Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – co warto o nim wiedzieć?

Praca z dokumentami to codzienność każdej firmy. Korzystanie z papierowej dokumentacji jest jednak na tyle problematyczne, że coraz więcej firm decyduje się na ich digitalizację oraz wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, opartego o automatyzację procesów biznesowych i tzw. workflow. Jest to bardzo korzystne rozwiązanie, dzięki któremu można usprawnić obieg dokumentów, zaoszczędzić czas i pieniądze oraz zapewnić łatwy, w pełni kontrolowany dostęp do dokumentacji przy jednoczesnym zachowaniu ich ochrony na najwyższym poziomie.

Czym elektroniczny obieg dokumentów góruje nad swoim tradycyjnym odpowiednikiem?

Jeszcze kilkanaście lat temu wszystkie firmy i organizacje były zmuszone do korzystania z klasycznego obiegu dokumentów, które były przechowywane i udostępniane wyłącznie w postaci papierowej. Nie było to rozwiązanie korzystne z wielu względów. Praca z papierową dokumentacją wiąże się z dużym ryzykiem przypadkowego zgubienia, zniszczenia oraz pominięcia pism. Poruszanie się po fizycznym archiwum wymaga z kolei czasu i energii, a zalegające na biurkach stosy papierów wprowadzają do firmy niepotrzebny chaos i bałagan odciągając uwagę pracowników od ważniejszych kwestii oraz negatywnie wpływając na ich koncentrację. Praktycznie niczym nieograniczony dostęp do informacji zawartych w fizycznych dokumentach stwarza natomiast wysokie ryzyko wycieku poufnych informacji na zewnątrz oraz negatywnie wpływa na wizerunek firmy i jej interesy.

Rozwiązaniem praktycznie wszystkich tych problemów jest elektroniczny obieg dokumentów, który pozwala na wyeliminowanie dokumentacji papierowej oraz zwalnia firmę z obowiązku utrzymywania fizycznego archiwum. W elektronicznym obiegu całokształt dokumentacji jest poddany digitalizacji i przechowywany w postaci cyfrowej w elektronicznych zasobach w chmurze lub na serwerach firmy. Dostęp do niego uzyskuje się natomiast za pośrednictwem dedykowanego systemu zarządzania dokumentami (z ang. DMS – Document Management System). Elektroniczny obieg dokumentów w firmie gwarantuje sprawne zarządzanie dokumentacją oraz pozwala lepiej skoncentrować się na tym, co w dzisiejszych czasach najważniejsze, czyli skutecznej i efektywnej realizacji celów biznesowych.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie i jego praktyczna realizacja

Elektroniczny obieg dokumentów jest realizowany za pomocą specjalistycznego oprogramowania IT dla firm. Jego zadaniem jest wspieranie przedsiębiorstwa w sprawnym zarządzaniu i procesowaniu całości bieżącej i archiwalnej dokumentacji. System DMS może obsługiwać nawet masowe ilości dokumentacji pozwalając na jej zebranie w jednym, łatwo dostępnym miejscu oraz udostępnianie wyłącznie tym użytkownikom, którzy posiadają odgórnie nadane uprawnienia. Pozwala to na bezpieczną i wygodną pracę ze zdigitalizowaną dokumentacją na równych prawach, zarówno dla pracowników wykonujących swoje obowiązki z centrali firmy i jej poszczególnych oddziałów, jak i osób pracujących zdalnie, z domowego biura. System zarządzania dokumentami znacząco usprawnia także egzekwowanie w praktyce przestrzegania obowiązujących w organizacji procedur obiegu dokumentów, gwarantując również przedsiębiorstwu lepszą kontrolę nad wszystkimi procesami związanymi z zarządzaniem dokumentacją.

Z wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów wiążą się liczne, wymierne korzyści, które doceni praktycznie każda firma pracująca na co dzień z dokumentacją. Dzięki niemu możliwe staje się zaprowadzenie lepszego porządku w firmie oraz wcielenie w życie popularnej w ostatnich latach koncepcji biura bez papieru, czyli paperless office. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie pozwala ponadto wyeliminować zbędne wydatki ponoszone dotychczas m. in. na utrzymanie fizycznego archiwum, zakup materiałów papierniczych, korzystanie z infrastruktury do drukowania oraz etaty pracowników odpowiedzialnych wyłącznie za obsługę fizycznego archiwum. Pracownicy zyskują natomiast więcej cennego czasu, który dotychczas poświęcali na przeszukiwanie fizycznych zasobów dokumentacji mogąc poświęcić go na bardziej kreatywne, kluczowe dla rozwoju firmy zadania. Bardziej wydajna i uporządkowana przez system realizacja procesów związanych z obiegiem dokumentów daje im również znacznie więcej satysfakcji i spokoju w codziennej pracy.

Nowoczesny system zarządzania dokumentami w elektronicznym obiegu dokumentów

Realizację wszystkich założeń elektronicznego obiegu dokumentów zapewniają nowoczesne i wysoko funkcjonalne systemy klasy DMS. Najlepsze z nich to rozbudowane i kompleksowe rozwiązania platformowe, które są w stanie usprawnić i zoptymalizować realizację praktycznie wszystkich zadań związanych z zarządzaniem i procesowaniem firmowej dokumentacji w zdigitalizowanej postaci. Ich rozbudowana funkcjonalność umożliwia rejestrowanie, przetwarzanie i archiwizowanie dokumentacji firmowej w cyfrowej formie, szybkie i wygodne przekazywanie plików pomiędzy użytkownikami oraz nadawanie uprawnień dostępu wybranym z nich, co pozytywnie wpływa na bezpieczeństwo firmy pozwalając jej lepiej chronić swoją prywatność.

Poszukując odpowiedniego systemu zarządzania dokumentami, warto zwrócić uwagę na cieszące się coraz większym zainteresowaniem w środowisku biznesowym platformy low-code. Ich rosnąca z roku na rok popularność wynika nie tylko z wysokiej jakości i bogatej funkcjonalności, ale przede wszystkim innowacyjności zastosowanych w nich technologii i mechanizmów, dzięki którym można osiągnąć znakomite efekty i szereg korzyści istotnych nie tylko dla pionów biznesowych, zarządów, ale również CIO i działów IT – a to wszystko bez kodowania, lub z minimalnym jego zastosowaniem. Najwyższej klasy platformy niskokodowe opierają swoją funkcjonalność o takie rozwiązania, jak m.in. workflow, no-to-low-code application development, uczenie maszynowe (ML), elementy sztucznej inteligencji (AI), OCR, robotyzacja procesów biznesowych (RPA) oraz dodatkowe, autorskie rozwiązania pozwalające nie tylko na szybkie dostarczanie aplikacji, ale również ich zmienianie i dostosowywanie do bieżących potrzeb firmy, z natychmiastowym rezultatem. Tak zaawansowana i rozbudowana funkcjonalność jest w stanie realnie wspierać realizację celów biznesowych wymaganiom współczesnych firm, gdyż idealnie odpowiada na ich dynamicznie zmieniające się potrzeby, inicjatywy i wymagania. Doskonale się to wpisuje w realia dynamiki zmian na rynku oraz standardy cyfrowej transformacji.

materiał został opracowany przy współpracy z https://qalcwise.com