Zarządzanie zmianą drogą do sukcesu organizacji

Od lewej: Michał Miąsek – dyrektor PROTAN Polska Sp. z o.o. (partner konkursu), fundator nagrody finansowej; prof. Marek Roszak – przewodniczący kapituły konkursu; mgr inż. Andrzej Zakręcki – laureat konkursu Ikar Jakości 2018

Zmiana nieodzownie towarzyszy wszystkim procesom, które tworzą otaczający nas świat. Ta prawda towarzyszy nam od starożytności, kiedy to grecki filozof Heraklit z Efezu jako jeden z elementów swojej filozofii określił koncepcję zmiany jako centralnego elementu świata i zasłynął z określenia obrazowo oddającego ideę tej filozofii „panta rhei – wszystko płynie”. Trudno nie poddać się dyktatowi tej myśli, gdyż współcześnie żyjącym dane jest doświadczać procesów zmian charakteryzujących się zdecydowanie większą dynamiką niż w minionych wiekach.

Jedyną stałą rzeczą w naszym życiu jest zmiana, nic nie pozostaje więc takie samo, a w związku z tym nie znamy również przyszłości – stanowi to fundament spojrzenia na współczesne podejście do zarządzania, uwzględniające ryzyko. Menedżerowie poszukują rozwiązań zmierzających do osiągnięcia stawianych organizacji celów. Jednocześnie oczekują stabilizacji procesów, którymi zarządzają. O ile to pierwsze pozostaje w zasięgu możliwości organizacji, to drugie uzależnione jest od jej dynamiki zmian.

Dynamika zmian

W zakresie zarządzania organizacjami zmiany są czymś, co nie powinno dziwić – zachodziły od zawsze, różniły je jedynie skala i siła oddziaływania oraz częstotliwość występowania. Dynamika zmian, której doświadczamy, związana jest z niespotykanym dotychczas w skali rozwoju ludzkości rozwojem techniczno-technologicznym. Powyższe wymusza na menedżerach zastosowanie takiego podejścia do zarządzania organizacjami, które pozwoli w sposób ewolucyjny dostosowywać się do otaczających organizację zmian, lub – co jest bardziej wartościowe – samodzielnie kreować zmiany.

Amerykańska socjolog, prof. Harvard Business School – Rosabeth Moss Kanter – twierdzi, iż zmiany to proces analizy „przeszłości w celu ujawnienia obecnych działań wymaganych na przyszłość”. Czynników mających wpływ na kształt zmian jest wiele. Wśród najważniejszych należy wymienić globalizację rynków, dynamiczny postęp techniczno-technologiczny, Internet, automatyzację procesów wytwórczych, zarządzanie kapitałem intelektualnym, budowę marek w wyniku fuzji i przejęć. Muszą one mieć wpływ na sposób zarządzania organizacjami.

Zmiana jako ważny czynnik w zakresie zarządzania organizacjami została również określona w wymaganiach normy ISO 9001 z 2015 roku dotyczącej wymagań dla systemów zarządzania jakością. W zakresie wymagań tejże normy w punkcie 6 dotyczącym planowania zawarto podpunkt 6.3, który określa wymagania w zakresie planowania zmian. Wymaganie to stanowi swego rodzaju konsekwencję rozumienia zarządzania ryzykiem w organizacjach, w tym zawartych w punkcie 6 normy wymagań dotyczących działań odnoszących się do ryzyk i szans oraz celów jakościowych. Współczesne podejście do zarządzania organizacją oparte na podejściu procesowym wymusza w pierwszej kolejności identyfikację procesów w organizacji, a kolejno – zdefiniowanie ryzyk i szans związanych z tymi procesami.

Zdefiniowanie zmiany

Planując wdrożenie systemu zarządzania w każdej organizacji, należy mieć na uwadze, iż największe ryzyko – rozumiane zarówno jako szansa, jak i zagrożenie, stanowi zmiana, którą należy zdefiniować i nadzorować. Zgodnie z określonym wymaganiem normy, ale także zdrowym rozsądkiem, zmiany, które jako wymaganie stawia norma ISO 9001, powinny zostać przeprowadzone w sposób zaplanowany. Wskazuje to na dwa istotne elementy związane ze zmianą.

Pierwszy dotyczy diagnozowania potrzeby zmian w organizacji, co jest wynikiem analiz monitorowania zmian określonych czynników – zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych – wpływających na organizację, a w kolejności: podejmowania działań mających na celu zaplanowania celowości i konsekwencji zaplanowanych zmian, zachowania integralności systemu zarządzania w kontekście wprowadzenia planowanych zmian, dostępności zasobów oraz przypisanych odpowiedzialności i uprawnień. Należy podkreślić, iż nowelizacja normy ISO 9001 z 2015 roku zwiększyła wymagania dotyczące uwzględnienia zmian wprowadzanych na poziomie systemu i na poziomie operacyjnym.

Normy ISO

W zakresie działań operacyjnych w normie ISO 9001 określono, iż organizacja powinna nadzorować zaplanowane zmiany oraz dokonać przeglądu skutków niezamierzonych zmian, podejmując działania celem zmniejszenia niekorzystnych skutków, jeśli jest to niezbędne. Warto również wspomnieć o opublikowanej normie ISO 9004 z 2018 roku – Zarządzanie jakością, Jakość organizacji, Wytyczne osiągnięcia trwałego sukcesu – znowelizowanej zgodnie z wymaganiami normy ISO 9001 z 2015 roku.

W zakresie zarządzania procesami norma ta sugeruje w punkcie 8.4, iż w celu skutecznego zarządzania procesami organizacja powinna: oceniać ryzyko i szanse związane z procesami oraz wdrażać wszelkie działania niezbędne do zapobiegania, wykrywania i łagodzenia niepożądanych zdarzeń, w tym ryzyka związanego z nieplanowanymi zmianami w zakresie zamawianych materiałów i usług, niekontrolowanych zmian w środowisku realizacji procesów czy zmiany w potrzebach i oczekiwaniach zainteresowanych stron, w tym popytu na rynku.

Etapy wdrażania zmian

Każda zmiana musi posiadać metodę zarządzania nią, dzięki której zostanie wdrożona. Jedną z ciekawszych metod zarządzania zaproponował Bernard Burnes. Opisał on podstawowe etapy zmian, w których wymienia: identyfikację źródła zmiany, dokładne zaplanowanie procesu wdrożenia, implementację, zaplanowanie zużycia wymaganych zasobów, właściwy przebieg zmiany oraz proces ciągłego doskonalenia.

Menedżerom w organizacjach nie pozostaje nic innego jak tylko poszukiwać rozwiązań mechanizmów zarządczych pozwalających w efektywny sposób, kontrolując zmiany, stawiać i osiągać stosowne cele. Stagnacja najczęściej wynika z braku postrzegania i zrozumienia zmian, co można spuentować stwierdzeniem Alberta Einsteina: „Szaleństwem jest robić wciąż to samo i oczekiwać różnych rezultatów”. Jeżeli chcemy skutecznie zarządzać ryzykiem, musimy skutecznie kontrolować zmiany.

Budując świadomość jakości, powołano do życia cykliczny konkurs na najlepszą pracę z zakresu zarządzania im. prof. Romualda Kolmana – Ikar Jakości. Organizatorem konkursu jest Fundacja Qualitas Europejskie Centrum Dobrych Praktyk Biznesowych w Katowicach. Konkurs objęty jest patronatem honorowym Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego. Kolejna edycja konkursu została rozstrzygnięta – najwyżej oceniona przez kapitułę konkursu została praca mgr. inż. Andrzeja Zakręckiego, zatytułowana „Opracowanie metody regeneracji łopatek turbiny parowej za pomocą technologii Laser Metal Deposition”. Promotorem pracy był prof. Tadeusz Uhl z Akademii Górniczo-Hutniczej im. Stanisława Staszica w Krakowie.

Gratulujemy i zapraszamy do działu w kolejnej edycji konkursu: http://europeanquality.eu/ikar-jakosci/

Tekst: dr. hab. inż. Marek Roszak