Najem komercyjny – co warto wiedzieć? Dlaczego ważne są załączniki do umów?

Przy zawieraniu umowy najmu lokalu komercyjnego, warto zwrócić uwagę nie tylko na samą treść dokumentu głównego, ale również na dołączone do niego załączniki. W większości przypadków umowa wskazuje, że załączniki są integralną częścią umowy i posiadają one tę samą moc prawną, co dokument podstawowy. Zasada ta dotyczy zarówno umów dotyczących wynajmu lokali biurowych, jak i handlowo-usługowych. Dlaczego to jest takie ważne?

W załącznikach może być ukrytych wiele zapisów, które z czasem mogą okazać się niekorzystne dla jednej ze stron i trudne do obrony w sądzie. Treść załączników do umowy najmu powinna podlegać takim samym negocjacjom jak treść dokumentu głównego. Na które załączniki warto zwrócić uwagę?

Zabezpieczenia umowy najmu

W załączniku dotyczącym zabezpieczenia umowy najmu możemy znaleźć informacje dotyczące wysokości i terminu zapłaty kaucji na rzecz wynajmującego. Najemca może być również zobowiązany do dostarczenia gwarancji bankowej zgodnie ze wzorem wskazanym w załączniku lub oświadczenia o dobrowolnym poddaniu się egzekucji. Ten ostatni zapis może mieć zastosowanie nie tylko w przypadku nieopłacenia ustalonego czynszu, ale także w przypadku zastosowania kar umownych. Pamiętajmy, że każdy z tych zapisów podlega negocjacji. Może się bowiem okazać, że nasz biznesplan nie przewidywał konieczności zapłaty kaucji w wysokości trzech czynszów, jednak jesteśmy gotowi na inne ustępstwa.

Prace adaptacyjne lokalu

Rzadko zdarza się, aby nieruchomość przeznaczona na wynajem w stu procentach odpowiadała potrzebom najemcy – dotyczy to zwłaszcza lokali handlowo-usługowych. Z tego powodu powszechną praktyką jest wykonanie tzw. fit-outu, czyli przygotowania powierzchni lokalu pod prowadzoną działalność. Załącznik dotyczący tych prac powinien określać nie tylko kto i w jakim zakresie jest odpowiedzialny za przeprowadzenie i sfinansowanie prac przygotowawczych. Dokument ten powinien zawierać szczegółowy zakres prac adaptacyjnych, a także sposób wykonania prac, parametry techniczne poszczególnych elementów czy harmonogram podejmowanych działań. Im większa precyzyjność zapisów w tym załączniku, tym mniejsze ryzyko, że w przyszłości którakolwiek ze stron będzie podważała zasadność wprowadzonych zmian.

Opłaty eksploatacyjne

Kolejnym załącznikiem, na który warto zwrócić uwagę, jest ten dotyczący opłat eksploatacyjnych. Wynajmujący powinien dążyć do tego, aby stanowiły one katalog otwarty – zwłaszcza w przypadku umów długoterminowych. Dla najemcy z kolei najbardziej korzystnym rozwiązaniem jest zamknięty katalog, dzięki któremu nie musi on obawiać się, że w przyszłości zostanie zaskoczony dodatkowymi, wysokimi kosztami eksploatacyjnymi. Wspomniane opłaty należy rozumieć, jako wszelkie opłaty, które najemca zobowiązany jest uiszczać w związku z kosztami bieżącego funkcjonowania i utrzymania nieruchomości. Na liście opłat może znaleźć się podatek od nieruchomości, opłaty za administrowanie nieruchomością, koszty mediów dostarczanych do budynku, koszty napraw i konserwacji i sprzątania powierzchni wspólnych, koszty ogrzewania i odprowadzania ścieków sanitarnych czy opłaty związane z zapewnieniem bezpieczeństwa przeciwpożarowego.

Standard podstawowego wyposażenia lokalu

Polskie przepisy nie regulują kompleksowo tego, jak powinien wyglądać lokal biurowy. Są jednak różne przepisy określające normy lub wytyczne dla poszczególnych części czy elementów biur. Są to chociażby przepisy sanitarne czy z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (normy oświetleniowe). Warto zatem w załączniku zawrzeć informacje na temat tego, jaki jest standard podstawowego wyposażenia wynajmowanego lokalu. Dotyczy to między innymi wyposażenia technicznego pomieszczeń, składników pozostałego wyposażenia (np. rodzaj i kolor mebli, parametry wykładzin, rodzaje okładzin podłóg), rozmieszczenia instalacji, a w pewnych sytuacjach także elementów wykończeniowych. Podobnie jak w przypadku prac adaptacyjnych, zapisy te powinny być ujęte w sposób możliwie najbardziej dokładny. Jeśli w załączniku pojawi się informacja, że składnikiem lokalu są np. drzwi, powinniśmy wskazać ich wszelkie parametry techniczne. Skrupulatność zapisów pozwoli nam uniknąć nieporozumień a nawet sporów między stronami.

Podsumowanie

W załącznikach do umowy najmu komercyjnego może być zawartych szereg postanowień, decydujących o zasadności i opłacalności zawarcia umowy. Warto szczegółowo przeanalizować jej każdy punkt – niezależnie od tego, czy mówimy o dokumencie podstawowym czy o załącznikach do niego. Pamiętajmy, że zebrane wyżej typy załączników nie są ich wyczerpującą listą, a jedynie częścią dokumentów pojawiających się przy zawieraniu umów dotyczących najmu komercyjnego. Zawarcie jasnej i klarownej umowy pozwoli nam uniknąć konfliktów na etapie jej wykonywania. Z tego powodu przed podpisaniem umowy warto skonsultować ją z doświadczonym prawnikiem, który pomoże uniknąć nam kłopotliwych zapisów.

Za merytoryczne wsparcie udzielone podczas tworzenia materiału dziękujemy specjalistom z Nwlegal.pl