Outsourcing IT: co to jest i jakie daje korzyści?
Korzystanie z zewnętrznych specjalistów stanowi doskonałą alternatywę dla tworzenia działu IT w strukturach własnej firmy. Ogromne oszczędności przy jednoczesnym profesjonalnym wsparciu informatycznym to najważniejsze zalety outsourcingu IT. Co jeszcze warto o nim wiedzieć?
Czym jest outsourcing IT?
Usługi outsourcingowe to nic innego jak „wypożyczanie” pracowników z odpowiednimi kwalifikacjami, specjalistyczną wiedzą i doświadczeniem zawodowym. Usług oferowanych przez firmy zewnętrzne nie brakuje w takich branżach jak: reklamowa, prawnicza, rekrutacyjna czy księgowo-rachunkowa. Coraz większą popularnością cieszy się też outsourcing IT.
Skorzystanie z zewnętrznego wsparcia informatycznego jest najbardziej racjonalnym wyborem w dwóch przypadkach. Po pierwsze, kiedy firmie nie opłaca się zatrudniać samodzielnego pracownika ds. wsparcia IT lub kilku specjalistów ukierunkowanych na wąskie ścieżki rozwoju w nowoczesnych technologiach, takie jak data science, sztuczna inteligencja czy DevOps. Po drugie, kiedy firma pracuje metodą projektową i potrzebuje specjalisty w pełnym wymiarze godzin na kilka tygodni, a kolejne zadania będzie mieć dla niego np. po kwartale.
W zależności od zapotrzebowania Twojego przedsiębiorstwa możesz skorzystać ze wsparcia m.in. pracowników helpdesk czy administratorów sieci informatycznych. Zanim zaczniesz szukać firmy świadczącej usługi outsourcingu IT, dokładnie przemyśl swoje zapotrzebowanie. Zastanów się, jakich usług informatycznych i jak często potrzebujesz, a potem zadbaj, aby zostało to odpowiednio ujęte w umowie.
Outsourcing IT w praktyce
Firmy „wynajmujące” specjalistów najczęściej działają w oparciu o jeden z dwóch modeli biznesowych ‒ outsourcing ludzi do konkretnych projektów oraz pakiet usług IT niezbędnych w większości firm.
Praca w formie zlecenia przy konkretnym projekcie przeważnie dotyczy poszukiwanych specjalistów, m.in. programistów, testerów, DevOpsów, osób zajmujących się data science i bezpieczeństwem informatycznym. Przypatrując się zapotrzebowaniu firm, które świadczą takie usługi, można łatwo znaleźć odpowiedź na pytanie: „Kompetencje przyszłości w IT – jakie technologie i zawody sprawdzą się w przyszłości?”. Poza wiedzą technologiczną wśród najważniejszych umiejętności w IT wymienia się chęć do nieustannego poszerzania wiedzy, pracę w zespole i dobrą znajomość języka angielskiego, która umożliwia pracę w dowolnym miejscu na świecie.
Kolejny format współpracy to rozwiązanie idealne dla przedsiębiorstw, szukających codziennego wsparcia informatycznego. Popularne usługi typu helpdesk można wykupić w pakiecie. Pamiętaj, aby zwrócić uwagę na zakres usług i szybkość reakcji na Twoje zgłoszenie. Helpdesk oferuje m.in. administrowanie siecią internetową, wybór i aktualizację oprogramowania, serwisowanie komputerów i urządzeń peryferyjnych (np. skanera, drukarki).
Najważniejsze zalety outsourcingu IT
- Nietworzenie etatu dla specjalisty IT. Wsparcie informatyczne bez przerwy związanej z urlopem wypoczynkowym lub zdrowotnym pracownika.
- Uaktualniana specjalistyczna wiedza IT w takim zakresie, jakiego potrzebujesz. Nie musisz inwestować w rozwój pracownika ani zatrudniać drogiego specjalisty na etat.
- Brak wydatków na przygotowanie miejsca do pracy dla informatyka. To outsourcing IT zapewnia mu stanowisko pracy, odpowiedni sprzęt komputerowy i oprogramowanie.
- Skupienie się Twoich pracowników w 100% na swoich zadaniach. Wszelkie kwestie związane z IT przekazujesz zewnętrznym fachowcom.
- Efektywne wykorzystanie godzin pracy. Płacisz tylko za przepracowany czas. Jeżeli w Twojej firmie na co dzień nie jest potrzebny etatowy specjalista o wąskiej specjalizacji, outsourcing IT (np. programisty czy testera) jest lepszym rozwiązaniem.
Popularne usługi informatyczne w ramach outsourcingu
Do najpopularniejszych zadań, które przedsiębiorcy zlecają zewnętrznym specjalistom, należą:
- Serwis komputerów i innych urządzeń.
- Przygotowanie i uaktualnianie strony przedsiębiorstwa lub sklepu internetowego.
- Administrowanie lokalną siecią informatyczną.
- Konfigurowanie maili pracowników.
- Doradzanie w kwestii zakupu nowego sprzętu komputerowego i oprogramowania.
- Tworzenie backupu, czyli kopii zapasowych ważnych danych.
- Zabezpieczanie sieci i pojedynczych urządzeń przed wirusami i atakami hakerskimi.
Outsourcing IT – co jeszcze musisz wiedzieć
Jeżeli chcesz outsourcingu IT idealnie skrojonego do potrzeb i budżetu Twojego przedsiębiorstwa, dokładnie przemyśl swoje potrzeby. Najpopularniejsze usługi zazwyczaj sprzedawane są w formie pakietów, dlatego musisz upewnić się, jaki zakres działań obejmuje umowa. Ważny jest również czas reakcji. Najlepiej, by firma outsourcingowa oferowała całodobowy kontakt mailowy i telefoniczny przez 7 dni w tygodniu. Tylko taki pakiet sprawi, że sieć LAN zaatakowana w piątek będzie mogła być dostępna dla pracowników w poniedziałek rano. Zadbaj również o zapisy dotyczące poufności przekazywanych danych, tak aby tożsamość Twojej marki i tajemnice firmowe nie trafiły w niepowołane ręce. Aby mieć pewność, że bezpieczeństwo IT powierzasz zaufanej firmie zewnętrznej, poszukaj opinii o niej wśród znajomych i we wiarygodnych źródłach internetowych.
Moim zdaniem – outsourcing ma niemalże same korzyści. Zwłaszcza, jeśli jako przedsiębiorcy nie mamy mocy przerobowych, wiedzy lub „wolnych” specjalistów, którzy mają pomóc w realizacji jakiś planów czy celów. Osobiście nie wyobrażam sobie zajmować się całym projektem IT samodzielnie – głównie ze względu na ogrom prac i obowiązków, o których należy pamiętać i mieć pieczę. Praca z doświadczonym software housem (jak np. studiosoftware.pl/uslugi/outsourcing-it/) to najlepsza decyzja – opłacalna i wartościowa – i to nie tylko pod kątem finansowym. Jak tak się człowiek głębiej zastanowi, to współpraca ta może przynieść ogrom korzyści, których realizacja byłaby niemożliwa, gdyby nie pomoc z zewnątrz.
Dokładnie tak! outsourcing to są po prostu oszczędności. Mamy z gowy urlopy, choroby i inne nieobecności. Przy informatyku na etacie problemy są rozwiązywane po kolei, a przy outsourcingu, wszystkie zgłoszenia muszą być podejmowane w określonym czasie (np w ciągu godziny od zgłoszenia). W outsourcingu mamy dostęp do różnego rodzaju specjalistow IT (inżynierów, programistów i specjalistów wąskich dziedzin) – nie potzrebujemy tylu osób na etatatch. No i wreszcie koszt zatrudnienia na etacie specjalisty vs. koszt współpracy z firma zewnętrzną to jest oczywista oszczędność dla firmy. A! i jeszcze nie trzeba wysyłać na szkolenia, podnosić kwalifikacji czy przygotowywać stanowiska pracy, bo wszystko ma firma zewnętrzna.