takie jak SalesWizard.

system CRM

Na jaki produkt zdecydować się w sytuacji, gdy chcemy zarządzać relacjami z naszymi klientami? Z pewnością znalezienie idealnego CRMu nie jest łatwe, szczególnie gdy do wyboru mamy wielkich i małych graczy, a każdy z nich oferuje inne rozwiązania i specjalizacje. Jak dokonać odpowiedniego wyboru? Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi, jednakże ta recenzja z pewnością pomoże Ci znaleźć narzędzie dopasowane do Twoich potrzeb.

SalesWizard CRM – czym właściwe jest?

SalesWizard to młoda i prężnie rozwijająca się platforma stworzona przez polskich twórców spod szyldu 4bsystems. SalesWizard powstało z myślą o mikro i makro przedsiębiorcach oraz organizacjach, które potrzebują odpowiednich narzędzi CRM. Oprogramowanie działa w oparciu o model subskrypcyjny umożliwiając wykupienie abonamentu.

System CRM a problem obsługi leadów i klientów

SalesWizard korzysta z tego co znane i lubiane, a przede wszystkim praktyczne. W sekcji przeznaczonej do obsługi potencjalnych klientów zobaczymy wiele nawiązań do klasycznej już tablicy kanban. Twórcy umożliwili nam prowadzenie wielowątkowej konwersacji z każdym z kontaktów i nadawanie owym tematom rozmaitych statusów. To doskonałe rozwiązanie, które sprawdzi się szczególnie dla firm posiadających w swojej ofercie wiele produktów. Takim przykładem może być branża OZE świadcząca usługi z zakresu sprzedaży i montażu pomp ciepła, fotowoltaiki, czy klimatyzacji. Autorzy SalesWizard zadbali również o podkreślenie najważniejszych informacji – znajdują się one na specjalnych, lecz niewielkich kafelkach. Co ciekawe twórcy nie zapominają o personalizacji, dostępne są bowiem dwa rodzaje widoku: skompresowana tablica kanban oraz większy układ tabelaryczny.

Komunikacja z potencjalnym klientem w systemie SalesWizard

CRM SalesWizard to także nowoczesne przedstawienie klienta. Każdy kontakt posiada własną kartę, która podzielona jest na dwa panele. Górny przedstawia dane leada – jego status, przypisanych użytkowników oraz dane podstawowe (w tym często te wrażliwe, konieczne do generowania umów). Natomiast dolny panel karty to wypisane wątki klienta. Jeśli użytkownik chce sprawdzić jaki status posiada dany temat wystarczy tylko w niego kliknąć, a pokażą się interesujące nas dane.

Twórcy SalesWizard dbają o naszą wygodę i szybkość pracy za pomocą specjalnych skrótów. Jeśli chcemy skontaktować się z innym użytkownikiem lub klientem za pośrednictwem maila, SMSa, notatki, czy przydzielić nowe zadanie wystarczy znalezienie odpowiedniej opcji w wątku. Dodatkowym plusem są gotowe szablony wiadomości SMS i e-mail, które pozwalają nam korzystać z gotowych treści, wymagających jedynie lekkiej personalizacji. SalesWizard umożliwia również generowanie i składanie umów za pomocą wątków, o czym opowiemy więcej poniżej.

SalesWizard jako system ticketowy

System tworzenia i zarządzania wątkami również opiera się na znanym schemacie ticketowym, jednakże i tutaj twórcy dodali coś od siebie. Podobne rozwiązania możemy kojarzyć z innych platform zamówień, dzięki czemu użytkownik dość szybko przyzwyczaja się do zaproponowanego systemu. Wszelkie informacje dotyczące pojedynczego wątku posiadają własną Oś czasu (jest to pierwsza zakładka dostępna w wątku). Wykorzystuje ona schemat podobny do Facebooka – u góry pojawiają się najnowsze działania, natomiast idąc w dół mamy wyświetlane coraz starsze dane i statystyki. Pozostałe zakładki uporządkowane są tematycznie. SalesWizard umożliwia nam dostęp do: Maili, Zadań i Dokumentów. Pojawiają się także Oferty, Umowy i Ankiety, które później omówię nieco szerzej, ponieważ tutaj twórcy programu zaproponowali kilka interesujących rozwiązań.

SalesWizard CRM a możliwość integracji skrzynki e-mail

Choć podstawowa wersja programu na chwilę obecną nie oferuje możliwości integracji własnej skrzynki mailowej, to otrzymujemy godziwy substytut. W zamian system zapewnia nam własną, integralną pocztę e-mail, za pomocą której możemy kontaktować się z innymi użytkownikami. Możliwość integracji własnej skrzynki mailowej, dedykowanej wyłącznie do pracy w systemie zyskujemy, gdy zdecydujemy się na wykupienie wyższych poziomów subskrypcji. Twórcy SalesWizard zdecydowali się na takie rozwiązanie ze względu na trudność obsługi wielowątkowej komunikacji i konieczność przypisywania maili przychodzących we właściwe miejsca w systemie. Dzięki temu otrzymujemy więc logiczny i zrozumiały układ mailingowy, który z pewnością wspomogą wewnętrzną komunikację. Jednakże na uznanie zdecydowanie zasługuje opcja potwierdzenia dostarczenia wiadomości do adresata.

Wykonywanie zadań i realizacja celów w systemie CRM

Zadania to jedna z najważniejszych funkcji SalesWizard a ich design jest prosty i przemyślany. W tej zakładce znajdziemy wszystkie podstawowe informacje: typ zadania, termin wykonania oraz powiązane wiadomości. Możemy również zażądać raportów z wykonania lub niewykonania zadań. Dla mnie, jak i pewnie dla wielu użytkowników takie rozwiązanie jest optymalne, ale być może znajdą się osoby, które będą oczekiwały czegoś więcej. Czy jest szansa, że twórcy postanowią rozbudować funkcje zadań? Z pewnością istnieje takie prawdopodobieństwo, jednak musimy na to poczekać.

SalesWizard oferuje jeszcze jedną funkcję dostępną w zadaniach wartą naszej uwagi. Jest to tzw. chcecklista, czyli inaczej lista kontrolna. Użytkownik może sporządzić takie zestawienie punktów do wykonania podczas tworzenia całego zlecenia. Checklista jest z pewnością jedną z najlepszych i najskuteczniejszych metod, które pozwalają na uporządkowanie zadań i łatwą kontrolę postępu. Dzięki takiemu rozwiązaniu użytkownik może odhaczyć kolejne wykonane zadania, a administrator jest w stanie kontrolować przebieg pracy.

Podsumowanie funkcjonalności obsługi leadów w SalesWizard

Jeśli miałbym wskazać jedną cechę, która wyróżnia SalesWizard na tle innych oprogramowań to bez wahania wybrałbym model ofertowania online wraz z podpisywaniem umów elektronicznie. Przetestowałem to rozwiązanie i mogę potwierdzić, że rzeczywiście jest ono niezwykle przyjazne, intuicyjne i proste dla użytkownika. Należy podkreślić, że nie wszystkie produkty konkurencji mają taką funkcjonalność, co może irytować lub utrudniać codzienną pracę. Dla co ciekawszych wyszczególniam najistotniejsze funkcjonalności podstawowych modułów ofertowania Klienta w SalesWizard:

Ofertowanie online w SalesWizard to:

Oparcie systemu na istniejących wątkach – ten sam kontakt może być obsługiwany wielokrotnie, z różnymi zadaniami;
prosty i intuicyjny mechanizm zadań, który nie wymaga wcześniejszego doświadczenia w pracy z narzędziem ofertowania;
Kreatywne wykorzystanie checklist kontrolnych, a wraz z nim prosty w obsłudze interfejs;
Wykorzystanie przejrzystej i zrozumiałej tablicy kanban do wątków – lejków obsługi, sprzedaży czy reklamacji.

Sklep wewnętrzny dla produktów i usług w systemie CRM – czyli jak ofertować?

Zastanawiasz się, jak przygotować ofertę w SalesWizard i co będzie nam do tego potrzebne? Wystarczą trzy podstawowe elementy:

Uzupełniona i kompletna lista produktów lub usług, które będziemy ofertować;
Przygotowana z szablonu udostępnionego przez program strona internetowa oferty;
Opracowany szablon umowy – w przypadku, gdy ofertowanie będzie się kończyć akceptacją umowy lub podpisaniem jej elektronicznie za pomocą podpisu Autenti.

Nim jednak rozpoczniemy proces ofertowania, zwróćmy uwagę na „zatowarowanie” naszego CRM-owego sklepu. Rozwiązania SalesWizard w tym wypadku okażą się niezwykle pomocne w codziennej pracy.

Jak dodać produkty i umieszczać atrybuty w sklepie wewnętrznym CRM?

SalesWizard i w tym przypadku wdrożył popularne, docenione na rynku mechanizmy – dodawanie produktów i usług, jest bardzo intuicyjne i przyjazne. Podobne rozwiązania znajdziemy w typowym sklepie internetowym, co pomaga w sprawnym wdrożeniu niedoświadczonych osób. Twórcy SalesWizard zadbali również o możliwość tworzenia atrybutów produktów i usług. Jest to bardzo przydatna funkcja pozwalająca lepiej nawigować się pośród sklepu i szczegółowo opisać każdą ofertę. Takim atrybutem, czyli cechą szczególną produktu może być np. wielkość, waga, moc urządzenia czy czas wykonywania usługi. To tylko niektóre z dostępnych opcji. Oprogramowanie oferuje wiele innych kategorii, według których możemy posegregować nasze produkty – pełen opis dostępny jest w panelu produktowym.

Zdjęcia, opisy i ceny, czyli dodatkowe funkcje sklepu wewnętrznego

Poza atrybutami produktów oraz usług, autorzy SalesWizard zadbali o możliwość dodawania zdjęć, opisów i cen. Administrator CRM ma nawet opcję określenia rabatu na wybrany przedział czasowy, na przykład -15% na wszystkie usługi od 1 do 20 grudnia. Oferty posiadają także wskaźnik dostępności na magazynie oraz historię cen. Ponadto istnieje możliwość łączenia produktów ze sobą, tak by podczas przeglądania ofert pokazywały się oferty innych, powiązanych artykułów. Przy przeglądaniu gotowych ofert nie może zabraknąć personalizacji – użytkownik ma możliwość oglądania produktów na stronie na dwa sposoby. Dostępny jest widok kafelkowy lub pełna lista.

Jak stworzyć stronę ofertową www w SalesWizard?

Twórcy SalesWizard CRM zadbali również o walory estetyczne i szeroko rozumianą identyfikację wizualną. Oprogramowanie umożliwia przygotowanie własnego projektu strony internetowej za pomocą dostępnych szablonów. Jako administratorzy możemy tworzyć rozmaite banery, sekcje call to action, logotypy i je personalizować. Do wyboru są również kolory, kroje pisma i stopki. Tworzenie własnej strony podzielone jest na sekcje, które ułatwiają prace nad poszczególnymi etapami. Dzięki temu jesteśmy w stanie sprawnie wykreować własną witrynę. Ciekawą propozycją ze strony SalesWizard jest możliwość ograniczania widoczności danych na stronie oraz danych użytkownika wysyłającego ofertę – taka komenda może zostać wywołana przez administratora. Do tej pory nie spotkałem się z takim rozwiązaniem na żadnej innej platformie i z pewnością jest to godne uwagi.

Ogromną zaletą jest również możliwość dokładnego określania wyceny oferty – czy jest ona sumą całkowitą, czy może jedną ze składowych. Ta opcja sprawdzi się szczególnie dla użytkowników, którzy pracują w sektorach, gdzie cena ich usługi jest tylko częścią całkowitego kosztu (np. w warsztacie samochodowym czy u montażystów pomp ciepła). Jeśli już musimy się do czegoś przyczepić, to tak naprawdę na siłę: brak możliwości zmieniania układu strony. Dostępny jest jeden zunifikowany moduł, co dla mnie osobiście problemem nie jest, jednak zdaję sobie sprawę, że indywidualiści mogą być z tego niezadowoleni. Mam nadzieję, że wraz z rozwojem narzędzia twórcy dodadzą kolejne warianty układu strony. Ogólne moje wrażenia są pozytywne, aktywacja wygenerowanej przez nas strony oferty jest bardzo prosta i szybka, co również jest tak naprawdę kolejną zaletą SalesWizard.

Generator umów w systemie CRM

Twórcy SalesWizard idą o krok dalej niż inne platformy, z których do tej pory miałem okazję korzystać i niezwykle ułatwiają proces generowania umów. Znane mi systemy pozwalały najczęściej jedynie na załączenie wypełnionego już wcześniej wniosku. Wiąże się to z częstym popełnianiem czeskich błędów czy literówek, a przede wszystkim zajmuje bardzo dużo czasu. Zupełnie inaczej proces ten przebiega w SalesWizard CRM. Oprogramowanie ułatwia pracę i generowanie umów zarówno ze strony klienta, jak i administratora. Możemy kategoryzować dane zamawiającego takie jak: imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail. Ze strony administratora możliwe jest określenie ceny składanej oferty, wysokości zaliczki i jej płatności oraz terminu zapłaty.

W SalesWizard dostępne są również tzw. Ankiety – to pomysł twórców, który pomaga zbierać dodatkowe, opcjonalne wiadomości, które później mogą być wykorzystane dalszym procesie przetwarzania danych. W ankietach możemy zapisać szereg informacji, również określając ich typ podobnie jak w atrybutach produktów. Dzięki tym danym możliwe jest generowanie tzw. krótkich kodów (short kodów), które następnie wykorzystywane są w procesie generowania umowy. Dodatkową opcją wdrożoną przez twórców SalesWizard jest możliwość określania zaliczek i rozliczeń w umowie, jednakże trzeba ustalić je już na etapie ofertowania.

Jak przebiega proces ofertowania w SalesWizard?

Ofertowanie w systemie SalesWizard jest bardzo proste i intuicyjne. Proces przypomina tradycyjne zakupy w sklepie i zazwyczaj zamyka się w 5 podstawowych krokach. Jak więc wyglądają poszczególne etapy?

Wyszukujemy i wybieramy ze sklepu produkt lub usługę, którą chcemy zaofertować.
Klikamy na wybrane pozycje i umieszczamy je w koszyku. Jeśli jesteśmy pewni zamówienia wybieramy opcję „zakończ zamówienie”.
W koszyku pojawia się dodatkowa opcja pozwalająca nam ustalić rabat na tę konkretną ofertę.
Następnie wybieramy nazwę oferty, ustalamy jej datę ważności i wskazujemy klienta, któremu chcemy ją złożyć. SalesWizard pozwala także na wybranie oferty ze wzorca i załączenie dodatkowych plików, jeśli zaistnieje taka potrzeba.
Ten etap dotyczy dołączenia umowy i jest on opcjonalny – przydatny dla branż, gdzie standardem jest przesyłanie wzorców umów. Jeśli jednak zdecydujemy się na zawarcie pliku warto pamiętać o wybraniu typu i wariantu umowy, a także o określeniu użytkownika podpisującego, włączeniu podpisu elektronicznego Autenti czy zanonimizowaniu umowy na stronie www oferty.

Jeszcze na ostatnich etapach mamy możliwość określenia wysokości zaliczki oraz kwoty ostatecznej zapłaty i jego terminu. W przypadku, gdy umowa powiązana była z ankietą, możemy zweryfikować wprowadzone dane lub wprowadzić je w czasie bieżącym, analogicznie jak z danymi klienta.

Moduł ofert i umów

Autorzy SalesWizard zadbali także o łatwy dostęp do podglądu wygenerowanych ofert i umów. Wszystkie pliki dostępne są w wątku klienta oraz w zbiorczych modułach o nazwach Oferty i Umowy.System działa bardzo sprawnie i dostarcza administratorowi wiele informacji. Korzystając z SalesWizard możemy dowiedzieć się, czy nasz mail z ofertą dotarł do klienta, oraz czy został przez niego otwarty. Uzyskamy również informację o tym, czy klient podjął jakieś dalsze działanie po otworzeniu maila – np. czy wszedł w udostępniony mu link z ofertą. Z kolei konsument jest w stanie z łatwością skontaktować się z autorem oferty. Może tego dokonać poprzez skrót odnoszący go do wiadomości e-mail lub poprzez rozmowę telefoniczną. Dostępna jest także elektroniczna opcja podpisania i zaakceptowania umowy, oczywiście z pomocą systemu Autenti.

Podsumowanie funkcjonalności modułu ofertowania w SalesWizard CRM

Nie będę wskazywać obecności samego modułu ofertowania jako plus – uważam, że jest to pewnego rodzaju standard, którego brak niejako dyskredytuje dany CRM. To trochę tak, jak gdyby w danym salonie fryzjerskim strzygli tylko przy użyciu maszynki – gdzie nożyczki, które umożliwiają modelowanie fryzury? Analogicznie – gdzie narzędzie, które pozwala dopełnić kontakt z klientem poprzez złożenie konkretnej oferty?

Autorzy SalesWizard – mówiąc kolokwialnie – odwalili kawał dobrej roboty, która wprowadza świeże spojrzenie na CRM. Producenci zagwarantowali użytkownikom łatwość korzystania z modułu ofertowania, a jego najważniejsze zalety to:

Prosty i intuicyjny system ofertowania online;
Przejrzysty interfejs sklepu nawiązujący stylistyką do klasycznych zakupów online;
Dostępna opcja generowania umów dla klientów;
Pełen system udostępnionych interakcji i system powiadomień bieżących dla ofert;
Integrowany podpis elektroniczny Autenti.

Ceny planów abonamentowych SalesWizard

Twórcy SalesWizard na chwilę obecną oferują 5 planów subskrypcyjnych dostępnych dla ich systemu. Dzielą się one na 4 abonamenty płatne oraz 1 bezpłatny. Uwagę zwraca fakt, iż niezależnie od wybranego planu, dodatkową opłatą objęte jest obsługiwanie e-maili i SMS-ów. Jednakże jeśli zdecydujemy się na roczny plan subskrypcyjny zyskamy dodatkowy 10% rabat. Przyglądając się cenom subskrypcji trzeba przyznać, że ceny nie są wygórowane, w szczególności w porównaniu z innymi programami dostępnymi na rynku. Dodatkowo decydując się na subskrypcję SalesWizard wspieramy polski, lokalny biznes – prywatnie uważam, że patriotyzm gospodarczy zawsze jest w cenie. Jeśli to nie jest dla kogoś dobry argument, to mamy inny: zyskujemy dostęp do helpdesku w języku polskim, co na pewno jest dużym ułatwieniem. Pełen cennik dostępny jest na stronie https://saleswizard.pl/price-list.

Podsumowanie, czyli moje zdanie o SalesWizard

Moje ogólne wrażenia po przetestowaniu i zapoznaniu się z SalesWizard są pozytywne i sądzę, że zarówno właściciele JDG, jak i średnich i dużych firm znajdą tu coś dla siebie. Przede wszystkim bardzo ciepło należy wspomnieć prosty i nowoczesny layout oraz responsywność systemu. Nie ma tu przesady, zbędnych ozdobników, ale też nie ma ascetyzmu czy widoku trącającego wczesnymi latami 2000. To cechy zdecydowanie rzadko spotykane wśród systemów CRM, jednakże polscy twórcy poradzili sobie w tej kwestii doskonale. Moduł ofertowania – prawidłowy, nie ma większych zastrzeżeń, tak naprawdę jako nowicjusz już po kilkudziesięciu minutach mógłbym obsługiwać swoich klientów. SalesWizard jest przyjazny dla użytkownika i przyznam szczerze, że jestem ciekawy jak twórcy będą rozwijać program w przyszłości. Mam nadzieję, że będą mieli jeszcze wiele do zaoferowania, a pomysły będą szły w kierunku odpowiedzi na zgłaszane sugestie.