Wirtualne zgromadzenia wspólników – wygoda vs ryzyko prawne
Zdalne i hybrydowe zgromadzenia wspólników i akcjonariuszy są coraz silniejszym trendem, szczególnie na świecie. Tymczasem w Polsce to rozwiązanie nadal nie jest pierwszym wyborem spółek z o.o. Prawo w Polsce daje możliwość zdalnego udziału w zgromadzeniach wspólników, jednak budzi to obawy. Prawne aspekty tego rozwiązania wyjaśnia Bartosz Kuraś, partner w praktyce Corporate/M&A z międzynarodowej kancelarii Wolf Theiss.
Polskie przepisy dopuszczają uczestnictwo w zgromadzeniu wspólników lub akcjonariuszy przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Rozwiązanie to umożliwia wykonywanie praw korporacyjnych, zadawanie pytań oraz głosowanie bez konieczności fizycznej obecności w miejscu obrad.
Wymagana fizyczna lokalizacja zgromadzenia
Jednocześnie Kodeks spółek handlowych (KSH) wciąż nakazuje wskazanie miejsca takiego zgromadzenia, co prowadzi do wniosku, że chociaż udział zdalny jest dopuszczalny, to zwołanie zgromadzenia wyłącznie w formie wirtualnej – bez określenia fizycznej lokalizacji – pozostaje konstrukcją niepewną prawnie.
− Przepisy wymagają, aby w zawiadomieniu o zgromadzeniu pojawiła się fizyczna lokalizacja obrad, nawet jeżeli wspólnicy lub akcjonariusze będą uczestniczyć zdalnie. W spółce z o.o. wymóg ten wynika z art. 238 § 1 KSH, który nakazuje w zawiadomieniu o zwołaniu zgromadzenia wskazanie „miejsca i czasu zgromadzenia”. Większość prawników rekomenduje więc model hybrydowy, w którym obok formy on-line istnieje tradycyjne miejsce obrad. W praktyce w spółkach z o.o. pewnym ułatwieniem jest art. 240 KSH, który dopuszcza pod określonymi warunkami powzięcie uchwały bez formalnego zwołania zgromadzenia. Przepis nie rozstrzyga sam przez się o „pełnej wirtualności” miejsca obrad. W praktyce i doktrynie zagadnienie jest dyskusyjne, zwłaszcza wobec systemowej konstrukcji „miejsca” zgromadzenia oraz wymogów protokołowania – mówi Bartosz Kuraś.
Art. 240 KSH wymaga w tym przypadku reprezentacji 100 proc. kapitału zakładowego oraz braku sprzeciwu wszystkich wspólników w zakresie odbycia zgromadzenia i powzięcia uchwał. Można z tego wywodzić, że tego typu zgromadzenie może odbyć się w formule całkowicie wirtualnej. Może to jednak wiązać się z podwyższonym ryzykiem sporu.
Zastosowanie trybu elektronicznego wymaga decyzji zwołującego. Jeżeli przewiduje się udział zdalny, zawiadomienie musi zawierać informacje o sposobie uczestnictwa, wypowiadania się, wykonywania prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu.
− Aby zgromadzenie w pełni wirtualne było legalne i trudne do podważenia, należy zapewnić pełną identyfikację wspólników, sporządzić protokół, który odzwierciedla przebieg obrad, oraz zapewnić stabilny i bezpieczny kanał komunikacji. Dodatkowo umowa spółki nie może wyłączać zdalnego udziału wspólników w takim zgromadzeniu, a wszyscy wspólnicy muszą być obecni on-line. Konieczna jest zatem reprezentacja 100 proc. kapitału zakładowego − osobiście lub przez pełnomocników – zaznacza Bartosz Kuraś z Wolf Theiss.
Ryzyka prawne związane ze zdalnymi zgromadzeniami wspólników
O ile organizacja w pełni wirtualnego zgromadzenia wspólników (ZW) budzi pewne wątpliwości na gruncie polskiego prawa, to uczestnictwo w nim na odległość dość szczegółowo opisano w przepisach i ugruntowane w praktyce. Nie oznacza to jednak, że taki udział jest wolny od ryzyk prawnych.
− Aby można było wziąć udział w ZW za pomocą środków komunikacji elektronicznej, taka możliwość nie może być wykluczona przez umowę spółki. Szczegółowe zasady udziału w ZW za pomocą środków komunikacji elektronicznej określa regulamin, którego treść jest ustalana przez radę nadzorczą lub wspólników. W przypadku korzystania ze środków elektronicznych przynajmniej przewodniczący powinien być na miejscu w siedzibie spółki lub innym miejscu, w którym umowa spółki umożliwia przeprowadzanie ZW. Aby wykluczyć ryzyka prawne, zaleca się także, żeby protokolant również obsługiwał ZW stacjonarnie, choć tu zdania są podzielone – tłumaczy Kuraś.
Wyzwaniem prawnym, ale i technologicznym są dwa aspekty, które trzeba rozstrzygnąć w spółce na etapie przygotowania regulaminu ZW. Pierwszym jest właściwa identyfikacja uczestników zgromadzenia, gdy biorą oni udział zdalnie. Drugim − zapewnienie tajności głosowania w przypadku uchwał, które tego wymagają.
− Dziś mamy technologiczne możliwości, by należycie identyfikować uczestników ZW zdalnie oraz zapewnić anonimowe głosowania. Tych funkcji nie mają jednak popularne komunikatory i aplikacje do prowadzenia wideokonferencji, więc kluczowe jest wybranie odpowiednich narzędzi, które spółka powinna zapewnić w celu należytej organizacji ZW, wolnego od ryzyka zaskarżenia uchwał przez uczestników – podkreśla Bartosz Kuraś.
Ostatnią kwestią, którą warto wziąć pod uwagę, organizując ZW w formie zdalnej, są problemy techniczne, które mogą mieć wpływ na możliwości oddania głosu. Awaria internetu, utrata połączenia czy zawieszenie aplikacji mogą zostać wykorzystane przez uczestników jako argument na rzecz nieważności uchwał, jeśli wykażą, że nie mieli realnej możliwości wykonywania praw korporacyjnych. Z tego powodu spółki coraz częściej tworzą procedury awaryjne, umożliwiające ponowne głosowanie, wznowienie dostępu lub odtworzenie przebiegu obrad.
Potrzebne doprecyzowanie przepisów
Zdalne zgromadzenia wspólników są standardem w wielu krajach. W Polsce rozwiązania te rozwijają się. Praktyka radzi sobie na różne sposoby, aby zgromadzenia odbywały się sprawnie i w możliwie najbardziej elastyczny sposób. Istotnym ułatwienie stanowią kwalifikowane podpisy elektroniczne.
− Polski ustawodawca dopuścił technologię, ale nie przebudował fundamentów. Dlatego w pełni wirtualne zgromadzenia pozostają obarczone pewnym ryzykiem. Ciekawostką może być fakt, że za naszą zachodnią granicą sądy i prawnicy zajmują się już takimi detalami, jak możliwość głosowania nad uchwałami przy użyciu znaków graficznych, tzw. emotikonów. W pewnych konfiguracjach wyrażanie woli i oddawanie głosów za pośrednictwem komunikatorów i emotikonów dopuszczał w jednym z orzeczeń sąd apelacyjny w Monachium. Spotkałem się też z bardziej restrykcyjnym podejściem sądu Apelacyjnego we Frankfurcie. Już te dwa orzeczenia wskazują, że sytuacja bardzo zależy od okoliczności, a linia orzecznicza nie jest zapewne jednolita. U nas nie spotkałem się jeszcze z orzeczeniem, w którym to zagadnienie byłoby dotychczas analizowane – podsumowuje Bartosz Kuraś z Wolf Theiss.
Pomimo tych ograniczeń spółki coraz chętniej wykorzystują narzędzia zdalne, traktując je jako ułatwienie. Należy jednak stosować je w granicach tradycyjnych konstrukcji prawnych. Dopóki nie doprecyzuje się przepisów, model tradycyjno-stacjonarny oraz hybrydowy pozostają najbezpieczniejszą formą organizacji zgromadzeń.
Źródło informacji: materiały prasowe
Dodaj komentarz